Desempeño del vehículo: cómo darle seguimiento en la flota

Estar al tanto del desempeño del vehículo previene accidentes y multas y ayuda a aprovechar toda la vida útil de los automóviles.

Además, es importante contar con este seguimiento para identificar problemas desde el principio, lo que permite resolverlos antes de que se vuelvan mayores y más costosos.

Esta realidad es válida tanto para empresas pequeñas como para grandes empresas transportistas. El desempeño del vehículo influye en el tiempo de las entregas, la calidad del transporte y el precio del flete; el costo de las reparaciones también puede ser un criterio para establecer los precios de la empresa.

Dicho esto, estas son algunas acciones para ayudarle en este análisis:

Analizar cuántas veces el vehículo pasó por mantenimiento correctivo

El mantenimiento correctivo suele aparecer con más frecuencia cuando la flota no tiene una rutina consistente de inspección preventiva. Además de generar tiempo de inactividad del vehículo, que puede quedar detenido en el garaje durante días o semanas a la espera de las reparaciones necesarias, aumenta el costo del proceso.

Esto ocurre por dos motivos:

1. Por el tiempo detenido sin realizar entregas, que obliga a modificar otras rutas y vehículos para cubrir la demanda;
2. Porque comprar piezas nuevas y pagar equipos de mecánicos resulta más caro que simplemente realizar la inspección y prevenir los problemas con anticipación.

Es decir, es mejor diagnosticar y corregir el problema cuando todavía es pequeño. Pero hay un detalle: incluso con la prevención al día, el vehículo puede necesitar reparaciones.

De cualquier manera, necesita comprender la frecuencia con que el vehículo pasa por mantenimiento correctivo.

Para ello, existen algunas opciones:

• Hoja de cálculo de control de vehículos y mantenimiento;
• Sistema de checklist y su historial;
• Facturas del taller mecánico.

En cualquier caso, es importante conservar registros de los números y analizar los motivos que llevaron el vehículo a la reparación. Piense en una situación como esta:

Al analizar su operación de transporte, notó que un solo vehículo fue a reparación 3 veces en un mes. Algo está muy mal, ¿verdad? Al buscar una respuesta, identifica que el vehículo llegó allí por distintos problemas.

Esto puede indicar que el problema no es el vehículo, sino la falta de cuidado del conductor. ¿Cuál es la solución? Hablar con esa persona e instruirla en conducción defensiva y económica.

En otro escenario, si el vehículo fue a reparación todas las veces por el mismo motivo, la indicación es que su desempeño es muy malo.

En el mismo sentido, necesita:

Dar seguimiento al costo de mantenimiento general por vehículo

El desgaste por uso es natural en todos los vehículos, por eso las flotas ya cuentan con plazos y presupuestos para la renovación de la flota. Sin embargo, antes de comprar vehículos nuevos, necesita analizar si realmente llegó el momento de sustituir uno.

Es decir:

En lugar de usar un porcentaje fijo como desencadenante automático, compare el costo total de cada vehículo a lo largo del ciclo de vida. Un cálculo aproximado considera costos de compra, operación, mantenimiento y tiempo detenido, descontando el valor al final de la vida útil; aun así, no existe una fórmula única que sirva para toda flota.

Una manera de dar seguimiento al costo de mantenimiento por vehículo es generar un balance del costo de mantenimiento preventivo y, como se mencionó antes, registrar todas las reparaciones y sustituciones realizadas.

Esta información puede ayudarle a comprender cuánto dinero se está gastando en cada camión y a decidir dónde asignar sus recursos.

Esto puede realizarse mediante las mismas herramientas, como la hoja de cálculo o el software mencionados antes.

También puede observar la eficiencia de combustible de cada camión y ver si hay algún área que pueda modificarse para mejorar el desempeño del vehículo en cuestión. A veces, un pequeño ajuste en la calibración de los neumáticos hace toda la diferencia en el ahorro y la productividad de un viaje.

Analizar el desempeño del vehículo mediante el control del desempeño de los neumáticos

Los neumáticos son el único punto de contacto con el suelo, por lo que cualquier pequeño error cometido en su gestión tendrá impacto en el desempeño del vehículo.

La presión baja puede generar derrapes y retraso en la respuesta de los frenos, por ejemplo. La presión alta puede provocar un reventón en carretera, entre otras situaciones desagradables.

Para comenzar, la presión de los neumáticos debe verificarse aproximadamente una vez por semana y siempre antes de viajes largos. Es importante mantenerla correcta para obtener el mejor ahorro de combustible y una mayor vida útil de los neumáticos.

Además, es importante mantener comunicación directa con los conductores para que puedan informar cualquier problema que tengan mientras están en carretera. Esto le ayudará a dar seguimiento al desempeño de cada camión y realizar los ajustes necesarios. Lo que nos lleva al siguiente tema:

Tener comunicación directa sobre el desempeño del vehículo con cada conductor de la flota

Una manera de dar seguimiento al desempeño de la flota es mantener comunicación directa con los conductores. El primer paso de la gestión de conductores es informarles de la importancia que tienen para su toma de decisiones.

Puede utilizar todas las mejores herramientas del mercado y rastrear toda la información sobre ubicación del vehículo, velocidad media, checklists realizados y tiempo en que el vehículo estuvo detenido durante los descansos para almorzar o la carga y descarga de mercancías.

Pero existe un conocimiento muy valioso que las herramientas no pueden ofrecerle: el de los conductores.

Ellos son su principal contacto con el vehículo. Tenga la certeza de que, al conversar con ellos, en la mayoría de los casos saben decirle exactamente cómo funciona, qué problemas presenta, qué podría mejorar el desempeño del vehículo y qué acciones podrían aportar esas mejoras.

Por eso es tan importante que realicen la inspección vehicular y registren la información en el checklist de la empresa.

Controlar el combustible

Aunque los precios del combustible sean la pesadilla de quienes buscan planificar a largo plazo, los reajustes constantes, principalmente los aumentos, están fuera de su control.

Para mantener el desperdicio al mínimo, es importante que el gestor de flota comprenda claramente cómo afectan los distintos parámetros al consumo de combustible. Además, necesita saber qué acciones puede tomar para controlar e incluso reducir los costos.

Muchas veces, el aumento del consumo se debe a un mal funcionamiento del vehículo. Entre los problemas podemos citar daños en los cables de las bujías, defecto en el filtro de aire del motor o en las bobinas de encendido.

Realizar el mantenimiento preventivo y detectar estas cuestiones antes de que afecten el desempeño del vehículo es una forma de optimizar su operación de transporte y, como consecuencia positiva, generar ahorro de combustible.

Algunas maneras de realizar este control:

• Regulando la velocidad, la potencia del motor o el uso del aire acondicionado;
• Mejorando el proceso de mantenimiento del vehículo;
• Reduciendo el peso de la carga;
• Aumentando la eficiencia del combustible con la calibración correcta de los neumáticos.

La manera más eficaz es, en muchos casos, una combinación de estas medidas. Su papel es estudiar y analizar los datos de la flota para saber qué medidas encajan mejor con la realidad de su operación.

Para continuar, vea nuestro video sobre los KPI de la flota y aprenda más sobre los indicadores de desempeño del vehículo:

(video en portugués)