Gerenciamento de frotas: do operacional ao estratégico

O gerenciamento de frota conecta decisões operacionais e administrativas. Para ser estratégico, ele precisa transformar os registros da rotina em prioridades, metas e planos de ação que façam sentido para a empresa.

As operações de transporte envolvem processos como manutenção de veículos, carregamento, pneus, estoque e armazém. Cada um deles gera informações que precisam ter responsável, critério de registro e acompanhamento.

Na parte administrativa, o gestor também atua sobre finanças da empresa, pessoas, compras e decisões de melhoria. O desafio é evitar que essas frentes trabalhem com números ou prioridades desconectados.

Uma operação organizada não está livre de imprevistos. Ela tem um processo para registrá-los, avaliar suas causas e decidir o que fazer em seguida.

Entenda como estruturar esse gerenciamento:

O que é o gerenciamento de frota estratégico?

Basicamente, é quando se utiliza um sistema de gestão de frotas ou outro tipo de controle administrativo (como planilhas online ou impressas), para organizar os processos na empresa e coletar dados da rotina das operações.

Assim, as informações são lidas e interpretadas para buscar uma solução voltada aos objetivos da empresa. Inclusive, a definição desses objetivos também é parte de ter uma gestão mais estratégica.

Ou seja, o gerenciamento estratégico de frota passa por:

• Esclarecer as rotinas da operação;
• Analisar como acontecem os processos;
• Entender onde há pontos de melhoria;
• Usar as descobertas para criar planos de ação;
• Determinar o objetivo primário da operação;
• Incluir as metas para atingir o objetivo na rotina de todos os colaboradores;
• Alinhar e instruir os membros da equipe de seus papéis e importância na participação de atingir os resultados desejados.

Um software ou aplicativo pode organizar os dados lançados pela equipe e apoiar a emissão de relatórios, conforme sua configuração. O gestor ainda precisa validar a qualidade das informações e decidir como elas serão usadas no plano de ação.

Planilhas também podem sustentar o controle e o planejamento. Elas exigem atenção extra a versões, fórmulas, responsáveis e conferências, pois atividades manuais ampliam a chance de inconsistências.

Para uma frota menor, uma planilha bem estruturada pode atender à rotina. O critério não é apenas o tamanho da frota, mas o volume de processos, pessoas e dados que precisam ser acompanhados.

O que é necessário para pensar estrategicamente e montar um plano?

O gestor precisa ter conhecimento e habilidade na área

Profissionais com qualificação, como cursos e especializações em gestão de frotas, não são fáceis de encontrar. Por esse motivo, você pode priorizar quem já tem alguma experiência na área.

Mesmo que a experiência não seja como gestor, o mínimo é buscar alguém que já participou em atividades rotineiras da operação e entende a separação de partes teóricas e operacionais da empresa. 

Você também pode questionar sobre a possibilidade de fazer especializações com o auxílio financeiro da empresa. Afinal, nada impede de um funcionário com potencial se preparar e tornar-se uma peça fundamental da transportadora, não é mesmo? 

Se a pessoa mostrar disposição a aprender e se dedicar aos estudos por um tempo, sendo um perfil que você busca e se encaixa na empresa, dê o apoio e motivação necessários para fazer acontecer.

Além de ser bom para a sua empresa, você ganha pontos em algo crucial: a retenção do seu gestor na frota.

Dito isto, alguns cursos intermediários de graduação e pós-graduação em Administração de Empresas, Recursos Humanos e Gestão Empresarial são perfeitos para garantir (ou melhorar) as competências profissionais nessa área de atuação.

O mesmo serve para cursos técnicos de mecânica básica, segurança no trabalho e leis de trânsito. 

Além de especializações próprias para a gestão de frotas, como algumas faculdades já fornecem hoje — inclusive em modelo de educação a distância, sendo uma grande vantagem para a rotina dos gestores.

Resumidamente, é importante que o gestor de frotas conheça (ou que os estudos englobem) sobre:

• Gestão de pessoas;
• Métodos de negociação;
• Administração financeira;
• Mecânica;
• Leis de Trânsito;
• Técnicas de Direção e Segurança no trânsito.

É fundamental conhecer os pilares do gerenciamento de frotas

Uma forma prática de organizar o gerenciamento é observar seis frentes: acompanhamento da operação, rotas, pneus, manutenção, metas e análise de resultados. Elas não são uma fórmula única; a empresa deve adaptar prioridades e responsáveis à própria realidade.

Confira:

1. Monitoramento da frota

O acompanhamento da frota ajuda a equipe a registrar o que estava planejado, o que ocorreu na viagem e quais situações exigem resposta. Ele deve apoiar a segurança de produtos, passageiros e motoristas, sem substituir os procedimentos de emergência.

Quando há recursos de monitoramento contratados no mercado, eles podem apoiar a leitura da rota e de ocorrências. A decisão sobre alterações de percurso precisa considerar regras da operação, condições da via e orientações aplicáveis.

Em caso de acidente ou falha mecânica, a prioridade é seguir o protocolo de segurança e acionar os responsáveis. Os registros disponíveis podem auxiliar a comunicação, mas não dispensam a apuração do evento.

2. Otimização das rotas

Ao falarmos em otimizar as rotas, queremos dizer ser preciso criar um trajeto com boas condições de asfalto, o menor índice de roubo de cargas e a rota mais rápida possível.

Esses detalhes prejudicam menos as estruturas do caminhão, garantem a integridade da mercadoria, a proteção do motorista e a economia de combustível.

3. Gestão de pneus

Os pneus são as peças do caminhão que mais precisam de observação. Isso porque sofrem os maiores impactos com buracos, pedras, objetos pontiagudos, além de também serem afetados por condições climáticas, seja pelo calor ou pela chuva.

Também são peças com um custo elevado, certo?

Por isso, acompanhar a condição e o histórico dos pneus é importante. Inspeções, calibragem e encaminhamentos feitos no momento adequado ajudam a empresa a reduzir desperdícios e a evitar o descarte antecipado de componentes.

A gestão de pneus mantém os sulcos na profundidade certa, a pressão ideal e a estrutura da roda mais bem conservada, possibilitando o recape. Cada um desses cuidados otimiza a direção e a segurança do caminhão e de quem o dirige.

4. Manutenção das frotas

A manutenção é essencial para garantir o funcionamento da empresa. Caminhões parados ou quebrando durantes as viagens prejudicam as mercadorias e atrasam o abastecimento de fábricas e comércios, podendo levar os clientes a perderem dinheiro nesse processo.

É ideal que a frota tenha um calendário de revisão periódica de cada veículo, que deve ser cumprido sem falta. As manutenções corretivas também precisam acontecer de acordo com as observações diárias do motorista e possíveis “comportamentos estranhos” do caminhão.

Alguns itens que podem ser considerados estranhos são barulhos diferentes ou muito altos, pneu “pulando”, volante “puxando”, dentre outros.

5. Definição de metas

As metas são pequenos passos para chegar a um objetivo maior, que pode ser reduzir o gasto com combustível, economizar em compras de pneus ou fazer entregas mais rápidas para os clientes.

Uma boa maneira de definir suas metas é com o método SMART, acrônimo para falar sobre:

• S – Específica: a meta deve ser clara e objetiva.
• M – Mensurável: ela deve ser mensurável por litros, metros, reais, etc.
• A – Atingível: ainda que desafiadora, a meta precisa ser possível de ser atingida, de acordo com a realidade da empresa.
• R – Relevante: ela precisa trazer alguma mudança positiva, uma melhora para os negócios.
• T – Temporal: por fim, precisa de um período para ser colocada em prática e uma data limite para ser atingida.

Um exemplo de meta SMART:

Reduzir em 10% o consumo de combustível nos próximos 12 meses, acompanhando o indicador e as condições que explicam sua variação.

6. Análise de resultados

Para conferir os resultados, você precisa ter coletado dados durante algum período. A partir de então, os indicadores de desempenho serão os responsáveis por ajudar nas análises.

Pensando na economia de combustível, por exemplo, é preciso coletar informações como:

• Consumo de combustível por quilômetro rodado;
• Preço por litro em cada abastecimento;
• Variação de consumo diário, semanal, ou mensal.

Tendo esses dados, você pode medir o índice de consumo e observar os resultados com maior precisão, sejam eles positivos ou negativos.

É fundamental possuir uma planilha ou um sistema para realizar as anotações necessárias e não perder nenhuma informação. A atenção também é indispensável para chegar em conclusões mais exatas.

É preciso separar o gerenciamento de frota em etapas operacional e estratégica?

Depende da complexidade da operação. Em uma empresa pequena ou média, a mesma pessoa pode coordenar as duas etapas se houver processos claros, dados confiáveis e tempo para analisar os resultados. Um sistema pode apoiar tarefas definidas, mas não substitui a responsabilidade pela análise.

Em uma empresa maior, a divisão de responsabilidades tende a ser necessária quando o volume de veículos, clientes e processos torna inviável que uma única pessoa acompanhe tudo com qualidade.

Afinal, as estratégias e a execução estão atreladas à mesma equipe, certo? 

Dessa maneira, o ideal é que os responsáveis pela tarefas operacionais também participem na etapa estratégica da empresa. Assim, reunindo os objetivos e metas da empresa, e determinando quais ações precisam realizar e como podem contribuir para trazer os melhores resultados.

Aqui vai uma última dica para você:

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