Apesar do objetivo ser o mesmo, a diferença entre checklist de papel e eletrônico é que o eletrônico é um instrumento de controle feito para transformar o modo como as empresas de logística e transporte realizam suas tarefas: trazendo eficiência e rapidez.
Enquanto o checklist de papel pode ser definido como uma lista de verificação feita à mão. Ele também serve para organizar, controlar e avaliar o desempenho das operações, mas está mais suscetível a erros.
Inclusive, é pouco aderido pelos motoristas da frota pela dificuldade e demora em fazer a inspeção dos veículos com ele, fazendo com que você perca dados valiosos para a tomada de decisões da empresa.
Afinal, existe diferença entre checklist de papel e eletrônico? Qual devo implementar em minha frota? Entenda mais a seguir:
- Checklist de papel: benefícios e desvantagens;
- Checklist eletrônico: benefícios e desvantagens;
- A diferença entre checklist de papel e eletrônico e qual escolher.
Checklist de papel
Para muitos, o checklist de papel é uma alternativa econômica: basta papel e caneta para criar uma lista capaz de padronizar os processos e aumentar a qualidade dos serviços.
Apesar da suposta redução de custos que esse modelo oferece, ele pode sair caro. Entenda seus prós e contras:
Vantagem: Controle e organização
Para as operações de transporte e frotas que ainda não possuem um processo de manutenção preventiva, realizando a inspeção dos veículos com regularidade, o checklist de papel é um bom caminho para começar.
Quando a gestão de frotas está bem organizada, é possível utilizar esse modelo de checklist sem problemas. A maior questão será entender como tornar o fluxo de entrega e realização do checklist em um processo ágil, algo que é bastante desafiador.
Desvantagem: Tempo e demora
Você sabia que os profissionais gastam até 15% do tempo deles lendo informações? E que os gestores demoram, em média, quatro semanas por ano procurando arquivos?
O checklist de papel contribui para uma perda significativa de tempo em tarefas manuais que poderiam ser substituídas pelo uso do checklist digital.
Desvantagem: Dados imprecisos
O checklist de papel pode ser preenchido por qualquer pessoa, mas o que garante a veracidade de tais informações?
Em muitas operações, o motorista nem perde tempo lendo o checklist, fazendo um grande risco no papel dando a entender que está tudo certo com o veículo. Porém, quando os problemas surgem, eles são os maiores prejudicados, pois necessitam dos veículos para realizar suas rotas.
E você acaba perdendo também, pois fica sem os dados necessários para entender a causa dos problemas que surgiram e como pode providenciar alternativas para evitar que aconteçam novamente.
Desvantagem: Dificuldade na resolução de problemas
O checklist serve para obter soluções com maior rapidez. Quando ele é de papel, os funcionários demoram mais tempo para realizar suas tarefas, pois devem primeiro preenchê-lo.
Sem a automatização dos processos, a equipe perde tempo, precisão e dinheiro — o que é necessário para se destacar no mercado.
Desvantagem: Trabalho em dobro
Algumas informações devem ser repassadas do papel para planilhas e ainda trabalhadas em gráficos e tabelas.
Acontece que essas informações levam tempo para serem reunidas e, em muitos casos, não há tempo suficiente para a coleta delas. Assim, muitas vezes, o controle desses dados fica desatualizado.
Desvantagem: Gasto excessivo
O checklist manual provoca custos extras nas impressões para entregar o material ao motorista para realizar a inspeção. Isso pode representar riscos ao meio ambiente e uma baixa preocupação da empresa com os aspectos de sustentabilidade na frota.
Além disso, a própria segurança das atividades operacionais é colocada em risco, pois os papéis podem facilmente se perder, nunca chegando às mãos do gestor da frota.
Agora, será que o checklist digital melhora mesmo a lucratividade da empresa e economiza o tempo dos funcionários? É o que você entende a seguir.
Checklist digital
O checklist digital é uma ferramenta que replica a tarefa de preenchimento de formulários em papel. Ele substitui as diversas folhas usadas no processo de inspeção e qualidade.
Vantagem: Reduz a poluição
Em média, a cada 1 tonelada de papel, 1.5 toneladas de dióxido de carbono são emitidos na atmosfera, contribuindo para a poluição e desmatamento das florestas.
Dessa forma, o uso do checklist digital no dia a dia da empresa diminui a utilização de folhas de papel e a emissão de gás carbônico no planeta.
Vantagem: Elimina falhas
A elaboração manual do checklist está sempre sujeita a erros, não importa a atenção do colaborador e a clareza que os dados transmitem.
Com a automatização do checklist, falhas estatísticas são reduzidas a quase zero. Sem contar no tempo que é economizado e pode ser direcionado para a realização de outras tarefas, como a própria análise de informações geradas.
Vantagem: Soluciona problemas à distância
A integração de um sistema de checklist de veículos digital permite que o gestor e os demais colaboradores possam trocar informações mesmo à distância.
Essa é uma grande diferença entre o checklist de papel e eletrônico, mostrando não apenas a praticidade desta ferramenta eletrônica, mas a importância para que o gestor consiga resolver problemas que surgirem mesmo se estiver fora do escritório.
Ou, também, dos motoristas solicitarem auxílio quando estiverem no meio de uma rota.
Além disso, é possível acompanhar a equipe em tempo real, com dados importantes sobre o tempo total de preenchimento, geolocalização e muito mais.
Vantagem: Passa credibilidade
O checklist eletrônico é uma forma segura e eficiente de criar relatórios para analisar a situação dos ativos da frota.
Dessa forma, fica mais fácil de premeditar e corrigir falhas mecânicas que poderiam causar a interrupção de tarefas e a insatisfação dos clientes.
Vantagem: Integração com a gestão de manutenção da frota
O checklist representa uma parte fundamental na gestão de manutenção. Apenas por meio dele que é possível identificar e ter alta precisão no planejamento de manutenções e serviços preventivos.
Da mesma maneira, ele contribui com dados bem importantes para que os orçamentos e previsão de renovação da troca sejam calculados com maior exatidão.
A diferença entre checklist de papel e eletrônico
De maneira geral, você pode notar que o checklist eletrônico possui bem mais vantagens que o de papel. Isso acontece porque as tecnologias logísticas já surgem com a proposta e intuito de resolver todos os problemas que foram identificados em uma rotina real das operações de transporte.
Desta forma, tudo que for identificado como uma desvantagem do método manual acaba sendo corrigido e se torna uma vantagem e benefício de implementar a solução digital.
Portanto, o checklist eletrônico traz agilidade, produtividade e segurança nas inspeções da frota. Os motoristas realizam o checklist, pois se torna uma tarefa rápida e os problemas de seus veículos são resolvidos em bem menos tempo.
Agora que você já sabe a diferença entre checklist de papel e eletrônico, está na hora de adquirir o melhor sistema de Checklist Eletrônico para frotas.
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