Como manter o controle em período de alta demanda na frota

Saiba como manter o controle em período de alta demanda na frota e como a sua rotina é impactada.
Entenda como preparar sua operação para um período de alta demanda na frota.

Todos os anos, algumas datas especiais marcam o que chamamos de “demanda sazonal” ou “período de alta demanda na frota”. Ou seja, uma época onde a necessidade de entregas aumenta devido ao maior número de compras no período.

Essas datas podem ser comemorativas, como o Dia das Mães, Dia dos Pais e Natal, ou apenas um período de muitos descontos e promoções, como no caso da Black Friday. E, para todos esses casos, o que acontece é um aumento no volume de compras. 

Tanto para as compras online quanto para as compras físicas, a necessidade do transporte dessas mercadorias também aumenta. Nesses períodos, é comum que as frotas passem por algumas dificuldades, gerando confusão nas entregas e atrasos de prazo. 

Para você conseguir manter a ordem em sua operação de transporte e garantir maior tranquilidade nesses períodos de alta demanda na frota, entenda melhor:

O que é a demanda sazonal?

A demanda sazonal nada mais é do que um período do ano em que as demandas de compra e venda aumentam, impactando diretamente a quantidade de serviços de transporte.

Embora ela possa assustar os gestores de frota, que sofrem com a organização nesses períodos e atrasos nas entregas, elas possuem um grande benefício: a previsibilidade de ações, já que esses períodos de alta demanda na frota se repetem todos os anos.

Por isso, fica mais fácil antecipar as necessidades da frota e manter um controle eficiente.

Qual o impacto dos períodos de alta demanda na frota?

Todo o setor logístico e a cadeia produtiva são afetados pela demanda sazonal. Os fornecedores precisam atender a mais pedidos para que os comerciantes e fábricas possam produzir mais mercadorias, e as transportadoras precisam realizar mais entregas.

Em muitos casos, as frotas acabam sobrecarregadas e perdendo o controle de algumas entregas. O que pode acarretar reclamações e perda de oportunidades comerciais.

Por vezes, a alta demanda pode atrapalhar os processos internos e de desempenho dos veículos. Isto é: com a maior movimentação dos veículos, tarefas como a realização do checklist de inspeção diário deixam de ser realizadas, podendo deixar passar um problema iminente no veículo, gerando uma quebra durante a rota.

Nesses casos, a consequência não é apenas a entrega atrasada, mas os prejuízos financeiros para corrigir o problema e o tempo perdido para replanejar as rotas de entrega desses produtos.

Outro fator que influencia a frota nesses períodos de aumento de demanda é a fadiga dos colaboradores. Seja do gestor ou dos motoristas, a sobrecarga de trabalho aumenta o cansaço e pode gerar mais erros e retrabalhos na rotina.

Como preparar a sua operação para a alta demanda na frota?

Algumas etapas fundamentais para manter o controle da frota em períodos de alta demanda são:

Antecipação de demandas

A antecipação de demandas também acontece com base nos dados gerados a partir do funcionamento da frota. Caso você não tenha métodos já estabelecidos na sua operação para gerar e coletar as informações da sua rotina, precisa começar a investir nisso.

Ainda que as decisões para o período não estejam totalmente embasadas em dados, pense em tudo que aconteceu na última demanda sazonal: Faltaram funcionários? Veículos? Teve muitos veículos encaminhados para a manutenção corretiva? Teve muitos atrasos de prazo de entrega?

Avalie todos os pontos negativos e positivos que teve, identificando onde estão as necessidades de melhorias. Aí está a antecipação de demandas e o auxílio para que você planeje tudo o que precisa adquirir e organizar até chegar o próximo período.

Utilização de tecnologias

As tecnologias logísticas surgiram para facilitar o dia a dia das operações de transporte e você deve utilizá-las. Você encontra alternativas para controlar manutenções, pneus, motoristas, viagens, e assim por diante.

Analise qual a maior necessidade da sua frota e contrate as que fizerem mais sentido para a sua realidade no momento.

Além de trazerem dados mais confiáveis e terem a automatização de algumas tarefas, como a própria organização dessas informações no sistema, também contribuem para a padronização de processos da frota.

Padronização de processos

Essa é uma parte bem importante para o funcionamento da frota. Sem um padrão de comportamentos e realização de tarefas, é provável que você enfrente muitos retrabalhos e baixa produtividade na rotina.

Para preencher os checklists de veículos, por exemplo, quando forem manuais, cada motorista tem um entendimento e pode acabar utilizando de maneiras diferentes. 

Enquanto um marca “X” para os itens que estão “OK”, outros podem usar o mesmo elemento “X” para itens que não estão em conformidade. Que confusão, não é mesmo?

Portanto, a padronização de processos deve ser uma de suas prioridades. E, como mencionamos acima, a utilização de tecnologias para os processos da frota é uma grande facilitadora dessa etapa.

Inclusive, para atender à demanda sazonal da frota, a padronização permite que tudo aconteça com mais naturalidade e agilidade. Se todos já sabem exatamente como fazer uma tarefa, ela acontece em menos tempo e com pequenas probabilidades de problemas.

Planejamento de manutenções

As manutenções programadas da frota garantem o funcionamento e desempenho dos veículos.

Também conhecidas como manutenção preventiva, contam com a inspeção de veículos e agendamento de serviços preventivos, como o alinhamento das rodas e rodízio de pneus.

Dessa forma, aumenta a durabilidade dos veículos e evita falhas mecânicas e problemas inesperados em rota.

No plano de manutenção da sua frota, você pode detalhar o cronograma de inspeções, como realizá-las, dicas para preencher os checklists (caso sejam de papel), quem é o responsável por cada tarefa, qual o orçamento previsto para os serviços preventivos e corretivos, entre outras informações.

Planejamento anual de frotas

A importância de planejar antes de executar é inegável. Afinal, no planejamento são descritas todas as ideias de ações que deseja realizar e a motivação para que ela aconteça.

Esclarecer o motivo pelo qual você acredita nessa ação e qual o resultado esperado ajuda, também, a medir a efetividade dela.

Por exemplo, se a ação é “adquirir 5 novos veículos para atender à demanda sazonal da Black Friday 2022”, você pode sustentar o argumento dizendo que a frota tem dificuldade para lidar com as entregas pela falta de equipamentos.

Assim, os resultados vão ser medidos pela quantidade de entregas realizadas e atrasadas no período de alta demanda na frota, em comparação ao último ano.

Claro, para dar base às ações descritas no planejamento da frota é importante usar os dados gerados ao longo do período anterior. Nada melhor para entender o que a frota precisa do que uma visualização daquilo que realmente faltou, certo?


Confira agora como realizar um planejamento de frotas que gera resultados de verdade.

Autor

Emerson Bastos

Formado em Administração de Empresas pela Univali e atua há 20 anos com transporte rodoviário de carga, frota, planejamento e controle, e finanças.

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