Controle de manutenção de frota: 7 ferramentas

As ferramentas para gestão de manutenção servem para otimizar os processos de trabalho, seja trazendo resultados mais precisos ou acelerando tarefas que antes demoravam horas ou até mesmo dias para serem cumpridas.

Atualmente, temos disponíveis equipamentos digitais e tecnológicos que substituem os serviços manuais e oferecem respostas imediatas aos gestores da frota. Dessa forma, aumentando a qualidade das operações e a vida útil dos caminhões e maquinários que fazem parte da empresa.

Pensando no setor de gestão de manutenção do seu negócio, trouxemos as mais recentes ferramentas oferecidas no mercado logístico que podem ser úteis na sua rotina. Confira a seguir:

• Checklist Eletrônico
• Sistema de gestão de manutenção
• Aferidor eletrônico
• Indicadores de manutenção
• Ciclo PDCA
• Método 5W2H
• Ordem de serviço

Ferramentas para gestão de manutenção

Checklist Eletrônico

Diferente do checklist realizado no papel, o eletrônico é utilizado em um dispositivo móvel que contém os componentes do veículo a serem verificados na inspeção.

Você pode incluir a documentação do veículo, as peças do caminhão, itens de segurança, entre outros, para uma conferência diária, semanal ou mensal.

Por se tratar de uma ferramenta digital, pode ter seus questionários personalizados, mudando as perguntas de acordo com a necessidade individual de cada veículo que faz parte da frota.

Também possibilita adicionar e retirar itens sempre que necessário, trazendo muito mais praticidade para a rotina de trabalho.

Além disso, a realização da inspeção diária é uma excelente opção para reconhecer e prevenir problemas já nos primeiros sinais, garantindo a segurança e reduzindo custos operacionais. 

A facilidade do checklist eletrônico incentiva os motoristas a realizarem a tarefa como deveriam.

Sistema de gestão de manutenção

Um sistema de gestão serve para reduzir o tempo e despesa das manutenções, aumentar a vida útil dos ativos e melhorar a produtividade, visto que:

• Gera integração entre setores da empresa;
• Realiza o agendamento de manutenções;
• Cria ordens de serviços automáticas;
• Gerencia os ativos dos veículos e máquinas;
• Fornece relatórios finais importantes para o aprimoramento dos serviços.

Todas as atividades acima podem ser realizadas manualmente com uma planilha de gestão de manutenção, mas a partir de um sistema há muito mais organização e agilidade.

Dentre as ferramentas para gestão de manutenção, destaca-se por ser uma que traz maior agilidade, produtividade e segurança às operações de transporte.

Aferidor eletrônico

Essa ferramenta funciona como um medidor de calibragem digital. É através dela que a medida dos sulcos dos pneus são feitas, fornecendo com até 99% de precisão os dados dos pneus.

Ela tem a aparência de uma pistola que, ao ser inserida no sulco do pneu ou conectada ao bico do pneu, com a mangueira adaptada, calcula as medidas necessárias, enviando os dados em tempo real para o sistema do dispositivo móvel.

É ágil, preciso e prático para incluir no plano de manutenção do veículo.

Indicadores de manutenção

Os Indicadores de Desempenho, conhecidos como KPI’S (do inglês “key performance indicator”), são métricas para medir a performance e desempenho dos setores da operação.

Na verdade, não é uma única ferramenta, mas há diversos meios de monitorar a eficiência dos processos de uma empresa através de fórmulas preestabelecidas. Afinal, você pode usar os indicadores para entender o consumo de combustível da frota, o desempenho dos motoristas, e, claro, a manutenção da frota.

Dentre os indicadores para esse último caso, estão o cálculo de disponibilidade dos ativos, de confiabilidade, do custo de manutenção sobre valor de reposição, entre outros.

Ciclo PDCA

Esse é um método cíclico, que auxilia na administração e divisão de tarefas dentro da empresa. A sigla significa, basicamente o passo a passo:

1. (P)LAN: fase de planejamento, momento de identificar e compreender os problemas;
2. (D)O: é o momento de colocar o planejamento em prática, testando as ideias;
3. (C)HECK: hora de avaliar os resultados dos dois primeiros passos;
4. (A)CT: de acordo com a avaliação, coloque os planos já revisados em prática dentro da empresa.

Por ser uma das ferramentas para gestão de manutenção com esse caráter cíclico, sempre que um problema for detectado, o PDCA deve ser reiniciado, até o processo se tornar fluido e eficiente.

Método 5W2H

Esse é um método muito utilizado em atividades de planejamento, controle de procedimentos e gerenciamentos. Na maioria dos casos, possui um resultado muito eficaz.

A metodologia gira em torna de 7 perguntas, que, do inglês, são:

• What: O que deve ser feito?
• Why: Por que deve ser feito?
• When: Quando deve ser feito?
• Who: Quem será o responsável?
• Where: Onde deve ser realizado?
• How: Como deve ser realizado?
• How much: Quanto vai custar?

De imediato, é possível perceber que são perguntas essenciais para qualquer ação a ser desenvolvida, dando os primeiros passos de um planejamento mais detalhado.

Ordem de Serviço

A Ordem de Serviço (OS) é um documento que descreve de forma detalhada o tipo de manutenção ou revisão que precisa ser realizado, informando o tipo do serviço, materiais necessários, cuidados que devem ser tomados, histórico de manutenções, fotos e anexos — quando necessário, etc.

Os problemas vão desde um farol quebrado até freios com falhas ou pneus desgastados. Geralmente, são encontrados durante o checklist diário do motorista, sendo encaminhados para os responsáveis pelo controle de manutenção.

A OS pode ser realizada de duas maneiras: manual ou digitalmente.

Na opção manual, normalmente é criado um documento no computador e impresso para ser preenchido por diferentes pessoas até chegar ao setor responsável pelas Ordens de Serviço. 

Além disso, posteriormente, deve ser armazenada para ter o controle do histórico do veículo.

Na opção digital, a ordem de serviço é aberta automaticamente ao detectar uma avaria durante o checklist do motorista. Assim, possibilita acesso imediato ao mecânico responsável e agendamento dos serviços necessários.

O histórico, nesse caso, também é salvo de maneira automática.

Para começar a utilizar ferramentas para gestão de manutenção na sua frota, faça o download da Planilha de Controle de Manutenção do Prolog.