Uma ordem de serviço é essencial para realizar a comunicação entre colaboradores da empresa, principalmente em relação às manutenções da frota.
Por meio dela, o problema encontrado no veículo é relatado e consertado sem que informações importantes sejam perdidas, como poderia acontecer caso fosse apenas através de um relato conversado.
A manutenção preventiva é essencial para o bom funcionamento dos veículos e deve acontecer com um cronograma planejado, a fim de evitar que os veículos fiquem parados e/ou inutilizados durante um longo período. Inclusive, é apenas através dele que uma OS, abreviação para “Ordem de Serviço”, pode ser gerada.
Há duas maneiras de gerar uma ordem de serviço: no papel e por meio de um sistema digital. Mas, antes de entender mais sobre qual é a melhor alternativa, confira:
- O que é uma ordem de serviço;
- Para que serve a ordem de serviço;
- Qual a importância de fazer a OS;
- Quando emitir uma OS;
- Como escolher entre ordem de serviço impressa ou digital;
- Como fazer uma OS;
- O que deve constar na OS;
- Como fazer o controle da OS.
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que descreve um serviço que precisa ser feito, em detalhes. Assim, tudo que é relacionado ao problema deve estar incluso, como qual é o problema, que tipo de serviço é necessário (preventivo ou corretivo) e os cuidados que devem ser tomados durante o serviço.
No caso das frotas de caminhões, a ordem de serviço lista erros e/ou falhas que foram encontrados no veículo na realização do checklist de inspeção.
Os problemas relatados podem ser um farol quebrado, um retrovisor deslocado, defeito no freio, entre outros problemas que devem ser resolvidos em uma oficina profissional ou pelos mecânicos da frota.
Para que serve a ordem de serviço na frota?
Ela serve, principalmente, para melhorar a organização das manutenções da frota. A partir dos registros de problemas e correções necessárias, o motorista encaminha a OS para seu gestor e este fica responsável por gerar um orçamento para o serviço.
Em casos que a OS digital é utilizada, a oficina ou prestadores de serviço já recebem o documento assim que ele é finalizado no sistema. Algo que torna o serviço bastante ágil.
Qual a importância de fazer e usar a OS?
A ordem de serviço é o que permite um trabalho, seja preventivo ou corretivo, ser iniciado — e com a garantia de que o serviço solicitado será o realizado. Afinal, ela descreve exatamente qual é o problema, indicando onde está, o que causou e o que precisa ser feito.
Mesmo sendo um item aberto a partir do checklist de inspeção, tamanha é sua importância que é até considerada uma das ferramentas para gestão de manutenção da frota.
É a partir desse documento que as atividades de manutenção conseguem ser realizadas e também é importante para o gestor de frotas e/ou manutenções tenha a visualização da quantidade de serviços realizados, os motivos para isto e entender os custos que está tendo nessa etapa.
Quando emitir uma ordem de serviço?
Ela deve ser emitida sempre que um problema for encontrado no veículo.
Por exemplo, se um dos faróis do veículo estiver queimado, a ordem de serviço vai ser aberta. Nela, é preciso indicar qual a posição do farol, a data da ocorrência, o motivo, se houver, e o responsável pelo veículo e pela inspeção realizada.
Caso utilize a ordem de serviço manual na sua operação, é preciso que o motorista realize o checklist e entregue para o gestor. Esse será o responsável por avaliar o checklist e gerar uma ordem de serviço para entregar aos mecânicos.
Para as operações que já estão modernizadas e usam o checklist digital, também possuem a abertura automática de OS na hora em que está realizando a inspeção. Nem precisa passar pelas mãos do gestor antes de chegar à oficina, sendo que todos os usuários envolvidos recebem a ordem de serviço na hora em que é finalizada.
Como fazer uma ordem de serviço?
Para fazer uma OS, você pode optar por dois modelos: manual ou digital.
No modo manual, estamos falando de pegar papel e caneta e anotar tudo na mão mesmo. Com base, é claro, nas informações recebidas pelo motorista depois que ele realizou o checklist de inspeção.
Aqui, você está lidando com uma responsabilidade maior: definir quais serão as informações a serem incluídas na sua ordem de serviço.
Por outro lado, ao utilizar o modelo digital, todas as informações são pré-definidas, basta que sejam preenchidas corretamente, pelo sistema, ao ser aberta uma ordem de serviço.
O que precisa constar na ordem de serviço?
Existe uma certa variação de quais informações precisam estar em uma ordem de serviço, onde cada empresa define o que faz mais sentido para o tipo de operação que possui. Em algumas situações, pode ser necessário um laudo técnico, por exemplo, ou um termo de garantia.
Ainda assim, tem dados que devem constar em toda e qualquer OS:
- Nome da empresa;
- Endereço e informações de contato;
- Nome do prestador de serviço;
- Data da solicitação;
- Descrição do problema;
- Atividades a serem realizadas;
- Observações;
- Data da execução dos serviços;
- Assinatura do prestador de serviço e da empresa cliente.
Exemplo de ordem de serviço
Como escolher entre ordem de serviço impressa ou digital?
Lembre-se que cada uma das alternativas é ligada ao checklist de manutenção. Ou seja, se você usar um checklist impresso, a OS será impressa, se usar o eletrônico, a OS será digital.
Então, qual a principal diferença entre elas?
A ordem de serviço em papel precisa ser criada em um documento no computador e impressa para ser utilizada. Também exige que as informações sejam passadas “de mão em mão” até que o problema seja corrigido.
Caso a frota tenha a etapa de gerar um histórico de manutenções, também é preciso que o serviço fique registrado, para conseguir analisar os dados posteriormente. Nesse caso, você provavelmente precisa passar as informações para uma planilha, indicando mais um processo manual de anotações e suscetível a erros.
Por outro lado, a OS digital não precisa de todo esse esforço adicional. Assim que a manutenção é finalizada no veículo, a OS é automaticamente aberta e o mecânico responsável já tem acesso imediato à ela, sem precisar entrar em contato com outros colaboradores.
O histórico fica disponível de maneira automatizada também, basta visitar o sistema e selecionar o filtro que deseja para encontrar a ordem de serviço desejada.
O que considerar para escolher entre os tipos de OS?
Na ordem de serviço impressa, existe um gasto maior com papel e até mesmo com a tinta para impressão. O tempo utilizado para preencher e detalhar os serviços é mais demorado que com um sistema digital.
Em muitos casos, existe a necessidade de repassar as informações para um sistema no computador de qualquer maneira. Então, por que não investir em um sistema de checklist eletrônico que gera uma ordem de serviço digital?
Pela agilidade e objetividade que tem, traz ainda outros benefícios:
- Redução de gastos na prestação de serviços;
- Eliminação de blocos e pranchetas;
- Facilidade para adicionar, retirar ou alterar informações no sistema;
- Sustentabilidade;
- Acesso fácil e rápido para qualquer informação dentro do sistema;
- Aumento de produtividade;
- Redução no índice de erros;
- Segurança na informação fornecida;
- Dados e atualizações em tempo real;
- Dados para análise de veículos, motoristas, manutenções e serviços realizados.
Como fazer o controle de ordem de serviço?
Para ter maior produtividade e organização no controle de ordens de serviço, não tem outro jeito, é preciso contar com a ajuda da tecnologia logística. Um sistema de checklist, como já comentamos, possui tanto a gestão de inspeções quanto de OSs realizadas.
Nas frotas onde o papel ainda predomina, algumas dicas de organização partem de arquivar os documentos por categorias como criticidade do problema e gasto envolvido. Nas ordens finalizadas, o melhor é ter uma visualização por data de fechamento do serviço.
Sistema de checklist eletrônico Prolog App
O sistema do Prolog App existe desde de 2016 e vem se desenvolvendo e aperfeiçoando desde então. Já somos mais de 600 operações e, apenas em 2022, foram mais de 2 milhões de checklists realizados em nossa plataforma.
Desses, pode ter certeza, muitos geraram ordens de serviço!
Quando o motorista que está fazendo a inspeção do veículo encontra algum problema, ele vai relatar isso dentro do nosso sistema e abrir uma ordem de serviço. Nela, irá relatar qual é o problema encontrado e anexar uma foto do defeito.
Inclusive, podem ser adicionados até 10 arquivos, caso seja necessário, como orçamentos, prestação de contas e por aí vai.
Assim que tudo estiver configurado, ele confirma, realiza sua assinatura eletrônica identificando o motorista responsável pelo checklist e abertura da ordem de serviço e, então, a ordem fica aberta no sistema até que o responsável pela correção faça o seu trabalho.
Mesmo após finalizado o serviço, a ordem fica salva no sistema, mas já classificada como fechada.
Dessa maneira, você gera produtividade, eficiência e economia na gestão de frotas! Quer conhecer nosso sistema? Agende uma conversa com nossos especialistas.
