Estandarización de flotas: procesos para varios vehículos

Los tipos de vehículos utilizados en el transporte deben elegirse estratégicamente para que la flota sea eficiente, segura y económica.

Según el IBGE, Brasil cuenta con más de 111 millones de vehículos en actividad, incluidas las flotas con vehículos utilitarios, motocicletas y camiones.

Ante la amplia variedad de opciones, puede encontrar dificultades para identificar la mejor alternativa que cubra las necesidades de su empresa de transporte. Por eso, presentamos este artículo, que explica:

• Cómo gestionar flotas con diferentes tipos de vehículos;
• Qué es la estandarización de procesos;
• Por qué estandarizar procesos;
• Cómo estandarizar procesos para flotas con diferentes tipos de vehículos.

¿Cómo gestionar flotas con diferentes tipos de vehículos?

1 Conozca los desafíos

Al principio, el principal desafío es conocer las necesidades de la empresa en su conjunto, antes de pasar a los vehículos.

Así, dimensionará la flota con mayor precisión.

Además, considere para qué es más adecuado el vehículo según la ubicación, el recorrido, el tamaño, el peso y otros factores.

Una buena gestión, capaz de superar desafíos, resolver problemas y planificar soluciones a largo plazo, debe centrarse en recopilar información operativa.

Esto garantiza productividad, seguridad y reducción de costos relativos al movimiento de carga con una combinación adecuada de vehículos. Es decir, preparada de antemano para responder no solo a las demandas de la empresa, sino también a las expectativas de los clientes.

2 Identifique los tipos de vehículos

No hablamos de una separación básica y obvia, como “camión”, “autobús” y “automóvil”, sino de algo más específico y orientado a las intenciones de su empresa.

Por ejemplo, en la flota de transporte de pasajeros, necesita evaluar cuántos pasajeros admite el vehículo, su tamaño y la categoría a la que pertenece. Compruebe también qué tipo de licencia de conducir se requiere para conducirlo, y así sucesivamente.

En el transporte de carga, es necesario comprobar el número de ejes del camión, su capacidad de carga, su fuerza de propulsión, entre otros aspectos.

3 Haga una lista de soluciones

¿Qué necesita la flota para alcanzar su máximo desempeño? Eso es lo que debe definir antes de empezar a elegir los vehículos de la operación. Tome como ejemplo estas acciones:

• Defina la demanda semanal y mensual de las operaciones;
• Analice las rutas utilizadas a diario, teniendo en cuenta las condiciones de la carretera;
• Identifique los costos de mantenimiento y el rendimiento de combustible;
• Supervise el tiempo de carga y descarga y el período de descanso de los conductores;
• Conozca las especificaciones técnicas y la capacidad máxima de los vehículos de la flota;
• Conozca el desempeño de cada vehículo y el número de recorridos mensuales realizados.

¿Qué es la estandarización de procesos de la flota?

La estandarización es un tipo de estrategia para crear un patrón de comportamientos, acciones y rutinas; en este caso, en las operaciones de transporte de la flota. Es decir, se crea un modelo para realizar los procesos.

Esto puede darse tanto por una cultura empresarial como por la creación de una política de flotas, un documento más oficial para establecer esas determinaciones.

En general, los beneficios de la estandarización incluyen una mayor productividad diaria y la reducción de errores y retrabajos. Consulte más ventajas en el siguiente apartado.

¿Por qué estandarizar procesos?

Comunicación y fortalecimiento de marca

La comunicación es una referencia para la estrategia de fortalecimiento de una marca, al ser el principal punto de contacto entre la empresa y los agentes externos, como proveedores y clientes.

Al hablar de comunicación, puede pensar desde los colores y el logotipo de la empresa de transporte hasta la forma en que los conductores se comunican con los aliados logísticos y/o clientes.

Todos deben estar alineados sobre cómo actuar y transmitir el profesionalismo de cada negocio. Aquí entran la capacitación y los procesos de onboarding al contratar.

Agilidad en el mantenimiento de diferentes tipos de vehículos

Aunque su flota requiera adquirir diversos tipos de vehículos, con la estandarización de procesos esto no será un problema.

Aunque el mantenimiento tiene procesos específicos para cada vehículo, y un camión es muy diferente de un automóvil convencional, por ejemplo, las herramientas y rutinas ayudan a acelerar la tarea.

Para empezar, con un checklist digital, todas las listas de inspección quedan guardadas en la plataforma y basta con abrir la deseada, indicando la placa del vehículo al inicio del proceso.

Así, se evita tanto el trabajo de encontrar e imprimir un checklist en cada inspección de flota como el de completar correctamente los campos.

Además, generar OS estandarizadas garantiza un servicio preventivo o correctivo mucho más rápido en el taller. Al fin y al cabo, los mecánicos ya sabrán exactamente qué esperar, encontrarán fácilmente la información y agilizarán los servicios.

Reducción de costos

Por otro lado, estandarizar los tipos de vehículos también puede ser beneficioso si así lo decide su gestión. Al fin y al cabo, usar el mismo modelo en toda la operación significa que todos conocen los vehículos a fondo y siempre saben cuándo algo está mal.

De esta forma, anticipan los problemas y las correcciones, agilizan el mantenimiento y reducen los costos por accidentes y pérdidas de vehículos y carga.

Gestión de datos centralizada

Con una solución tecnológica, es posible gestionar con eficiencia los datos logísticos.

Si no están todos centralizados en una sola solución, puede adoptar algunas medidas, como crear un BI (business intelligence) para el negocio o montar una torre de control logístico.

Automatización del proceso

Muchos gestores todavía trabajan con procesos manuales, gestionando las flotas con hojas de cálculo, papel y bolígrafo. Sin embargo, además de estar más expuestos a errores, también consumen mucho más tiempo.

Por eso, automatizar los procesos operativos se ha vuelto fundamental. Es mucho más fácil tomar decisiones mediante informes generados automáticamente, con datos reales y concretos recopilados en el día a día de las operaciones.

¿Cómo estandarizar procesos para flotas con diferentes tipos de vehículos?

Tras pasar por las etapas anteriores, ya está bien encaminado hacia la estandarización de su flota con tipos de vehículos distintos.

En realidad, los procesos no son tan diferentes: basta con conocer toda la legislación de cada caso y saber identificar los principales elementos de mantenimiento de cada modelo.

Así, podrá definir y establecer estándares para la rutina de cada vehículo. Recuerde registrarlos en una política de flotas clara, concisa y de fácil acceso para todos los colaboradores de la flota.

Esta es la única manera de que todo su equipo conozca y mantenga los estándares.

Y, por supuesto, ¡todo este proceso resulta más sencillo al descargar nuestra Guía de Gestión de Flotas (en portugués)!