Uma das principais tarefas da gestão de abastecimento inclui analisar a conduta dos motoristas durante suas viagens e, com isso, planejar soluções com base nas metas da empresa.
Porém, o foco principal dessa área da gestão de frotas é conseguir ter mais economia de combustível, tanto ao traçar rotas de quilometragem menor e abastecer em postos parceiros, quanto visualizar melhor quais são os valores abastecidos e quais são os gastos todos os meses.
A seguir, entenda o que é e como funciona uma gestão de abastecimento na frota. Os tópicos abordados são:
- O que é gestão de abastecimento;
- Por que fazer essa gestão;
- Quais são os benefícios;
- Como é uma rotina de gestão de abastecimento;
- Quem é o responsável por essa gestão;
- Quais ferramentas são necessárias.
O que é gestão de abastecimento?
A gestão de abastecimento nada mais é do que o controle de abastecimentos da frota, desde o valor e quantidade abastecida até o quanto foi gasto ao final de cada viagem.
Por isso, na rotina dessa gestão, também está incluso o monitoramento das viagens e motoristas, a fim de identificar o consumo médio por rota.
O objetivo central é identificar os problemas enfrentados pelos motoristas e traçar soluções que diminuam as chances de acidentes e que gerem menos despesas.
Por que fazer a gestão de abastecimento?
Porque ela é o caminho ideal para que você consiga reduzir os custos excessivos com combustível na frota.
A gestão de frotas atua no gerenciamento de todos os veículos da empresa, como empilhadeiras, carros e caminhões. De modo geral, ela serve para organizar, desenvolver e acompanhar as despesas e atividades relacionadas ao uso desses.
Quando se trata da gestão de abastecimento, os condutores são uma parte fundamental para fornecer o controle e gastos referente ao consumo de combustível. Afinal, são eles que ficam responsáveis por coletar as notas fiscais em cada posto e entregar ao gestor.
No caso de uma frota modernizada, o uso de uma tecnologia como o sistema de gestão de abastecimento traz maior agilidade e praticidade a esse controle, pois os motoristas utilizam cartões específicos que já são integrados ao software.
Dessa forma, todos os valores são lidos e controlados pelo gestor, na central da operação.
Quais são os benefícios da gestão de abastecimento?
Redução de custos
A empresa procura postos conveniados que oferecem menor preço e abastece com o tipo ideal de combustível para cada veículo.
Além disso, com o registro de cada valor abastecido e o controle da quilometragem dos veículos, para entender quanto combustível foi gasto em cada viagem, o gestor da frota recebe a melhor visualização possível para entender onde estão os maiores gastos e onde estão as melhores oportunidades de economia.
Maior eficiência dos veículos
A gestão de combustível garante que o veículo seja abastecido com um insumo de qualidade, o que gera melhor desempenho nas operações. Ao ter esse controle, também é mais fácil identificar a procedência do combustível utilizado.
Isso porque, nesses casos, o consumo é mais rápido, o que acaba aumentando os valores abastecidos, além de reduzir o desempenho e produtividade em rotas, já que o motorista precisa realizar mais paradas para abastecer.
Inclusive, o combustível de baixa qualidade pode afetar as peças do veículo e gerar maior necessidade de manutenções corretivas, tanto aumentando custos quanto diminuindo a performance do motor.
Melhoria nas tomadas de decisões
O uso de indicadores de desempenho na frota promove melhorias no ambiente corporativo, já que os dados são armazenados e formam um histórico para qualquer processo da frota.
Falando em gestão de manutenção, esses indicadores geram um conhecimento crucial para o decisor, como:
- Qual é o veículo de maior consumo de combustível;
- Valor total abastecido por veículo e/ou motorista;
- Custo total com manutenções da frota e quais foram derivadas de problemas com combustível e abastecimento.
Como é uma rotina de gestão de abastecimento?
Quando falamos em gestão de abastecimento, o controle do consumo de combustível da frota acaba fazendo parte desta gestão, certo?
Confira quais são outras tarefas na rotina de uma gestão de abastecimento:
Cadastro dos veículos
O cadastro dos veículos, seja em uma planilha ou em um sistema de gestão de frotas, auxilia na previsão do consumo de combustível durante a operação.
As principais informações sobre o veículo são inseridas no cadastro, como marca, ano, modelo e placa. Esse parâmetro ajuda na avaliação da performance dos veículos e motoristas.
Controle de rotas
A distância das rotas pode gerar um consumo excessivo de combustível. Por isso, a criação de trajetos otimizados reduz a quilometragem percorrida pelo transporte de cargas.
Isso pode acontecer tanto planejando uma rota mais curta, quanto buscando caminhos de menos curvas e semáforos, por exemplo. Quanto menos possibilidades de ficar freando e acelerando o veículo, mais economia de combustível terá.
Com a ajuda de sistemas de roteirização, as rotas são definidas conforme a facilidade e rapidez para realizar as entregas.
Controle de quilometragem
O controle de quilometragem serve para identificar a quantidade de combustível que cada veículo consome durante uma viagem.
O registro do hodômetro é feito antes de um veículo sair para a rota e, também, na chegada dele na operação. Assim, a quilometragem percorrida permite identificar se a rota foi seguida conforme o planejado.
Controle de histórico de abastecimentos
Para o controle de histórico de abastecimento, é feito o registro das seguintes informações:
- Motorista;
- Veículo;
- Data;
- Hora;
- Posto;
- Tipo de combustível;
- Valor pago;
- Quantidade de litros abastecidos;
- Quilometragem do veículo no momento.
Com tudo isso em mãos, a gestão faz uma análise detalhada a respeito da média do motorista, média real do veículo, quantidade abastecida por mês, entre outras.
Quem é o responsável pela gestão de abastecimento?
É muito comum que o responsável por abastecer o veículo seja o motorista, já que ele é quem circula para realizar as entregas e sabe de fato as necessidades do caminhão.
Como é um controle relacionado à gestão de veículos, manutenção e motoristas, quem de fato realiza a gestão de abastecimento é, na maioria dos casos, o próprio gestor da frota.
É um setor que busca otimizar os gastos com combustíveis de qualidade e mais baratos, realizando parcerias com postos de confiança.
Ele também observa o consumo do automóvel, já que uma queima rápida e que fuja de um padrão pode indicar que algo está errado com o veículo.
Quais são as ferramentas necessárias?
Os sistemas de gestão para economizar combustível são mais do que necessários.
Estamos falando sobre automatizar os processos e torná-los mais seguros, com análise de dados e aumento da produtividade.
Além dos sistemas, existem outras ferramentas de abastecimento para frotas que ajudam no controle de combustível, confira:
- Cartão de abastecimento para motoristas;
- Telemetria e vídeo telemetria;
- Monitoramento de veículos;
- Roteirizador.
Quer saber mais? Confira o nosso Guia da Economia de Combustível e aplique nossas dicas na sua operação de transportes.
