Tudo que você precisa saber sobre otimização logística na frota

A otimização logística busca métodos para definir a solução mais eficaz para um problema ou dificuldade na operação. Isso significa tornar as atividades mais eficientes para evitar falhas e reduzir custos.

A fim de alcançar esses objetivos, você precisa fazer uma análise e identificar onde as melhorias podem ser aplicadas. Por isso, no post você vai ver:

• O que é otimização logística?
• Para que serve?
• Dá para aplicar uma otimização logística na frota?
• Qual impacto pode gerar?
• Por onde começar?

O que é otimização logística?

A otimização logística pode ser definida como o aprimoramento das operações da cadeia logística e de suprimentos. E, seu principal objetivo é gerar eficiência e redução de custos para uma frota.

Basicamente, sua aplicação melhora a forma como a transportadora lida com todos os processos de uma operação, de modo a solucionar problemas ou dificuldades no dia a dia, seja para a própria empresa ou para os seus clientes.

Da mesma forma que a matéria-prima e os insumos estão em constante fluxo, até serem enviados como um produto final aos clientes, a otimização também deve ser um processo constante.

Para isso, você precisa observar o que a companhia tem feito na logística e como é possível melhorar. Afinal, a análise frequente aponta indicadores relevantes e permite decidir a partir do que a operação mostra, e não a partir do que se supõe sobre ela.

Vale separar dois usos do termo, porque eles aparecem juntos e não são a mesma coisa. Há a otimização como cálculo — roteirização, plano de carregamento, alocação de veículo, decisões que respondem a um modelo com restrições. E há a otimização como rotina de gestão: revisar processo, corrigir gargalo, padronizar o que deu certo e voltar a medir. A segunda é a que quase toda frota começa fazendo, e ela não exige nenhuma ferramenta sofisticada para sair do lugar.

Para que serve a otimização logística?

Você sabe por que toda empresa possui metas? A resposta é simples: é o que mantém as atividades em pleno funcionamento. A otimização logística auxilia, em especial as transportadoras, a alcançarem suas metas e a superarem seus obstáculos.

Nos dias de hoje, em que é preciso sempre aperfeiçoar estratégias, essa constante busca por melhorias é fundamental. É o que apresenta a empresa como interessante para a clientela, oferecendo a ela melhores experiências.

Igualmente, serve para estimular a inovação no setor de transporte, com o uso de tecnologias centralizadoras que podem ser ampliadas para outros setores e implementadas com integração entre si, de modo a obter resultados mais positivos.

Na rotina, ela serve para responder a três perguntas que a operação faz toda semana: o que está custando mais do que deveria, o que está atrasando e o que está se repetindo. Enquanto essas respostas dependerem da memória de quem está há mais tempo na empresa, o que existe não é otimização — é improviso bem-intencionado, que funciona até a pessoa tirar férias.

Dá para aplicar esse tipo de otimização na frota?

Com certeza. A otimização é capaz de agregar mais valor a um produto e de diminuir os custos, também favorecendo a produtividade.

Com uma equipe de gestão e funcionários capacitados, a entrega de mercadorias é planejada desde o ponto de origem até o ponto de consumo.

A reputação de uma empresa que faz uma entrega rápida pode ser excelente, mas, se os produtos não estiverem bem dispostos nos veículos, erros podem acontecer e até problemas com mercadorias danificadas.

Entre outras questões, você precisa levar em conta as variáveis como:

• Cliente mais próximo;
• Melhor rota a ser feita;
• Horário de atendimento aos clientes;
• Ordem de entregas;
• Veículo mais adequado à rota;
• Quantidade de carga enviada na rota;
• Entre outros.

Há ainda uma restrição que não é negociável e costuma ficar de fora dessa conta: a jornada de direção. O Código de Trânsito Brasileiro veda, no art. 67-C, que o motorista profissional dirija por mais de cinco horas e meia ininterruptas veículos de transporte rodoviário coletivo de passageiros ou de transporte rodoviário de cargas. Qualquer roteirização feita sem esse limite produz um plano bonito no papel que a operação não consegue cumprir na estrada.

É responsabilidade do gestor, para alcançar a otimização logística, planejar e coordenar a fluidez de informações a respeito das operações de transporte, além de negociar e estabelecer padrões nos processos logísticos.

O motorista, por sua vez, tem sua participação na otimização ao cumprir com as responsabilidades de seguir os planejamentos de rota e carregamento de carga realizados pelo gestor, e realizando a inspeção de veículos segundo os cronogramas previstos.

Qual impacto a otimização logística pode gerar?

Redução de custos

A revisão e/ou supervisão constante dos processos da frota auxilia na identificação do que precisa ser melhorado, permitindo a alocação de recursos. Dessa forma, você consegue entender como melhor distribuir esses recursos para equilibrar os gastos da frota — chegando à redução de gastos.

Outra questão importante, que pode contribuir para esse objetivo, é a redução na incidência de roubos e extravio de cargas, com o acompanhamento preciso dos transportes. Existem no mercado soluções de terceiros dedicadas a isso, como as ferramentas de rastreamento de carga e o gerenciamento de risco contratado, e o que faz sentido depende do perfil de carga e das rotas da operação.

Vale um alerta de método aqui: economia só é economia quando aparece no custo por quilômetro ou por entrega. Cortar uma despesa isolada e empurrá-la para outra linha — trocar manutenção preventiva por corretiva, por exemplo — aparece como ganho no mês e como prejuízo no ano.

Vantagem competitiva

A busca por otimizar os processos da operação, além de possibilitar uma rotina mais produtiva, oferece vantagem competitiva.

Com as otimizações, poderá oferecer serviços mais qualificados, com mais segurança e processos mais organizados. Principalmente se contar com auxílio da tecnologia, pois vai encontrar ferramentas que irão facilitar as atividades por aí.

Em transporte, boa parte dessa vantagem é de natureza contratual. Embarcador que exige nível de serviço, comprovação de entrega e histórico de ocorrência tende a comparar fornecedores pelo que eles conseguem demonstrar com registro, não pelo que afirmam em reunião.

Mais produtividade

Otimizar é buscar formas de tornar os processos mais ágeis, sem perder a qualidade.

Já mencionado acima, você pode e deve contar com o apoio de ferramentas. Dentre as opções disponíveis no mercado, encontrará tecnologias para planejar rotas mais eficientes, organizar a programação das viagens, deixar as inspeções mais rápidas e por aí vai.

Tudo isso vai resultar no aumento da produtividade na operação. O ganho, porém, costuma vir menos de fazer cada tarefa mais rápido e mais de eliminar a espera entre elas: veículo parado aguardando liberação, checklist em papel aguardando digitação, ordem de serviço aguardando aprovação.

Aumento da satisfação dos clientes

Assim como em muitos negócios, uma falha pode se tornar uma bola de neve, levando a uma série de problemas, o que pode impactar os clientes e afetar a imagem da empresa.

A otimização dos processos tende a resultar na redução de falhas, em mais segurança para a carga e em menos atrasos. Todas essas questões resultam em um melhor atendimento, passando mais segurança e profissionalismo aos clientes.

E, vamos ser honestos, isso é o que todo cliente espera.

Por onde começar a otimização logística na frota?

1 – Reconhecer e analisar os processos diários

A partir de um mapeamento dos processos, detalhando como eles acontecem e quem são os responsáveis, você entende melhor o fluxo de trabalho ao todo. Para um pleno funcionamento da cadeia logística, principalmente na movimentação de cargas e transportes, essa etapa é fundamental.

Por essa razão, esse é um dos primeiros passos para iniciar a otimização logística das suas operações de transporte.

A partir do que for observado nesse momento, você pode tomar algumas medidas, como:

• Providenciar treinamentos e capacitações à equipe;
• Ir atrás de novos parceiros e/ou fornecedores;
• Encontrar os maiores pontos de dor da operação e encontrar as soluções ideais.

Um cuidado evita que essa etapa vire documento de gaveta: mapeie o processo como ele acontece, acompanhando quem executa, e não como está descrito no procedimento. A diferença entre os dois costuma ser exatamente o gargalo que você procura.

2 – Determinar e acompanhar os indicadores de desempenho

Indicadores de desempenho são essenciais para avaliar as operações com base no que realmente acontece no dia a dia das frotas.

No primeiro passo, você avalia os processos e entende o ponto que pode estar precisando da otimização. Aqui, deve buscar os indicadores mais importantes que ajudam a entender as soluções para melhoria.

Se o processo de inspeção de veículos é muito demorado, por exemplo, você precisa acompanhar o tempo médio de realização do checklist e quantos estão sendo realizados diariamente, entre outras informações.

E, então, avaliar quais são as alternativas: será que compensa mais contratar uma solução de checklist digital? Ou fazer uma parceria com oficinas especializadas para lidar com todo esse processo?

Todas as respostas são encontradas a partir dos KPIs (indicadores de desempenho).

Comece com poucos e ligados ao problema que você mapeou. Custo por quilômetro, disponibilidade da frota, prazo de entrega cumprido e tempo de veículo parado já sustentam boa parte das decisões iniciais — e todos eles dependem de um painel ou de uma planilha alimentada com disciplina para valer alguma coisa. Indicador que ninguém abre na segunda-feira não é indicador, é relatório.

3 – Adquirir ferramentas que podem ajudar na otimização

Como falamos algumas vezes até aqui, as tecnologias são bem importantes para a otimização logística. Com elas, é possível antecipar demandas, automatizar tarefas, centralizar dados, e muito mais.

O próprio checklist digital é uma tecnologia moderna que traz resultados melhores, assim como sistemas de gestão de pneus, de combustível, ou para gestão de manutenção e controle de estoque.

Antes de contratar, verifique como o dado sai da ferramenta. Se ela não exporta nem integra com o que a empresa já usa, você troca um controle manual por uma ilha de informação — e volta a digitar o mesmo dado duas vezes, agora com a sensação de estar modernizando.

Providenciar a otimização da frota é uma prática de longo prazo. Inclusive, é uma atividade contínua, pois as operações de transporte têm muitos processos e precisam ser constantemente avaliadas.

Ou seja, sempre há espaço para melhorias.

Após esses três passos iniciais, você pode tornar sua frota ainda mais produtiva e eficiente com uma gestão de alto nível. Para isso, faça o download gratuito do nosso e-book Guia da Gestão de Frotas.