Como convencer a diretoria a contratar um sistema de gestão de frotas

Saber como argumentar a favor de um sistema de frotas é uma habilidade essencial para o gestor de frotas atualmente.

Além de a tecnologia agilizar a rotina das operações de transporte, também pode promover aquilo que mais interessa aos membros da diretoria de uma empresa: redução de custos e entrega de resultados positivos.

O objetivo é montar um argumento que alinhe a tecnologia com os objetivos estratégicos da empresa, demonstrando como o investimento em um sistema de frotas pode se pagar — e em quanto tempo isso pode acontecer.

Para isso, o desafio está em ir além dos jargões técnicos para traduzir as funcionalidades e benefícios do sistema de frotas no impacto financeiro e operacional da frota.

Confira a seguir como argumentar a favor de um sistema de frotas:

• Apresente o sistema de frotas que deseja contratar e suas funcionalidades
• Mostre o ROI na gestão de frotas
• Tenha um plano sólido para apresentar
• Utilize casos de sucesso relevantes
• Reforce a importância da tecnologia em gestão de frotas e benefícios gerais esperados

Apresente o sistema de frotas que deseja contratar e suas funcionalidades

É importante que você apresente as funcionalidades do sistema que você deseja contratar para abordar exatamente como ele irá impactar e resolver os desafios enfrentados pela sua gestão atual.

Por exemplo, se o controle de manutenções é um de seus desafios, mostre como o sistema de gestão de manutenção pode agilizar a identificação de veículos com problemas e o agendamento de serviços.

Se o controle de custos é uma preocupação, busque demonstrar como o sistema pode fornecer análises detalhadas das diferentes áreas da frota, ajudando a identificar onde a frota pode economizar.

Essa abordagem garante que a diretoria entenda como o sistema se alinha especificamente com os objetivos e necessidades da empresa.

Mostre o ROI na gestão de frotas

O Retorno Sobre Investimento (ROI) é um indicador fundamental para ser utilizado na sua apresentação para convencer a diretoria.

É importante que, para construir um bom argumento, você traga informações completas sobre o custo do sistema de gestão de frotas, os resultados esperados de economia e redução de custos, e o período estimado para alcançar esses resultados.

Geralmente, durante demonstrações e reuniões com fornecedores de soluções tecnológicas para frotas, essas empresas apresentam argumentos e dados de ROI que você deve anotar e usar na sua argumentação junto à diretoria.

Caso a empresa fornecedora do sistema ofereça uma calculadora de ROI ou ferramentas similares, não hesite em solicitar acesso a essas ferramentas ou, pelo menos, aos resultados que elas geram.

Isso pode fornecer dados para fortalecer seu argumento sobre o valor prático e financeiro do sistema proposto para a gestão da frota.

Tenha um plano sólido para apresentar

Para argumentar a favor de um sistema de gestão de frotas, você deve ter um plano claro e direto, que destaque as principais informações que a diretoria quer saber, principalmente em relação aos custos e pagamento da solução.

Inclua na sua apresentação:

• O valor total do sistema que você deseja contratar, incluindo os custos de implementação, recorrência, instalação e manutenção, assim como qualquer outro adicional que possa ocorrer na utilização da tecnologia.
• O retorno financeiro esperado, seja na otimização da eficiência operacional ou na redução direta de custos a partir da utilização do sistema.
• As diferentes opções de pagamento disponíveis, como à vista, assinatura, etc.
• O cronograma de pagamento, destacando as datas importantes e marcos financeiros. Dessa forma, contribuindo para que a diretoria tenha uma visão melhor sobre fluxo de caixa e planejamento financeiro.

Além disso, ter um plano sólido envolve estar preparado para responder a eventuais dúvidas e questionamentos dos gestores e líderes. Faça um exercício de antecipar quaisquer dúvidas ou objeções que possam surgir e prepare as respostas necessárias.

Isso demonstra sua preparação e confiança na recomendação que está fazendo.

Utilize casos de sucesso relevantes

Incluir casos de sucesso relevantes em sua argumentação é uma tática para ilustrar o impacto positivo de um sistema de gestão de frotas.

Ao destacar exemplos de outras empresas, ainda mais casos no mesmo setor que a sua, você pode demonstrar como o sistema proposto já trouxe benefícios a organizações semelhantes.

Isso fortalece a credibilidade da sua recomendação e permite que a diretoria visualize os resultados que podem esperar.

Reforce a importância da tecnologia em gestão de frotas e benefícios esperados

A tecnologia pode ser utilizada de diferentes maneiras na gestão de frotas, considerando todas as áreas que isso inclui — do controle de veículos e monitoramento da rota até os cuidados e análise de pneus utilizados.

E é exatamente isso que você deve abordar em sua apresentação, principalmente se a empresa ainda não possui tecnologias voltadas para a gestão de frotas.

Essa abordagem tecnológica não só automatiza processos operacionais e administrativos, liberando a equipe de tarefas repetitivas e sujeitas a erros, mas também oferece uma análise detalhada dos custos operacionais.

Assim, permite identificar áreas de economia, principalmente em combustível e manutenção, que representam dois dos maiores custos operacionais em frotas.

Ao demonstrar todas essas questões para a diretoria, você consegue começar a mostrar porque a tecnologia é uma necessidade na sua gestão de frotas.

Além disso, os benefícios de um sistema de gestão de frotas incluem uma maior eficiência operacional, a redução de custos, um aumento na vida útil dos veículos e redução do tempo de inatividade deles, entre outras vantagens.

Você está pronto para argumentar a favor de um sistema de frotas na sua empresa? Agende agora a sua demonstração do Prolog App e reúna as informações necessárias para a sua apresentação!