Os custos de transportes englobam valores como combustível, manutenção dos caminhões, impostos, multas de trânsito, pedágio e seguros, entre outros.
Para uma transportadora, otimizá-los é uma maneira de equilibrar o impacto sobre o faturamento da empresa.
Caso contrário, o prejuízo pode ser grande e vir acompanhado da queda na qualidade do serviço, insatisfação dos clientes e diminuição do reconhecimento no mercado. Nada agradável este resultado, não é mesmo?
Por isso, para reduzir os custos na frota, é preciso entender a importância da gestão e os meios de trazer melhorias efetivas.
É fundamental que você conheça as categorias de despesas e as acompanhe de maneira integral, além de fazer análises detalhadas que auxiliem na identificação de problemas reais para não cortar gastos fixos essenciais à prestação de serviço.
O que são os custos de transporte?
Os custos de transporte, na verdade, são uma parte do que chamamos de “custos logísticos”. Estes envolvem todo e qualquer gasto produzido pelo armazenamento e transporte de cargas, que vai desde o produtor até o comprador final.
De maneira simples, os custos logísticos se dividem em:
- Custos operacionais: Aqueles relacionados às instalações logísticas, como armazenagem, inventários, centros de distribuição, etc.
- Custos de transporte: Especificamente relacionados à movimentação (transporte) de mercadorias entre unidades.
Dessa forma, incluem despesas não só de tarefas de coleta, entrega e transporte, mas também de:
- Salários e demais benefícios dos motoristas;
- Reposição de equipamentos e veículos;
- Combustível;
- Manutenção e compra de novos pneus;
- Manutenções não-programadas;
- Manutenções preventivas;
- Entre outros.
Antes de tomar qualquer decisão sobre cortes nos custos operacionais, o levantamento de informações e gastos em cada uma dessas etapas é essencial para que tudo seja feito de maneira estratégica e eficiente, sem afetar a produtividade da frota de caminhões.
Então:
O que fazer para reduzir os custos de transportes?
1. Planejamento estratégico
Um plano estratégico para a frota reflete, em si, os planos, objetivos e metas da empresa. Afinal, as ações devem ser realizadas de modo que contribuam para trazer os resultados esperados como um todo.
Com um sistema de gestão de frota ou outro tipo de controle administrativo, as informações são geradas e analisadas para alcançar e revisar metas, como no caso da redução de custos operacionais no transporte.
2. Registrar todos os custos
Para uma tomada de decisão mais precisa, como já comentamos acima, o gestor deve obter e estudar os registros de custos relacionados a todos os processos do transporte de cargas e mercadorias — manutenção da frota, pneus, consumo de combustível, etc.
Ter um controle desse histórico de informações ajuda na elaboração dos planos de ação.
3. Acompanhar a rotina da operação
A rotina de uma operação de transportes envolve diversas etapas, desde a inspeção dos veículos até a conferência da carga carregada para determinada rota. Em cada uma, diferentes custos estão envolvidos, certo?
Dessa maneira, uma boa gestão dos custos de transporte inclui o acompanhamento diário dessas movimentações. O que permite uma análise de quais custos estão nos conformes e apontando o que está acontecendo que pode ser evitado.
4. Buscar soluções para as áreas de não-conformidade
Se um planejamento dá errado, ele vem acompanhado por erros e atrasos que geram não só aumento de custos, mas prejudicam o relacionamento com os clientes. Ao ter todos os dados e histórico em mãos, você encontra as alternativas viáveis com muito mais agilidade, evitando essas consequências.
Inclusive, evitando, na grande parte dos casos, que o planejamento dê errado no geral.
Quando se conhece a fundo as operações logísticas, fica mais fácil encontrar o que impacta diretamente nos custos e impedir que se desencadeie uma série de problemas.
5. Iniciar o processo de implementação das soluções
Diferentes soluções tecnológicas podem ser adotadas para otimizar a produtividade da equipe e controlar, com mais eficiência, os custos de transporte.
Por exemplo, realizar as manutenções preventivas através de uma ferramenta que colete e registre dados sobre os veículos permite uma maior previsibilidade em custos de manutenções corretivas, que, quando acontecem por falta de acompanhamento e conhecimento, podem se tornar um problema maior se as medidas apropriadas não forem tomadas.
Com uma solução como o sistema de checklist, há um aumento significativo na economia da frota, além de prolongar a vida útil das peças do caminhão e melhorar o desempenho do veículo.
6. Determinar os KPIs para analisar o impacto das soluções
Com o uso de tecnologias, você tem dados suficientes que permitem analisar KPIs (indicadores de desempenho). Basta que você defina, segundo o planejamento da frota, quais são as métricas mais importantes e que trazem perguntas e respostas relevantes aos seus objetivos.
Além disso, previsões com bases estatísticas, como índices de atrasos e devoluções, ajudam na análise do impacto das soluções implementadas.
7. Gerar relatórios e revisar o que deve ser mantido
Os relatórios devem abranger o monitoramento com custos de viagens, motoristas, manutenção, trocas de peças, e assim por diante.
Por meio das informações dispostas nos relatórios, você deve revisar se as ações realizadas estão atendendo ao objetivo proposto e quais são os próximos passos. Pois, caso não estejam dando resultado, é preciso parar o que está fazendo ou fazer de uma maneira diferente — lembrando que essa decisão deve ser baseada no que você tem de dados reais sobre a rotina da frota.
Caso esteja com resultados positivos, as ações podem ser mantidas e até mesmo novas implementações realizadas. Tudo depende de como o plano foi traçado e como está otimizando os processos da empresa.
8. Revisar o plano de ação e adaptar conforme novas necessidades
A apresentação de ações e orçamentos levantados deve ser uma prática realizada a cada 3 ou 6 meses. Seu objetivo é mostrar o andamento das soluções e adaptá-las conforme novas necessidades.
Ainda assim, não deve-se negligenciar as análises mensais, pois elas são igualmente importantes para continuar, parar ou promover novos procedimentos.
9. Manter a rotina de acompanhamento, análises e determinação de novas ações
Fazer todos esses oito “passos” é essencial para saber como gerir os custos de transporte e evitar que se tornem excessivo, além de buscar a redução dos mesmos. Portanto, não é algo que você faz apenas uma vez, mas que você continua a aplicar todos os dias.
Certifique-se de você mesmo manter uma rotina de aplicar e analisar ações na frota, assim como incentivar os demais gestores e colaboradores da operação a cumprirem com seus papéis.
Se você quer saber ainda mais sobre como melhorar o planejamento da sua gestão de frotas, assista a este vídeo:
