Como um software para gestão de frotas pode aumentar a produtividade da equipe

Luiz Felipe
Luiz Felipe
Powered by Rock Convert

A gestão de frotas em operações de transportes é uma atividade que demanda muitas tarefas. São diversos envolvidos nas atividades: gestores, equipes de manutenção, motoristas, corpo administrativo e muitas vezes envolvendo inclusive parceiros terceirizados.

Diante disto, existe para o responsável pela área o desafio de otimizar tempo e recursos, garantindo que a frota mantenha-se eficiente e a equipe seja produtiva. E qual será o papel de um software nesse cenário? Como ele pode ajudar a garantir a produtividade da equipe de gestão de frotas?

Quer descobrir? Continue lendo este texto e vamos te contar!

Produtividade e padronização de processos

Mais importante que adotar qualquer tipo de solução tecnológica é definir metodologias e processos. Primeiramente é necessário que a equipe tenha clareza das tarefas a serem realizadas e como elas devem ser desempenhadas. Com o apoio de um sistema esta padronização de processos torna-se muito mais simples e confiável, uma vez que a própria solução pode trazer os padrões de procedimento para o dia a dia, especificando normas e formas de relatar informações e realizar processos.

Por exemplo, em um formulário de check list de vistoria de veículos, onde na pergunta “x”, se a resposta for “Não”, o colaborador deve descrever uma justificativa, ou sinalizar algum detalhamento específico do problema. Por mais que a forma de preenchimento já esteja definida e divulgada, se o questionário é respondido em formulários impressos em papel, muitas vezes acontecem casos de o colaborador não preencher corretamente, esquecer ou pular determinados campos.

Já em um software, esta mesma pergunta pode estar pré-configurada para que obrigatoriamente ele precise justificar a resposta. Podendo inclusive trazer as opções de justificativa. Em situações como esta, a padronização agilizaria a realização da atividade e eliminaria retrabalhos.

Powered by Rock Convert
Visibilidade e centralização de informações

De pouco adiantam inúmeros formulários preenchidos, por mero cumprimento de processo, se o gestor não conseguir transformá-los em informação que o ajude a visualizar a situação da frota e dê suporte para a tomada de decisão.

No entanto, ainda é bastante comum encontrar em operações de transporte o uso de papel em muitos procedimentos. Em alguns casos, os papéis estão aliados a planilhas. Com o uso da tecnologia, a informação fica centralizada e facilmente disponível aos envolvidos nas atividades de gestão de frotas.

Agilidade e mobilidade

Os processos manuais tendem a aumentar o tempo de realização das atividades, pois geralmente exigem que mais passos sejam executados para a conclusão de uma tarefa. Imagine, hipoteticamente os seguintes cenários:

Check list manual de veículos
  • Passo 1 (Motorista): Imprime ou solicita impressão do formulário
  • Passo 2 (Motorista): Realiza a verificação dos itens e preenche o formulário
  • Passo 3 (Motorista): Entrega o formulário preenchido para o setor responsável
  • Passo 4 (Assistente Frota): Insere os dados do formulário em um sistema ou planilha / Arquiva o formulário
  • Passo 5 (Gerente Frota): Verifica a planilha / Busca formulários no arquivo
  • Passo 6 (Gerente Frota): Analisa necessidades de manutenção/serviços e faz requisições
Check list de veículos em um software para gestão de frotas
  • Passo 1 (Motorista): Realiza a verificação dos itens e preencher o formulário
  • Passo 2 (Sistema): Verifica o preenchimento, analisa necessidades de manutenção/serviços e faz as requisições
  • Passo 3 (Motorista): Entrega o formulário preenchido para o setor responsável
  • Passo 4 (Assistente Frota): Insere os dados do formulário em um sistema ou planilha / Arquiva o formulário
  • Passo 5 (Gerente Frota): Verifica a planilha / Busca formulários no arquivo
  • Passo 6 (Gerente Frota): Analisa necessidades de manutenção/serviços e faz requisições

Mesmo neste exemplo simples, é possível perceber a quantidade de atividades que seriam retiradas da equipe e ficariam a cargo da tecnologia usada pelo sistema de gestão de frotas. Dessa forma, o tempo e o esforço da equipe na atividade seria reduzido.

Além disso, muitas soluções contam ainda com aplicativos para dispositivos móveis. A mobilidade é capaz de trazer ainda mais agilidade para a equipe, pois quebra os limites de físicos. Com aplicativos móveis, não é preciso um escritório, ou mesmo acesso a um computador para realizar as atividades. No caso de colaboradores que estejam na frente operacional, por exemplo, o uso de tablets e smartphones para alguns procedimentos pode dar muito mais agilidade aos processos do dia a dia.

Estes são apenas alguns pontos positivos sobre os ganhos de produtividade que o uso de um software para gestão de frotas pode trazer para a sua equipe. Quer saber mais sobre gestão de frotas, assine nossa newsletter e receba conteúdos como este.

Powered by Rock Convert

0 Comments

Deixe uma resposta

More great articles

Como funciona a gestão de pneus no Prolog?

Quando falamos que atuamos na gestão de pneus, algumas pessoas nos perguntam “Mas, o que exatamente o Prolog faz?”. Então,…

Read Story
Como fazer uma boa gestão de frota.

Como fazer uma melhor gestão de frota [7 dicas imperdíveis]

Uma gestão de frota sem erros não é tarefa fácil, mas pode ser simplificada com a tomada de algumas medidas…

Read Story

Como manter a eficiência de uma operação de transporte de cargas

São muitas as demandas em uma empresa de transporte de cargas. Atividades rotineiras a cumprir, imprevistos com a frota, gestão…

Read Story

Never miss a minute

Get great content to your inbox every week. No spam.
[contact-form-7 404 "Not Found"]
Arrow-up
Translate »