Torre de controle logístico: o que é, como funciona e porque ter uma

Uma torre de controle logístico traz um diferencial competitivo para a gestão da sua frota: a centralização de dados sobre as operações de transporte, permitindo agilidade e eficiência na tomada de decisões estratégicas.

Há anos as tecnologias invadem todos os setores no mercado de trabalho.

Para a logística, embora a necessidade de adaptação seja imediata, ela tem acontecido de forma gradual. Isso acontece porque são muitos processos separados em uma cadeia de suprimentos e há diversos gestores responsáveis por cada área.

Dessa forma, diferentes softwares de controle logístico foram surgindo — para controlar os veículos da frota, ter uma visualização das finanças, criar rotas de transporte melhores e assim por diante.

Agora, a torre de controle logístico surge como uma maneira de fazer todas as etapas do transporte conversarem entre si de apenas um lugar. A chamada visibilidade 360º das operações de transporte. Confira:

• O que é torre de controle logístico;
• Qual é a função de uma torre de controle logístico;
• Como funciona uma torre de controle logístico;
• Quais são as características dela;
• Quais os benefícios de implementar uma torre de controle logístico;
• Como implementar na sua operação de transporte.

O que é a torre de controle logístico?

Também conhecida por “control tower”, ela é uma central que reúne e digitaliza as informações sobre a cadeia de suprimentos em tempo real, de forma que permite uma visão completa dos processos da frota.

Vale ser preciso sobre o que “tempo real” significa aqui. A torre não coleta nada por conta própria: ela consome o que os sistemas conectados entregam, e cada fonte tem um relógio próprio. A posição de um veículo em trânsito é atualizada de forma contínua quando a operação contrata um serviço de rastreamento ou de telemetria — soluções vendidas por empresas especializadas nesse mercado, que dependem de equipamento embarcado no veículo. Já os dados de pneus, de checklist e de oficina entram na base no instante em que a inspeção é feita ou o serviço é apontado por uma pessoa. A torre exibe os dois lado a lado; o que ela não faz é criar dado que nenhum sistema coletou.

Assim, as atividades da frota e entregas são planejadas com maior precisão e organização. O monitoramento das viagens e número de entregas também é facilitado.

É utilizada principalmente em grandes empresas, sendo uma solução ideal para a centralização de dados e atualizações em tempo real das operações de transporte em simultâneo.

Porém, transportadoras de médio porte também conseguem usufruir da torre de controle logístico, até como um impulso de crescimento.

Qual a função da torre de controle logístico?

Pela quantidade de informações que estão presentes nessa central, ela tem diversos objetivos e funções atreladas. Confira algumas das atividades realizadas na torre de controle logístico:

• Monitoramento de entregas em tempo real;
• Planejamento de demandas e rotas de transporte;
• Solução de problemas urgentes em tempo real;
• Avaliação e análise dos indicadores de desempenho da frota;
• Identificação de tarefas de baixa produtividade na rotina;
• Controle de ociosidade dos veículos da frota;
• Visualização da quantidade e tipos de manutenções sendo realizadas.

Cada item dessa lista depende de uma fonte de dado diferente, e é útil saber qual antes de montar a torre. O acompanhamento de entregas e a localização de veículos e cargas em trânsito vêm de sistemas de rastreamento e de visibilidade contratados de fornecedores especializados, que embarcam equipamento no veículo ou na carga. Os indicadores de manutenção, de inspeção e de pneus vêm dos registros feitos na oficina e nos checklists. E o planejamento de demanda e de rotas costuma vir do ERP e do roteirizador. A torre é a tela onde tudo isso é lido junto — a coleta continua acontecendo em cada sistema de origem.

Como ela funciona?

A torre de controle logístico funciona a partir de três pilares: processos, pessoas e tecnologia. Confira:

1 – Avaliando e determinando processos

Os processos são tudo aquilo que o controle de frota deve considerar para otimizar suas operações.

O que cada colaborador faz em seu dia, como cada atividade é realizada, e que tipo de informação é coletada em cada tarefa são exemplos de processos em uma operação de transporte.

Na torre, eles são identificados e avaliados: estão funcionando? Fazem sentido? Podem melhorar? É nesse momento que o gestor decide a organização de sua frota e estabelece uma comunicação mais clara e concisa com sua equipe.

Através desse tipo de gestão, também é possível trazer mais padronização aos processos da frota. Sem essa etapa, a torre corre o risco de ficar bonita e vazia: o painel existe, mas os campos que deveriam alimentá-lo ficam em branco porque ninguém combinou quem preenche o quê, e quando.

2 – Dando informações às pessoas da frota

As pessoas são as responsáveis por fazer análises de qualidade e buscar estratégias e melhorias na rotina da frota.

Com todas as informações que a equipe tem a partir da torre de controle logístico, consegue gerar hipóteses sobre as melhorias possíveis para a sua operação de transporte e usam os dados para suportar suas teses.

Dessa forma, começa a otimização logística no transporte.

3 – Usando a tecnologia

A tecnologia no transporte é o que torna tudo possível. É por meio dela que os dados são coletados, armazenados e centralizados no mesmo local. Ou seja, é a base da torre.

Algumas tecnologias utilizadas incluem o software de gestão de pneus, o checklist eletrônico, o ERP, o sistema de controle de jornada e — quando a operação contrata esse serviço de um fornecedor especializado — também a telemetria. Qualquer solução SaaS que a sua transportadora usa serve como “alimento” para a torre de controle logístico.

Repare que essa lista mistura duas famílias com origens de dado bem diferentes. De um lado, os sistemas de telemetria e de rastreamento, vendidos por empresas especializadas nesse tipo de solução e dependentes de equipamento embarcado no veículo: são eles que produzem posição, velocidade e comportamento de condução. De outro, os sistemas que registram o que uma pessoa apurou — o checklist preenchido pelo motorista, a inspeção de pneus, o apontamento da oficina, o lançamento no ERP. Na tela da torre os dois aparecem juntos, mas a diferença importa na hora de cobrar um dado que está faltando: se ninguém inspecionou, não existe inspeção a exibir.

O sistema de controle de jornada, citado acima, é um exemplo de dado com referência normativa objetiva: o art. 67-C do Código de Trânsito Brasileiro veda ao motorista profissional dirigir por mais de 5 (cinco) horas e meia ininterruptas veículos de transporte rodoviário coletivo de passageiros ou de transporte rodoviário de cargas.

Quais são as características de uma torre de controle logístico?

Centralização e visibilidade

Uma das características da torre de controle logístico é a centralização de dados e funcionamento em tempo real. Nela, os responsáveis conseguem ver o que está acontecendo no momento e até interferir, caso notem algo fora do comum — sempre dentro do que os sistemas conectados conseguem informar naquele instante.

A ideia é integrar todos os sistemas da empresa, usando a combinação de telas disponíveis na sala da operação para cruzar dados e gerar um conhecimento ainda maior e melhor para a sua análise de indicadores e tomada de decisões.

Planejamento de frotas

Com tanta informação disponível sobre a realidade da frota, os planejamentos se tornam mais práticos e até acontecem com mais eficiência.

Tudo o que você tem à disposição na torre de controle logístico gera uma base de conhecimento enorme para que você avalie e identifique falhas nos processos da operação.

A partir disso, sabe qual solução buscar e pode incluí-la no planejamento, também colocando metas apropriadas para sua implementação e execução.

Execução

A execução é determinada pelo plano de ação que o gestor criou na hora do planejamento da frota. Quais medidas tomar, ações diárias e seus responsáveis são todas descritas no plano e devem ser seguidas, a fim de gerar os melhores resultados possíveis à empresa.

Também é na execução que se efetiva a coleta de dados através das tecnologias utilizadas. Ou seja, é o momento que testa se as tecnologias estão atendendo ao que você precisa ou não.

Por exemplo, se estão coletando o necessário para avaliar um determinado indicador de desempenho que você quer controlar.

Gestão analítica

Essa é a principal característica da torre de controle logístico. Tudo o que acontece nas demais etapas e pilares é com a intenção de gerar dados para “alimentar” a torre e serem analisados posteriormente.

Uma gestão analítica é fundamental para tomar decisões eficientes e que geram resultados com uma baixa taxa de prejuízos. Isso porque os fatos que comprovam e sustentam cada decisão estão sendo avaliados e controlados diariamente.

Quais as vantagens de ter uma torre de controle logístico?

Primeiro, você tem a visão de tudo que pode estar aumentando os custos operacionais da frota. Ou seja, os valores gastos com combustível, ociosidade dos veículos, pneus, insumos e assim por diante.

A partir disso, o gestor pode encontrar alternativas que reduzam custos e não prejudiquem o transporte de cargas.

Incidentes e ocorrências podem ser evitados com o acompanhamento de manutenções e inspeções veiculares, assim como a análise de problemas frequentes.

Igualmente, o monitoramento do comportamento de condução pode ser uma peça-chave para identificar os motivos desses problemas — uma leitura que depende de a operação ter contratado uma solução de telemetria capaz de gerar esse tipo de dado, já que ele não nasce dos registros de oficina nem dos checklists.

Com esse mesmo monitoramento, também é possível analisar a produtividade e desempenho em viagens. Número de entregas, tempo realizado, cumprimento do cronograma, etc.

Bem usadas, essas informações podem se converter em diferencial competitivo e em melhor resultado para a empresa. O ganho não vem da existência do painel, e sim da decisão que ele permite tomar mais cedo.

Afinal, ao passo em que controla melhor suas operações, fornece um serviço melhor aos consumidores e satisfação a todos os envolvidos.

Como implantar a torre de controle logístico?

Não se trata, necessariamente, de um espaço físico em formato de torre que você precisa na sua empresa, mas de um modelo de gestão para otimizar a sua tomada de decisões.

Dessa forma, a implantação da torre de controle logístico acontece em três etapas:

Primeira etapa: coleta de dados

O primeiro momento é a coleta das informações necessárias para poder analisar os indicadores e tomar decisões. Caso tenha sistemas funcionando em sua rotina, pode puxar os dados para essa centralização e continuar os coletando da mesma maneira.

Por outro lado, se a gestão ainda se dá de forma manual, é preciso investir nas tecnologias necessárias, como sistemas para: manutenção da frota, gestão de pneus, roteirização e monitoramento da frota, e assim por diante.

Essas frentes costumam ser contratadas separadamente, e de fornecedores diferentes: o acompanhamento de veículos e cargas em trânsito é serviço de empresas de rastreamento e telemetria; a gestão de pneus e a manutenção vêm de sistemas que registram inspeções e serviços de oficina. Saber de onde vem cada dado ajuda a não esperar de um fornecedor uma informação que ele não coleta.

Segunda etapa: análise de indicadores

Os indicadores ditam como está a performance da operação em diversos setores e etapas do transporte. Por exemplo, o indicador de ociosidade dos veículos ajuda no entendimento da produtividade da frota e no planejamento de rotas para evitar tráfego.

É importante ter parâmetros de comparação para saber avaliar se os resultados encontrados na sua frota estão dentro de um padrão esperado ou se precisam de medidas urgentes de melhoria. Na falta de uma referência externa confiável, a própria frota no período anterior costuma servir de parâmetro — comparando meses parecidos em volume e em perfil de rota.

Terceira etapa: resultados e tomada de decisões

Essa é a etapa decisiva, onde você usa tudo o que acontece nas etapas anteriores e toma suas decisões.

Geralmente, é preciso criar relatórios e passá-los com os diretores da empresa para que novas medidas realmente sejam tomadas, por isso, ter os dados à disposição e mostrar a realidade da operação se torna ainda mais importante.

Uma observação de escopo, para quem for montar a lista de fornecedores: dificilmente uma ferramenta isolada cobre a torre inteira. Cada sistema entrega uma fatia do dado, e a torre é o lugar onde essas fatias passam a ser lidas juntas.

Para auxiliar na construção da sua torre de controle logístico, conheça as tecnologias para gestão de frotas desenvolvidas pela Prolog: gestão de pneus, checklist eletrônico e gestão de manutenção — três frentes em que o dado entra pela inspeção feita por uma pessoa e pelo apontamento da oficina.