A lista de inspeção veicular é fundamental na frota, trazendo a visualização do que verificar nos veículos e prevenindo falhas.
Ela pode ser realizada em modelos de papel ou digitais, trazendo uma combinação de itens e componentes do veículo que precisam passar por uma revisão. Ou seja, é o principal meio de identificar os serviços de manutenção necessários para cada veículo da frota.
Quando falamos do modelo de papel, surgem dúvidas sobre como guardar essas listas e qual a melhor maneira de fazê-lo. Além disso, quando pode jogar fora esse tipo de documentação? Essas e outras dúvidas estão respondidas a seguir:
- O que é a lista de inspeção veicular;
- Por que utilizar a lista de inspeção na frota;
- Como armazenar a lista de inspeção veicular;
- Por quanto tempo guardar uma lista de inspeção veicular;
- Quando jogar fora a lista de inspeção veicular;
- Qual a alternativa para ter menos papel na operação.
O que é a lista de inspeção veicular?
Também conhecida como “checklist de veículos”, é um documento que reúne todos os itens que devem ser inspecionados em um veículo, de acordo com seu tipo, como moto, carro, ônibus e por aí vai.
Pode ser personalizada de acordo com o tipo de inspeção sendo realizada, incluindo ou retirando itens conforme necessário. Uma lista diária, por exemplo, terá menos itens para inspecionar que uma lista mensal.
Por que utilizar a lista de inspeção veicular na frota?
Ela deve ser utilizada para ter maior controle sobre os veículos da operação e as manutenções realizadas na rotina da frota.
A lista permite identificar as falhas de um veículo e prevenir problemas que poderiam acarretar a quebra e/ou perda do veículo. Dessa forma, gerando uma grande economia e redução de custos operacionais da frota.
Como bônus, usar e preencher corretamente a lista de inspeção veicular também aumenta a durabilidade dos veículos.
Como armazenar a lista de inspeção veicular de papel?
Para guardar e conservar os papéis, você precisa de uma sala livre de umidade e, ao mesmo tempo, que não tenha tanta exposição à luz do sol.
O arquivador é a solução mais comum e adequada para a quantidade de papéis gerados na operação. Esse móvel é preparado para receber uma grande quantidade de papéis e você consegue organizar como preferir, seja por ordem alfabética ou por data de inspeção.
A lista de cada veículo deve ser mantida no local de origem do veículo. Então, ainda que a inspeção seja feita na unidade X, se o veículo é originário da unidade Y, a lista deve ir até o local Y para ser armazenada.
O ideal é que você colete as informações da lista de inspeção veicular no papel e as transfira para o seu computador. Tanto em um sistema ou plataforma de checklist, quanto para uma planilha de controle de manutenção.
O importante é que tenha as principais informações registradas com fácil acesso.
Dessa forma, não precisa ir até o arquivador e mexer em todos os papéis para encontrar a informação que deseja. Basta acessar a sua planilha ou sistema e, em poucos cliques, tem a resposta em mãos.
Por quanto tempo guardar a lista de inspeção veicular?
Pelo menos, 3 meses. Esse é o tempo médio para revisão e conserto de itens com uma ordem de serviço aberta através da lista de inspeção veicular de papel. Mas, considere esse como o tempo mínimo de conservação do checklist.
Para que seja possível ter uma visualização completa das inspeções da frota no longo prazo, é preciso manter as listas por mais tempo, certo?
Se tratar as listas como quaisquer outros documentos da frota, o tempo de armazenagem é de 5 anos. Tempo recomendado por diversos profissionais da área de gestão financeira e administrativa.
Embora seja difícil pensar em guardar tantos papéis por tanto tempo, ainda mais quando se realiza o checklist diariamente, é necessário ter o histórico de informações sobre seus veículos.
Quando pode jogar a lista de inspeção veicular fora?
Após o “vencimento” dos documentos no período de 5 anos, como citado acima. Ou, em casos como um veículo que não está mais disponível na frota — este não precisa mais ter a lista de inspeção veicular guardada.
Você também pode jogar as listas de papel no lixo quando estiver registrando todas as informações no controle digital, seja planilha ou sistema. Se não tiver nenhuma informação adicional que possa precisar posteriormente, não tem necessidade de guardar a lista por mais tempo.
Qual a melhor alternativa para evitar o acúmulo de papéis?
O checklist eletrônico é a melhor alternativa, pois surgiu com a proposta de reduzir o acúmulo de papéis na frota, assim como para trazer maior agilidade e produtividade na inspeção dos veículos.
Trata-se de um aplicativo que registra todos os dados e os organiza automaticamente. Após finalizado um checklist e, se quiser buscar alguma informação, você apenas seleciona o que é e a data desejada.
Uma das vantagens adicionais: a entrega de relatórios automatizada, gerando insights de grande valor para otimizar a gestão de frotas.
A funcionalidade de saúde dos veículos também é um diferencial. Afinal, se algum veículo está com uma ordem de serviço importante em aberto, o sistema identifica essa placa como indisponível para rota, evitando que acidentes e quebras veiculares aconteçam no caminho.
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