Saber como fazer um check list eficiente é fundamental para manter os veículos da frota em conformidade e nas melhores condições de uso.
Ao estabelecer o processo de check list, você coloca em prática uma rotina mais organizada e simplifica o controle das inspeções e manutenções da sua frota, especialmente se decidir pela adoção de modelos de checklist de veículos digital.
Mas, antes de selecionar o tipo de check list que a sua operação vai utilizar, entenda melhor como elaborar um checklist. Confira este passo a passo:
- Organizar e ter uma sequência lógica dos itens;
- Criar um método de preenchimento claro e objetivo;
- Incluir os prazos e responsáveis;
- Aproveitar as ferramentas digitais.
1 – Organizar e ter uma sequência lógica dos itens
O primeiro passo de como fazer um check list eficiente é conhecer quais são os itens que devem ser incluídos nesse modelo e entender como eles se distribuem pelo veículo.
Isso permitirá estabelecer a sequência mais lógica para a disposição dos itens ao longo do check list, de maneira que, durante a inspeção de veículos, o motorista não precise percorrer o veículo muitas vezes em busca das verificações necessárias.
Além disso, uma organização bem planejada e alinhada à inspeção ajuda a prevenir erros e evitar que o motorista deixe de registrar informações, comprometendo a precisão do checklist e a confiabilidade da frota.
2 – Criar um método de preenchimento claro e objetivo
Deixar campos em aberto e não dar um direcionamento claro para o preenchimento do checklist da frota é um dos principais erros nessa etapa do processo.
Você deve estabelecer com antecedência a abordagem de como aplicar o check list
e também garantir que os modelos disponibilizados também sejam intuitivos para os motoristas preencherem.
O uso de campos padrões como “OK” e “NOK” é uma prática comum e eficaz, mesmo em checklists de papel.
Outros métodos podem ser o uso de símbolos como um check “✓” ou um “X”, assinalar com uma bolinha, destacar um quadrado, etc. Há várias maneiras de preencher o check list de forma padronizada e você pode identificar aquela que melhor se adapta ao seu controle e organização.
Independente de qual será o método para preencher o check list, o mais importante é comunicar aos motoristas qual o procedimento selecionado para o preenchimento e garantir que todos estejam aderindo a ele corretamente.
3 – Incluir os prazos e responsáveis
Embora essa informação não esteja, necessariamente, contida diretamente no check list, é possível incorporá-la nele. No entanto, o mais adequado é que você tenha um cronograma de inspeções, identificando quais são os prazos de vencimento para cada veículo.
Para os veículos que realizam rotas diárias, manter um checklist fácil e diário, juntamente da revisão trimestral ou semestral mais completa, é essencial.
A melhor maneira de identificar o momento certo para a inspeção completa do veículo é acompanhando tanto o tempo de utilização quanto a quilometragem rodada.
A maioria dos itens deve passar por essa revisão a cada 6 meses ou a cada 10 mil km rodados. Portanto, considere esses dois fatores ao planejar a realização do checklist. O que ocorrer primeiro deve ser priorizado.
Além do mais, apesar de ser uma prática comum cada motorista ser o responsável por um veículo específico, é importante documentar e oficializar isso não apenas verbalmente, mas por meio de um cronograma físico também. Esse cronograma pode ser fixado no painel da empresa ou disponibilizado em um sistema de gestão digital.
Isso indica que saber como fazer um check list eficiente também depende de outras práticas gerenciais. Por isso, manter um setor de manutenção na sua gestão de frotas que abrange inspeções veiculares pode ser um caminho fundamental para a otimização logística da sua operação.
Assim, você não apenas aprendeu como criar um check list eficiente, mas está disponibilizando tudo o que é necessário para que o preenchimento e resultados sejam satisfatórios.
4 – Aproveitar as ferramentas digitais
Os três passos anteriores de como fazer um check list eficiente são fundamentais e compreender essas etapas é uma parte indispensável da sua gestão. No entanto, a verdade é que você pode torná-los ainda mais simples usando ferramentas digitais, como o programa de check list eletrônico.
A plataforma de checklist possui recursos que incorporam todas as dicas e automatizam diversas tarefas. Por exemplo, a marcação de itens em conformidade ou não conformidade é padronizada para todos os usuários.
Além disso, criar modelos de checklist é ágil e fácil, permitindo a utilização de modelos prontos e personalizáveis conforme necessário.
Ao utilizar uma ferramenta de checklist eletrônico, você poderá:
- Criar sequências de perguntas e opções de respostas adaptadas às diferentes necessidades e processos.
- Definir quais modelos de veículos devem ter o checklist aplicado e quais colaboradores devem realizá-lo.
- Realizar a aplicação em sua operação, com checklists respondidos em qualquer celular que tenha o aplicativo da Prolog.
- Monitorar as não conformidades em diferentes níveis de prioridade por meio das Ordens de Serviço abertas em tempo real.
- Gerenciar seus processos em tempo real.
Algumas preocupações em relação ao uso de modelos digitais incluem conexão com a internet e a coleta de assinatura dos responsáveis. Por isso, temos uma boa notícia para você: a Prolog já pensou em tudo isso.
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