Dentre os diversos métodos de gestão conhecidos hoje, seja para frotas ou outros segmentos do mercado, o ciclo PDCA é um dos mais completos.
Trata-se de um meio que ajuda a determinar metas e objetivos de maneira mais prática e para áreas ou problemas específicos da gestão e, apesar de possuir quatro etapas em sua metodologia, ele funciona a partir de três preceitos gerais: o planejamento, a execução e a análise.
Conheça mais a seguir:
- O que é o ciclo PDCA;
- Quais são as vantagens desse ciclo;
- Como funciona o ciclo na rotina da operação;
- Etapas do ciclo PDCA;
- Como aplicar na gestão de frotas.
O que é o ciclo PDCA?
O método PDCA é uma tática de gestão que pode ser utilizada em empresas de todos os segmentos. Porém, na gestão de frotas é uma das melhores metodologias para aplicar melhorias contínuas às operações de transporte.
As letras PDCA representam, respectivamente: Plan (Planejar), Do (Fazer ou Executar), Check (Checar ou Verificar) e Act (Agir).
Quais são as vantagens do ciclo PDCA?
As principais vantagens de aplicar esse método na sua gestão de frotas são:
- Ganhos financeiros: você identifica onde há gastos acima do padrão e como resolver a situação. Ao aplicar ações que surtem efeitos positivos, os gastos são reduzidos em diversas áreas das operações de transporte.
- Confiabilidade dos ativos: quando você reúne as informações sobre cada problema e adere às melhores soluções através do ciclo PDCA, os ativos da sua frota se tornam cada vez mais confiáveis.
- Geração de dados para análise: a essência do ciclo é gerar um plano de ação e determinar as métricas a serem acompanhadas. Dessa forma, a coleta e análise de dados é uma parte indispensável.
- Otimização logística: o objetivo geral de aplicar o método PDCA na sua frota, ao encontrar problemas e aplicar soluções, é contribuir para a otimização logística da sua empresa.
Como funciona o ciclo PDCA na rotina da operação?
Como ele possui diversas etapas que têm como objetivo identificar e aplicar melhorias à sua gestão de frotas, ele funciona melhor para definir objetivos e planejar ações específicas em cada momento.
Por exemplo, se você está com dificuldades na economia de combustível, deve definir um objetivo de reduzir os custos até uma determinada data, por exemplo: reduzir em 20% no primeiro semestre.
A partir daí, o ciclo PDCA entra para definir porque o problema acontece, qual a hipótese de melhoria, como será aplicado e que tipos de indicadores serão acompanhados para avaliar se o objetivo está sendo atingido.
A ideia é que as etapas sejam sempre seguidas à risca, pois, caso uma delas seja pulada ou negligenciada, os resultados não serão efetivos. Por isso, para aplicar o método na sua gestão de frotas, é preciso conhecer e seguir todas as etapas.
Confira quais são as 4 etapas do ciclo pdca:
As 4 etapas do ciclo PDCA
1 – P: Planejamento
Nessa etapa de planejamento para a frota, é preciso entender qual é o problema e como você lidará com ele, ou seja, você deve definir os objetivos e ações necessárias para atingi-lo.
Dentro desse primeiro momento do ciclo PDCA, você passa por três etapas secundárias: primeiro a identificação e descrição do problema; depois, o levantamento das soluções mais adequadas e, por último, a determinação do objetivo para considerar o problema resolvido.
2 – D: Execução
Essa é a etapa mais simples, embora não seja a mais fácil ou menos importante: você ou os demais responsáveis determinados pelas soluções levantadas irão executar as ações planejadas.
3 – C: Checagem (ou verificação)
Nessa terceira etapa, é preciso utilizar dos indicadores e métricas determinados no seu plano para acompanhamento do objetivo. Ou seja, fazer a checagem deles.
Assim, será possível entender em que andamento estão suas ações, se o objetivo está próximo de ser atingido, se está muito longe e quais ações trouxeram os resultados esperados com maior efetividade.
4 – A: Ação
A última etapa, que encerra o ciclo PDCA é a “ação”. Ela acontece após serem analisados os seus indicadores de desempenho e identificação de ações de baixa ou nenhuma efetividade e, também, quais obtiveram os melhores resultados para cumprir os objetivos.
Isso permite descobrir e implementar outras práticas que sejam mais adequadas para a solução total do problema.
Exemplo de ciclo PDCA na prática
1 – Planejamento
Problema: A frota está tendo muita perda antecipada de pneus, eles duram menos do que deveriam e a carcaça fadigada impede que sejam recapados para aumentar seu tempo de utilização nas operações de transporte.
Objetivo: Reduzir as perdas de carcaça antes da hora em 50% nos próximos 6 meses.
Solução: Aplicar rotinas de gestão de pneus que ajudem a identificar o momento em que o pneu começa a sofrer danos que levam a perda precoce. Também é preciso treinar motoristas e colaboradores para conscientização de comportamentos que aumentem as perdas de pneus.
O plano de ação essencial é: aplicar as medições regulares de pressão e profundidade dos sulcos dos pneus da frota.
2 – Execução
Os motoristas e demais colaboradores responsáveis passam a entender como suas ações implicam nos danos críticos aos pneus da frota. Além disso, é preciso iniciar as medições periódicas de pressão interna dos pneus e profundidade dos sulcos desses ativos.
3 – Verificação
O gestor verifica se as ações estão sendo realizadas corretamente, dentro dos períodos de tempo determinados. Também pode avaliar se os resultados esperados estão sendo encontrados.
Identifica ainda que outros benefícios foram obtidos a partir das ações realizadas, como a redução no consumo de combustível, a redução de problemas de estrutura e manutenção dos veículos, entre outros.
4 – Agir
O gestor utiliza os dados encontrados para avaliar se os pneus estão recebendo muitos danos e quais são os motivos e alternativas para isso.
A cada mês, faz os cálculos e análises necessárias para entender se estão próximos ou não do objetivo determinado e quais são as próximas ações que podem contribuir para resolver o seu problema.
Com a análise realizada na etapa de verificação, o gestor prevê algumas novas ações que podem otimizar ainda mais o atingimento da meta. As ações que trouxeram os melhores resultados passam a ser encaixadas na rotina da frota, além do ciclo PDCA.
Conheça outros métodos de gestão e ações que contribuem para uma gestão de frotas produtividade e econômica. Baixe aqui nosso e-book gratuito para otimizar as suas operações de transporte.
