O controle de frotas é fundamental para uma operação de transporte funcionar adequadamente.
É uma rotina que pode ser desafiadora por muitos motivos, como na hora de montar um orçamento e encontrar maneiras de permanecer dentro dele.
Além disso, acompanhar a frota significa observar e monitorar os processos diários, buscando as melhores maneiras de aprimorá-los.
Como gestor de frotas, você deve ter essa constante preocupação de tornar o dia a dia dos colaboradores mais fácil, ao mesmo tempo em que traz mais resultados para a empresa.
Por isso, confira mais sobre:
- O que é controle de frotas;
- Qual a importância de um controle de frotas eficiente;
- Quais as dificuldades mais comuns
- Como fazer um bom controle de frotas;
- Dicas para o controle de frotas mais eficiente.
O que é o controle de frotas?
Essa é uma forma de gerenciamento da rotina da frota, que inclui o controle de veículos e manutenções, finanças e orçamentos, motoristas e demais colaboradores, e assim por diante. Tudo o que envolve uma frota estará dentro desse controle.
Alguns exemplos de atividades incluem:
- Criação de rotas para as entregas diárias da frota;
- Gestão de abastecimento;
- Controle do desgaste dos pneus;
- Aprovação de serviços de manutenção;
- Avaliação do desempenho de motoristas.
Qual a importância do controle de frotas?
Uma boa gestão de frota garante que esta seja mais eficiente em suas operações, reduzindo riscos, prejuízos e custos. Controlar os processos da operação é essencial para a tomada de decisões estratégicas e para aproveitar ao máximo o potencial da frota.
As vantagens vão do aumento de satisfação de clientes e funcionários até o aumento de produtividade da equipe.
Além disso, sua importância está também no mais básico dos motivos para o controle de frotas acontecer: a organização dos processos de uma operação de transportes.
Quais as dificuldades do controle de frotas?
Controle e análise de custos
Um dos maiores desafios é realizar um controle bem feito dos custos da transportadora. Muito por conta do trabalho de levantar todos os gastos da empresa de maneira correta.
Por ser um processo manual na maioria das empresas, os erros acontecem com frequência, seja por um registro incorreto ou até um esquecimento de atualizar o gasto em uma planilha de controle.
Ter o auxílio de tecnologias é um passo importante para aumentar o faturamento e conseguir criar uma estratégia de redução de custos efetiva.
Além disso, é importante criar uma rotina de acompanhamento para ter o melhor controle sobre essas informações.
Redução de custos
A redução de custos é outro grande impasse no controle de frotas e a dificuldade para realizar essa tarefa está na análise de custos. Se ela não for bem realizada, fica difícil encontrar as áreas para reduzir ou aumentar orçamentos sem que prejudique o funcionamento e produtividade da frota.
O uso de tecnologias, nesse caso, também facilita o trabalho de análise de custos e é a melhor solução para tomar decisões conscientes.
Manutenção de frota
A manutenção preventiva é uma das etapas mais importantes na gestão de frota. Por meio dela, você previne que ocorram imprevistos durante o transporte.
Se alguma peça estiver desgastada ou prestes a quebrar, o erro é corrigido antes que cause danos maiores.
Também há a manutenção preditiva e corretiva.
Na preditiva, a ideia é fazer uma análise de desempenho da frota de caminhões, para descobrir quais estão próximo de apresentar falhas e ter uma previsão bastante precisa de qual sua vida útil. Na corretiva, corrige as falhas que o veículo apresenta.
Agora, por que a manutenção de frotas é uma das maiores dificuldades?
Isso acontece porque muitas empresas transportadoras ainda não automatizam seus processos.
Porém, com a ajuda de um checklist eletrônico, as manutenções acontecem de maneira mais prática e eficiente. Além de todos os dados já ficarem armazenados e organizados dentro do sistema de gestão.
Variação de preço do combustível
Nenhuma empresa consegue prever quando o combustível vai aumentar ou diminuir de preço, o que impede de estabelecer um orçamento definitivo para essa área.
A melhor maneira de lidar com essa situação é manter um planejamento de verba com reserva para imprevistos. Dessa forma, mesmo que o aumento seja muito grande, você estará preparado com alguma garantia.
Insegurança nas estradas
As inseguranças nas estradas podem ser acidentes, roubos, extravios, entre outros. A maioria deles, não podemos prever. Porém, podemos antecipar as soluções através de um plano de gestão de riscos.
Identificar a melhor maneira de agir em determinadas situações é fundamental para que os colaboradores da frota possam tomar decisões que não prejudiquem a operação.
Mais que isso, você deve preparar treinamentos e capacitações para que esses planos de contingência realmente funcionem.
4 passos para o controle de frotas
1 – Diagnóstico
O diagnóstico da frota deve ser realizado com todas as informações disponíveis. É crucial que esse seja feito com base em dados reais, não em suposições.
Antes de iniciar qualquer coisa, você deve ter um diagnóstico da sua frota. Isso será um meio de entender o que a frota precisa no momento, mas também um documento que você poderá usar posteriormente para comparar as repercussões das suas ações.
Busque informações sobre condições dos veículos, quantidade de ocorrência de cada problema, número de pneus descartados por mês, tempo médio de viagem, quantidade de multas recebidas no mês, responsáveis pelas multas, e assim por diante. Tudo o que for pertinente para você fazer um diagnóstico da gestão atual.
2 – Planejamento
A partir do diagnóstico, o planejamento de frotas pode ser iniciado. Com a visualização do que acontece atualmente no controle de frotas, os pontos de dores e melhorias ficam mais claros.
Ou seja, você sabe quais objetivos e metas traçar a partir do que a transportadora é hoje e do que ela pretende alcançar no futuro.
No planejamento, você pode considerar:
- A alteração de processos da rotina;
- Implementação de novas tecnologias na frota;
- Alternativas para redução de custos.
3 – Execução
Com tudo planejado, e tendo os orçamentos aprovados pela diretoria, você pode começar a executar os seus planos. Essa é a parte mais intuitiva do controle de frotas: colocar tudo aquilo que está no papel, em prática.
4 – Análise
Ao longo do caminho podem ocorrer mudanças e adaptação das ações planejadas anteriormente. Por isso, deve ser feita a análise de métricas e indicadores ao final de cada período determinado, como mensal ou trimestral.
Essa é a melhor maneira de você enxergar quais foram os erros e acertos, podendo definir os ajustes necessários para cada objetivo e meta que foram determinados inicialmente.
Ter esse perfil analítico no controle de frotas hoje é essencial para se destacar e gerar diferenciais efetivos no mercado.
Dicas para um controle de frotas mais eficiente
Crie uma política de frotas
Uma política de frotas é um documento completo explicando tudo relacionado às operações de transporte.
Nele, constam as regras da empresa, como agir em determinadas situações, também tem a listagem de veículos (placas) da frota, qual a maneira ideal de conduzir um veículo, instruções de como realizar a inspeção veicular, etc.
Todas as tarefas que forem relacionadas à frota estarão em algum lugar da sua política — que será disponibilizada a todos os colaboradores. Assim, você consegue gerar padronização dos processos da sua frota.
Faça previsão de despesas mensais
Ter a visualização do quanto é gasto a cada mês é o meio que você precisa para criar uma previsão de despesas. Para criar um plano de economia e otimização dos recursos disponíveis, você precisa de um histórico das contas da frota, indicando o valor e a finalidade do gasto.
Assim, possibilita também o planejamento de renovação da frota, novas contratações e investimentos em tecnologia para frotas.
Se conseguir estabelecer uma média de custos para cada área da frota, o próximo passo é fazer o cálculo de previsão de despesas.
Com todos os dados em mãos, é possível identificar o valor médio de gastos para os próximos meses e planejar a compra de novos veículos, pneus, contratações, ou o que mais a frota estiver precisando.
Monitore e gerencie as rotas de transporte
O planejamento de rotas é escolher, antes das viagens, os caminhos que cada veículo irá fazer e combinar qual é o caminho mais rápido e em melhores condições até o destino da carga.
Às vezes o caminho mais rápido tem uma estrada em péssimas condições, outras vezes a estrada com melhores condições pode demorar um dia a mais para chegar no local previsto. Por isso, a escolha deve ser feita com calma e analisando todas as possibilidades.
Já o monitoramento pode ser feito com a ajuda de algumas tecnologias. Por exemplo, GPS ou telemetria. Essa etapa ajuda a entender a eficiência da operação e otimizar as rotas.
Uma das ações é a análise de quantos clientes dá para incluir em uma rota e se existe a chance de uma inclusão de entregas “de última hora” em uma rota específica.
Ainda se torna uma oportunidade para você reduzir os custos da frota. Seja fazendo a otimização de rotas, encontrando trajetos mais curtos ou estradas menos prejudiciais aos veículos.
Avalie o comportamento dos motoristas
O comportamento em estrada influencia desde a conservação dos veículos até os gastos com multas. Assim, acompanhar as viagens se faz uma ação indispensável.
O sistema de telemetria hoje permite que você tenha todas as informações necessárias para entender como está a condução de cada um. Os dados de inspeção de veículos também trazem uma boa indicação de como os veículos estão sendo conduzidos em estrada.
Os danos na frota e multas recebidas ajudam a analisar se os motoristas estão tendo bom desempenho e como podem melhorar. Lembre-se de avaliá-los como colaboradores da empresa também, as boas relações fazem parte do trabalho, tanto com os colegas quanto com os clientes.
Isso será vital para entender quem está agindo de maneira adequada e quem precisa de novas instruções. Também é o que leva ao próximo ponto:
Realize treinamentos de motoristas
É essencial que todos os motoristas da frota saibam praticar a direção defensiva e quais os cuidados ideais para cada veículo que dirigem.
Os condutores devem também ser instruídos de como melhor realizar suas refeições para as longas horas de trabalho que às vezes precisam cumprir, remédios a serem evitados quando forem pegar no volante, etc.
Essas ações não dizem respeito à direção em si, mas são fundamentais para que o motorista tenha atenção e concentração ao volante.
Outros treinamentos incluem as leis de trânsito e cuidados com produtos específicos, como os químicos, farmacêuticos e congelados.
Invista em segurança
Tanto treinar os motoristas, quanto ter equipamentos de monitoramento de transporte são ações do controle de frotas que remetem à segurança.
Por isso, o investimento acontece nessas diferentes frentes.
Trazer um especialista para preparar os motoristas diante de um possível roubo de cargas ou adquirir uma tecnologia de rastreamento de frotas são ambas decisões que contribuem para o aumento da segurança da operação de transporte.
Mantenha os veículos e pneus bem conservados
Os pneus são essenciais para o balanceamento, equilíbrio e eficiência dos veículos. Uma calibragem acima ou abaixo do ideal aumenta o risco de acidentes e tombamentos, colocando em risco a segurança da frota e demais motoristas na estrada.
Além disso, é uma exigência por lei que os veículos estejam em boas condições.
Portanto, ter uma rotina de manutenção na frota é essencial. Os benefícios são a diminuição de ociosidade dos ativos, melhora do desempenho em estrada e um consumo de combustível mais eficiente.
Faça um mapeamento de veículos
Você deve listar todos os veículos da sua frota, anotar modelos, placas, ano, quilometragem e demais informações que foram coletadas na última inspeção de cada veículo.
O conhecimento dos veículos e suas condições é a melhor maneira de ter a visão completa de quais são os gastos e como economizar nesse quesito.
Por exemplo, os pneus desgastados são um motivo para aumento de consumo de combustível.
Então, se um ou mais veículos estiver com os pneus nessa situação, você precisa resolver esse problema para poder economizar com o abastecimento.
Mantenha um cronograma de manutenção preventiva
Sim, a manutenção preventiva é um gasto e você poderia economizar ao evitar esse processo. Porém, a manutenção corretiva é bem mais cara do que manter o cronograma de prevenção.
Ao negligenciar a verificação básica de componentes do veículo e fazer as trocas de óleo, limpeza de filtro, etc., você está colocando em risco o veículo, o motorista e a situação financeira da frota.
Com a prevenção em dia, você evita que os veículos fiquem impedidos de realizar uma rota e aumenta a produtividade das operações.
Analise os relatórios com gastos mensais
Tudo deve fazer parte das contas: combustível, manutenção, troca de pneus, multas, imprevistos, e por aí vai.
Ao reunir essas informações em uma visualização central, até utilizando uma dashboard logística, por exemplo, fica mais prático de entender o que está acontecendo na frota e quais as medidas que você precisa realizar.
Controle os abastecimentos da frota
O consumo de combustível é o maior gasto de uma frota, por isso, as medidas para economizar são tão procuradas pelos gestores.
Ao invés de buscar os menores preços, o planejamento deve ser feito pensando em parcerias com postos de abastecimento e rotas otimizadas. Assim, você evita a utilização de combustível de baixa qualidade e/ou adulterado.
Estabeleça metas para a frota
Para ter os melhores resultados, você precisa saber o que está buscando e estabelecer metas para a sua frota.
Analise o que está acontecendo, qual é um problema recorrente, qual é a média de entregas mensais, etc., e crie objetivos e metas em cima disso. Esta é, inclusive, uma das etapas no planejamento de frotas.
Use a tecnologia para o controle de frotas
Existem vários sistemas que trazem um controle maior sobre tudo que acontece na frota. Você deve até adquirir diferentes sistemas, específicos para cada etapa: gestão de manutenção, gestão de pneus, rastreamento veicular, roteirização, e assim por diante.
Ao realizar seu planejamento e identificar os pontos de dor da frota, já terá a resposta para quais sistemas deve direcionar seu orçamento.
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