Quando uma transportadora com mais de 350 veículos, 850 colaboradores e 70 mil entregas mensais opera há mais de 10 anos com a mesma plataforma de gestão, isso diz algo sobre o resultado que a ferramenta entrega no dia a dia.
A Avilan Transportes é uma das parcerias mais longas do Prolog. A relação começou em 2015, antes mesmo de a Prolog ter as soluções que tem hoje, e evoluiu junto com a operação.
Confira:
- Quem é a Avilan Transportes
- Como era a gestão antes do Prolog
- O que mudou com a tecnologia na operação
- Os resultados concretos da parceria
- O que a jornada da Avilan ensina para outras operações
Quem é a Avilan Transportes
A Avilan é uma transportadora com mais de 30 anos de atuação no transporte rodoviário de cargas, especializada em distribuição urbana e logística de armazém. A operação abrange 7 filiais, mais de 350 veículos ativos e uma equipe de mais de 850 colaboradores, realizando mais de 70 mil entregas por mês.
Entre seus clientes estão empresas como Ambev, Leroy Merlin e Portobello, atendendo segmentos como bebidas, materiais de construção e cerâmica.
É o tipo de operação em que a frota precisa rodar todos os dias e qualquer parada não planejada impacta diretamente o nível de serviço.
Para uma operação desse porte, a gestão de frotas precisa de visibilidade, padronização e dados confiáveis. Afinal, é preciso sustentar decisões que afetam centenas de veículos e milhares de pneus ao mesmo tempo.
Como era a gestão antes do Prolog
Como acontece em muitas transportadoras, a Avilan operava com processos manuais. O controle de pneus era feito no papel, as inspeções dependiam de anotações em caderno e a informação circulava de forma fragmentada entre borracharia, oficina e gestão.
Nas palavras de um colaborador, gerente corporativo da Avilan: “Há um bom tempo, a gente sofria muito com essa gestão de pneus. Era algo muito manual, muito papel.”
Esse cenário é familiar para muitos gestores de frota. A operação funciona, as entregas saem, mas sem visibilidade real sobre o estado dos ativos, sobre os custos acumulados e sobre onde estão as perdas.
As decisões acabam sendo tomadas por urgência ou por experiência individual ao invés de aproveitar a enorme quantidade de dados gerados todos os dias.
A parceria com o Prolog começou em 2015, inicialmente com uma funcionalidade de controle de pagamento de motoristas, uma solução que já foi descontinuada. Porém, foi a partir desse primeiro contato que a tecnologia começou a se expandir dentro da operação. E, ao longo dos anos seguintes, incorporando a gestão de pneus e o checklist eletrônico.
O que mudou com a tecnologia na operação
A entrada do Prolog na Avilan não foi uma implementação pontual, foi uma transição progressiva de uma operação baseada em papel para uma operação baseada em dados.
Na gestão de pneus, o kit de aferição eletrônica e o sistema de controle permitiram que cada pneu passasse a ser rastreado individualmente: pressão, profundidade de sulco, posição no veículo, histórico de movimentações, recapagens e descartes.
Com o checklist eletrônico, as inspeções de veículos deixaram de ser fichas em papel que se acumulavam na mesa do gestor.
O motorista passou a realizar a inspeção pelo aplicativo, e qualquer item fora do padrão gera uma ordem de serviço automaticamente, conectando a identificação do problema à ação de correção sem etapas manuais no meio.
Essa mudança não foi só de ferramenta. Foi de processo.
A padronização que o sistema trouxe fez com que todos os colaboradores, de qualquer filial e em qualquer turno, seguissem o mesmo fluxo de trabalho. Assim, a informação passou a ser coletada da mesma forma, analisada com os mesmos critérios e transformada em decisão com base nos mesmos indicadores.
O impacto dessa mudança se reflete na própria fala da liderança. O gerente corporativo resume: “Desde que a gente conheceu a ferramenta Prolog, a gente migrou para esse modelo de gestão. A nossa gestão ficou muito mais eficiente, muito mais assertiva, com muito mais velocidade nas tomadas de decisões e hoje a gente não se vê mais sem o uso dessa ferramenta.”
Os resultados concretos da parceria
Ao longo de mais de 10 anos de uso, os resultados da Avilan com o Prolog se traduziram em ganhos mensuráveis em três frentes:
136% mais produtividade na gestão de pneus
Com o kit de aferição eletrônica e o sistema integrado, o processo de inspeção e controle de pneus se tornou significativamente mais rápido e preciso do que o modelo manual anterior.
Mais aferições feitas no mesmo tempo, com dados que entram direto no sistema, sem retrabalho de digitação e sem perda de informação.
Eliminação de mais de 2 toneladas de papel por mês
A digitalização do checklist e da gestão de pneus removeu da operação um volume expressivo de fichas, formulários e relatórios impressos.
Além do ganho ambiental, isso representou agilidade: a informação que antes levava dias para chegar ao gestor passou a estar disponível em tempo real.
Redução expressiva nos custos com pneus
Com rastreabilidade individual, controle de CPK por marca e modelo, e decisões de compra e recapagem orientadas por dados, a operação conseguiu reduzir de forma significativa o que o colaborador da empresa chama de “conta pneu”:
“A ferramenta veio para revolucionar a nossa empresa e isso fez com que a gente tivesse uma redução de gastos expressivos na conta pneu.”
O que a jornada da Avilan ensina para outras operações
A experiência da Avilan com o Prolog não é um caso isolado e sim um caminho que muitas transportadoras podem percorrer.
Alguns pontos dessa jornada se aplicam a qualquer operação que esteja considerando estruturar melhor a gestão de manutenção e o controle de ativos.
O primeiro ponto é que a transformação não precisa acontecer de uma vez. Na realidade, a Avilan começou com uma funcionalidade simples e foi incorporando soluções conforme a operação amadurecia. O importante é dar o primeiro passo e garantir que cada etapa prepare a próxima.
O segundo é que tecnologia sem processo não gera resultado. Na prática, o Prolog trouxe a ferramenta, mas o resultado veio porque a Avilan estruturou processos em torno dela. Para isso, padronizou rotinas, capacitou a equipe e passou a usar os dados para tomar decisões. No fim, a ferramenta viabiliza, mas quem transforma é a operação.
O terceiro é que o retorno é cumulativo. Os primeiros meses são de adaptação, de ajuste de processo e de construção de base de dados. A partir daí, cada mês seguinte gera mais inteligência, mais comparabilidade e mais capacidade de antecipar problemas antes que virem custo.
Não por acaso, mais de 10 anos depois, a Avilan segue operando com o Prolog porque a ferramenta continua entregando resultados. E esse é, talvez, o indicador mais relevante de um case de sucesso: a permanência.
Converse com um especialista da Prolog para estruturar também a gestão de frotas da sua operação com mais controle e visibilidade.
