Por que e como fazer a padronização de processos na frota

Os tipos de veículos usados no transporte devem ser escolhidos de maneira estratégica para tornar a frota eficiente, segura e econômica.

De acordo com o IBGE, o Brasil conta com mais de 111 milhões de veículos em atividade — incluindo as frotas com carros utilitários, motocicletas e caminhões.

Diante do amplo cenário de opções, você pode enfrentar complicações para identificar qual a melhor alternativa para suprir o que a sua transportadora precisa. Por isso, trouxemos esse post, explicando:

Como fazer a gestão de frotas com diferentes tipos de veículos;
O que é padronização de processos;
Por que fazer a padronização de processos;
Como é possível fazer a padronização de processos para frotas com diferentes tipos de veículos.

Como fazer a gestão de frotas com diferentes tipos de veículos?

1 Conheça os desafios

De início, o principal desafio é conhecer as necessidades da empresa como um todo, antes de partir para os veículos.

Assim, você tem um dimensionamento mais preciso da frota.

Além disso, considere para que o veículo se adequa melhor, conforme localização, percurso, tamanho, peso, entre outros fatores.

Uma boa gestão, capaz de superar desafios, solucionar problemas e planejar soluções a longo prazo, deve focar em um levantamento operacional de informações.

Isso garante produtividade, segurança e redução de custos relativos à movimentação de cargas com um mix de veículos adequado. Isto é, previamente elaborado para atender não só às demandas da empresa, mas também às expectativas dos clientes.

2 Identifique os tipos de veículos

Não falamos de uma separação básica e óbvia, como “caminhão”, “ônibus” e “carro”. Mas algo mais específico e direcionado para as intenções da sua empresa.

Por exemplo, na frota de transporte de passageiros, você precisa avaliar quantos passageiros o veículo suporta, o porte dele e a categoria em que se encaixa. Inclusive, verifique qual o tipo de carteira de motorista necessária para a condução do mesmo e assim por diante.

No transporte de cargas, é preciso verificar a quantidade de eixos do caminhão, qual a capacidade de carga suportada, sua força de propulsão, entre outros.

3 Faça uma listagem de soluções

O que é necessário para que a frota tenha o máximo desempenho? Isso é o que você precisa definir antes de começar a escolher os veículos da operação. Tome como exemplo essas ações:

Defina a demanda semanal e mensal das operações;
Analise as rotas usadas para o dia a dia, levando em conta as condições da estrada;
Levante os custos com manutenção e desempenho de combustível;
Fiscalize o tempo de carga e descarga e período de descanso dos motoristas;
Domine especificações técnicas e capacidade máxima dos veículos da frota;
Conheça a performance de cada veículo e o número de trajetos mensais realizados.

O que é padronização de processos da frota?

A padronização é um tipo de estratégia para criar um padrão de comportamentos, ações e rotinas — nesse caso, nas operações de transporte da frota. Ou seja, você cria um modelo para a realização dos processos.

Isso pode acontecer tanto por uma cultura empresarial quanto pela geração de uma política de frotas, um documento mais oficial para fazer essas determinações.

De maneira geral, os benefícios da padronização incluem uma maior produtividade na rotina e redução de erros e retrabalhos. Confira mais vantagens no próximo tópico.

Por que fazer a padronização de processos?

Comunicação e fortalecimento de marca

A comunicação é referência para a estratégia de fortalecimento de uma marca, sendo o principal ponto de contato entre a empresa e agentes externos, como fornecedores e clientes.

Quando falamos em comunicação, você pode pensar desde as cores e logo da transportadora até a maneira como os motoristas se comunicam com os parceiros logísticos e/ou clientes.

Todos devem estar alinhados sobre como devem agir e transparecer o profissionalismo de cada negócio. É aqui que entram os treinamentos e processos de onboarding na hora da contratação.

Agilidade na manutenção de diferentes tipos de veículos

Ainda que a sua frota determine a necessidade de adquirir diversos tipos de veículos, com a padronização de processos, isso não será um problema.

Embora a manutenção tenha processos específicos para cada veículo, sendo um caminhão bastante diferente de um carro convencional, por exemplo, as ferramentas e rotinas ajudam a tornar a tarefa mais rápida.

Com o uso de um checklist digital, para começar, as listas de inspeções ficam todas salvas na plataforma e basta abrir a que desejar, marcando a placa do veículo no início do processo.

Assim, evita tanto o trabalho de encontrar e imprimir um checklist a cada inspeção de frota, quanto de preencher corretamente os campos.

Além disso, gerar OSs padronizadas garante um serviço de prevenção ou correção bem mais rápido na oficina. Afinal, os mecânicos já vão saber exatamente o que esperar, encontrando facilmente as informações e agilizando os serviços.

Redução de custos

Por outro lado, a padronização dos tipos de veículos também pode ser benéfica, caso seja uma decisão da sua gestão. Afinal, utilizar o mesmo modelo para toda a operação indica que todos conhecem os veículos a fundo e sabem sempre quando algo está errado.

Dessa forma, antecipam os problemas e correções, agilizando as manutenções e reduzindo os custos com acidentes e perda de veículos e cargas.

Gestão de dados centralizada

Com uma solução tecnológica, é possível gerenciar com eficiência os dados logísticos.

Caso eles não estejam todos centralizados em uma única solução, você pode adotar algumas medidas, como a criação de um BI (business intelligence) para o negócio ou a montagem de uma torre de controle logístico.

Automação do processo

Muitos gestores ainda trabalham com processos manuais, gerenciando as frotas com planilhas, papel e caneta. No entanto, além de estarem mais sujeitos a erros, também consomem muito mais tempo.

Por isso, a automatização de processos operacionais se tornou fundamental. É bem mais fácil tomar decisões por meio de relatórios gerados automaticamente, com os dados reais e concretos, coletados no dia a dia das operações.

Como é possível fazer a padronização de processos para frotas com diferentes tipos de veículos?

Ao passar pelas etapas anteriores, você já está mais do que encaminhado para a padronização da sua frota com tipos de veículos distintos.

Na verdade, os processos não são tão diferentes assim, basta que você esteja por dentro de toda a legislação para cada caso e saiba identificar os principais itens de manutenção de cada modelo.

Assim, conseguirá definir e estabelecer padrões para a rotina de cada veículo. Lembre-se de registrar isso em uma política de frotas que seja clara, concisa e de fácil acesso a todos os colaboradores da frota.

Essa é a única maneira que os padrões serão conhecidos e mantidos por toda a sua equipe.

E, claro, todo esse processo fica mais simples e descomplicado ao fazer o download do nosso Guia de Gestão de Frotas!

Perguntas frequentes

Minha frota tem caminhão, utilitário e carro, e cada manutenção vira um processo diferente. Como resolver?

A padronização não apaga a especificidade técnica de cada veículo, mas uniformiza ferramentas e rotinas. Com um checklist digital, as listas de inspeção ficam salvas na plataforma: basta abrir a que se deseja e informar, logo no começo, a placa do veículo, o que elimina o trabalho de encontrar e imprimir um modelo a cada inspeção. Ordens de serviço padronizadas aceleram a oficina, porque o mecânico já sabe o que esperar.

O que preciso avaliar antes de definir quais veículos vão compor a frota?

Comece pela empresa, não pelo veículo: entender a necessidade do negócio como um todo é o que permite dimensionar a frota com precisão. Só depois se avalia a que cada veículo atende melhor, considerando localização, percurso, tamanho e peso. No transporte de passageiros, pesam a lotação suportada, o porte, a categoria e o tipo de carteira exigido. No transporte de cargas, entram eixos, capacidade de carga e força de propulsão.

Que levantamento a operação precisa fazer antes de padronizar?

Levante o que a operação demanda por semana e por mês; quais rotas se repetem no dia a dia e em que estado está a estrada de cada uma; quanto se gasta em manutenção e como está o desempenho de combustível. Fiscalize também o tempo gasto em carga e descarga e o descanso dos motoristas, domine especificação técnica e capacidade máxima de cada veículo e acompanhe a performance e o número de trajetos rodados por mês.

Qual a diferença entre padronizar processos e padronizar os veículos da frota?

São decisões distintas. Padronizar processos é uniformizar rotinas, ações e comportamentos, e funciona mesmo com frota heterogênea. Padronizar os tipos de veículos, usando o mesmo modelo em toda a operação, é uma escolha de gestão que também pode ser benéfica: quando todos conhecem os veículos a fundo, percebem quando algo está errado, antecipam problemas e correções, agilizam manutenções e cortam despesa com acidente e com perda de veículo e de carga.

Como registrar o padrão para que ele seja de fato seguido pela equipe?

Registre numa política de frotas — clara, concisa e ao alcance de qualquer colaborador. Só assim o padrão é conhecido e mantido por toda a equipe. Antes de escrevê-la, é preciso dominar a legislação que se aplica a cada caso e saber quais são, modelo a modelo, os itens de manutenção que mais pesam, para só então fixar o padrão da rotina de cada veículo.

Como sair das planilhas sem perder o controle dos dados da frota?

Boa parte da gestão ainda roda em processo manual — planilha, papel e caneta para tocar a frota, o que erra mais e consome muito mais tempo. A automação permite decidir a partir de relatórios gerados automaticamente, com dados reais coletados no dia a dia. Se as informações não estiverem centralizadas em uma única solução, é possível criar um BI para o negócio ou montar uma torre de controle logístico.

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