Quais os melhores indicadores de desempenho na gestão de frotas?

Indicadores de desempenho na gestão de frotas: o que são e por que você precisa deles

Luiz Felipe
Luiz Felipe

Você quer melhorar a sua gestão dentro de uma transportadora? Precisa ainda de algumas dicas? Os indicadores de desempenho na gestão de frotas podem te ajudar e facilitar muito o seu trabalho.

Mas o que sao esses indicadores? Também conhecidos por KPI (do inglês “key performance indicator”), os indicadores de desempenho são um meio de monitorar como está a eficiência de cada processo dentro de uma empresa.

Diversos tipos de negócios podem se beneficiar com a análise deles, mas claro, cada uma com indicadores específicos para seu campo. No caso de uma transportadora, quais são eles?

Antes de entrarmos de fato nesse assunto, vamos entender um pouco mais a importância deles e o que pode ser feito a partir dessa análise. Afinal, é bom entender o porquê você faz o que faz dentro da sua gestão, certo?

A importância dos indicadores de desempenho na gestão de frotas

Para um empresa conseguir alcançar bons resultados, crescer e ter lucros todos os meses, é preciso, além de um planejamento estratégico, todo um trabalho de acompanhamento das ações realizadas ao longo do tempo.

E como é feito esse acompanhamento? Através dos indicadores de desempenho!

Com eles, é possível ver o que está funcionando, o que pode ficar melhor, que tipos de ações serão necessárias para as próximas operações de transporte, quais metas devem ser trabalhadas, e muito mais.

A análise pode ser feita por dia, semana, mês e/ou ano, vai depender o tipo de métrica sendo analisada.

Por exemplo, se você quer entender melhor o consumo de combustível da frota, provavelmente será mais benéfico fazer uma análise semanal, para realmente conferir todos os detalhes. Já se você quer entender o retorno de algum investimento realizado, o melhor é fazer análises mensais e anuais.

Os números não mentem, então você precisa deles para saber como reavaliar o planejamento da sua transportadora. Ou seja, encontrar onde estão os problemas e onde procurar soluções. Adicionalmente, o gestor da frota terá muito mais facilidade para:

  • tomar decisões acertadas;
  • avaliar a necessidade de renovação da frota;
  • organizar a compra de novas peças e materiais;
  • estabelecer novas metas para a equipe.

Melhores indicadores para analisar e entender o desempenho da sua frota

Gastos com combustível

Sendo um dos principais gastos dentro da transportadora, já era de se imaginar que seria um dos indicadores de desempenho. Ele é absolutamente essencial, ajudando a entender quais veículos e motoristas consomem mais e como trabalhar um plano de economia de combustível.

Algumas avaliações que podem ser feitas dentro deste indicador incluem:

  • gasto médio de quilometragem por litro;
  • preço médio do litro do diesel;
  • consumo médio de diesel por veículo;
  • gasto médio por motorista.

De maneira geral, aqui é o momento no qual você vai perceber o desempenho individual de cada motorista e, unindo todas as informações, da gestão como um todo. Assim, entendendo o que precisa ser ajustado.

Quer algumas ideias de melhorias que vem dessa análise?

Primeiro, algo que é regra em qualquer transportadora: abastecer sempre em postos de confiança e regularizados! Depois, de acordo com os resultados da análise, você pode pensar em realizar treinamentos para os motoristas ou avaliar a necessidade de trocar ou mandar algum veículo para a manutenção.

A economia de combustível é uma questão importante para empresas que desejam reduzir custos e que se preocupam com o impacto ambiental causado por suas ações.

Custos com manutenção

A manutenção é um custo necessário, contudo, pode acontecer de você estar tendo que mandar veículos para correção com mais frequência do que deveria acontecer. Nesse caso, é preciso entender por que isso está acontecendo e o que fazer para reduzir esse custo adicional.

Quando estamos falando da manutenção preventiva, você já deve ter um planejamento para que ela ocorra com uma certa frequência. Afinal, ajuda a prevenir maiores problemas e a inatividade do veículo. Fazendo a análise do indicador de desempenho na gestão de frota, você vai entender exatamente qual é o orçamento necessário para essa tarefa.

Além da necessidade de ter um planejamento de manutenções e que esse cronograma seja cumprido, deve-se rastrear:

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  • quantas manutenções não planejadas foram necessárias;
  • qual foi o custo médio de manutenção por veículo;
  • custo médio por motorista;
  • qual o tipo de manutenção realizada;
  • quais são as ocorrências mais comuns;
  • qual é a frequência de quebra de veículo por motorista;
  • qual problema sempre acontece quando determinado motorista está no controle.

Esses itens vão ajudar a entender que tipo de plano é necessário para diminuir os gastos com manutenções não planejadas. Inclusive, tudo isso deve constar em relatórios para garantir a veracidade e o fácil acesso das informações.

Produtividade

Para conseguir saber se a frota está com um bom desempenho ou se você precisa de um novo plano, a produtividade deve ser medida também. 

Qual é o parâmetro para isso?

Calcular o tempo médio de conclusão do trabalho, o tempo gasto no embarque e desembarque de mercadorias, a quantidade de carga enviada em cada viagem, a capacidade dos veículos da frota, a quantidade de viagens realizadas dentro de um determinado período de tempo. Esses são alguns exemplos de pontos importantes a serem levantados.

Entendendo todo esse funcionamento, você vai saber exatamente como está a produtividade da frota.

Então, pode pensar em como reduzir gastos com combustível ao planejar novas rotas, pode enviar menos veículos com maior capacidade para uma única viagem, entre outras ideias que serão adaptadas de acordo com suas necessidades.

Incidência de multas

Para quem passa muito tempo na estrada é inevitável, algumas multas irão aparecer. E não precisa nem falar que a empresa deve manter um controle rígido desse fator. Não é apenas uma questão de gastos excessivos, mas também (e mais importante) da segurança dos motoristas.

Quando há muitas multas por excesso de velocidade, isso representa um alto risco de acidentes na estrada. Por isso, é preciso instruir os motoristas a terem mais cuidado e respeitarem os limites.

Vale a pena analisar algumas informações como valor médio por multa, média de multas por motorista, média de valor de multas por motorista e quais os tipos de multas recebidos. Assim, você encontra o custo que a empresa tem com as infrações, quem são os motoristas que mais cometem infrações e que tipo de instrução e treinamento estes devem receber.

Sinistralidade

O indicador de sinistralidade é menos comum, mas ele pode ser bastante útil em alguns casos. Primeiro, o que ele mede? Aqui, observamos a ocorrência de fatores menos previsíveis que podem causar dano ao veículo e aumentar os custos da empresa: roubos, acidentes e batidas.

A avaliação deve ser individual, por motorista ou por veículo, e quais as principais causas de danos.

Em caso de roubos, por exemplo, deve-se analisar qual o tipo de veículo e carga que estava em transporte, qual o local do incidente e o horário da ocorrência. Essas informações ajudam a planejar melhor as próximas viagens para evitar uma repetição do acontecimento.

Pode-se analisar, ainda, a média de colisões por ano, a média de roubos por ano, modelo e carga e a média de acidentes por condutor.

Quando analisar indicadores de desempenho na gestão de frotas?

Não existe um momento específico ou ideal para começar a análise de indicadores de desempenho. Na verdade, esse papel deveria estar sempre presente em uma gestão de operações.

Apenas por meio deles você conseguirá estabelecer objetivos e metas e, de fato, saber se estão sendo alcançados. Inclusive, é importante que todos os colaboradores estejam envolvidos na medição dos indicadores — desde o gestor, até os motoristas e mecânicos.

Cada um cumprindo com seu papel em relação ao levantamento de dados, os resultados serão precisos e os planos de ação, efetivos.

Além disso, os indicadores de desempenho na gestão de frotas são excelentes para entender o ROI (retorno de investimento) feitos na empresa. Isto é: 

Se houver um investimento em um veículo que promete trazer mais economia de combustível, como você vai saber se isso de fato está acontecendo? Usando o KPI de gastos com combustível. Assim, vai entender os custos e se realmente ocorreu uma redução nesse quesito.

Quer ainda mais dicas para gerenciar melhor a sua frota? Confira nosso artigo sobre o assunto:

7 DICAS IMPERDÍVEIS PARA OTIMIZAR SUA GESTÃO DE FROTA

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