O que os gestores fazem quando precisam melhorar o controle de frotas?

como fazer um bom controle de frota

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Que tal descobrir 11 maneiras de melhorar o seu controle de frota? Leia esse texto para saber TUDO que você precisa do assunto.

Vamos cobrir brevemente alguns desafios da gestão de frotas e quais as melhores ações para ter um controle mais eficiente. Boa leitura!

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Alguns desafios do controle de frotas

É difícil ter, sozinho, o controle de tudo que acontece dentro de uma operação de transporte. Ou seja, há diversos desafios que um gestor de frota encontra em seu cotidiano.

Além de controlar os veículos que saem para viagem, é preciso estar totalmente ciente das rotas que eles irão fazer, o valor e local de abastecimento, a situação dos pneus de cada veículo, quando irão retornar de viagem, e assim por diante.

Com tantas informações para analisar, as vezes você pode acabar tomando decisões precipitadas e sem um embasamento completo.

Então, como fazer uma gestão melhor, realmente eficiente?

Aqui estão as ações para melhorar seu controle de frotas

Fazer um mapeamento de veículos

Você deve listar todos os veículos da sua frota, anotar modelos, placas, ano, quilometragem e demais informações que foram coletadas na última revisão de cada veículo.

O GUIA DA
GESTÃO DE FROTAS

Por que isso? O conhecimento dos veículos e suas condições é a melhor maneira de ter a visão completa de quais são os gastos e como economizar nesse quesito.

Quer um exemplo? Pneus desgastados são motivo para aumento de consumo de combustível. Assim, se um ou mais veículos estiver com os pneus nessa situação você precisa resolver esse problema para poder economizar com o abastecimento.

Criar uma política de controle de frotas

O papel da política de frotas é padronizar comportamentos e práticas para todos os colaboradores da frota. Quando todos cumprem com as diretrizes estabelecidas, é mais fácil ter resultados otimizados e constantes.

Ah, e claro: ela será um meio para medir o desempenho individual de cada motorista e da equipe como um todo. Dessa maneira, garantindo um tratamento justo para todos os envolvidos.

Realizar treinamento de motoristas periodicamente

Antes de mais nada, é importante falar aqui que o treinamento de um motorista vai além das práticas de direção em si.

Com certeza, é essencial que todos os motoristas saibam que devem praticar a direção defensiva e quais os cuidados ideais para cada veículo que dirigem.

Porém, mais do que isso, os condutores devem ser instruídos de como manter uma alimentação saudável, como melhor realizar suas refeições para as longas horas de trabalho que às vezes precisam cumprir, remédios a serem evitados quando forem pegar no volante, etc.

Igualmente, devem estar por dentro de todas as regras da política de frotas.

Manter um cronograma de manutenção preventiva

Sim, a manutenção preventiva é um gasto e você poderia economizar ao evitar esse processo. Contudo, você terá um prejuízo grande ao fazer isso.

Não entendeu? A manutenção corretiva é bem mais cara do que manter o cronograma de prevenção.

Ao negligenciar a verificação básica de componentes do veículo e fazer as trocas de óleo, limpeza de filtro, etc., você está colocando em risco o veículo, o motorista e a situação financeira da frota.

Em adição, com a prevenção em dia, você evita que muitos veículos fiquem parados ao mesmo tempo. Isso seria um grande problema na logística da empresa!

Analisar relatórios com gastos mensais

Que tipo de gasto deve ser anotado para criar um relatório? A resposta é: TODOS. Cada centavo deve entrar na conta para que você consiga ter o controle de frota completo.

Assim, combustível, manutenção, troca de pneus, multas, imprevistos, entre outros devem entrar na conta mensal.

Quando você reúne todas as informações em apenas um lugar é muito mais simples de visualizar o que está acontecendo na frota e quais as medidas que você precisa realizar.

Calcular a previsão de despesas

Digamos que você conseguiu estabelecer os valores de consumo por quilômetro de todos os veículos, ótimo! Conseguiu estabelecer uma média de custo de manutenção por veículo também? Melhor ainda.

E agora, qual o próximo passo para um controle de frota eficiente?

Fazer o cálculo de previsão de despesas!

Com todos os dados em mãos, você consegue entender um valor médio de gastos para os próximos meses e planejar a compra de novos veículos, pneus, contratações, ou o que mais a frota estiver precisando.

Planejar os abastecimentos da frota

O consumo de combustível é o maior gasto de uma frota, por isso, as medidas para economizar são tão procuradas pelos gestores.

Ao invés de ir sempre atrás dos menores preços, o planejamento deve ser feito pensando em parcerias com postos de abastecimento e rotas otimizadas.

Planejar e monitorar todas as rotas

E o que é esse trabalho? Primeiro, o planejamento nada mais é do que escolher, antes das viagens, os caminhos que cada veículo irá fazer. Assim, combinando qual é o caminho mais rápido e em melhores condições até o destino da carga.

Às vezes o caminho mais rápido tem uma estrada em péssimas condições, outras vezes a estrada com melhores condições levará um dia a mais para chegar no local previsto. Por isso, a escolha deve ser feita com calma e analisando todos os caminhos possíveis.

Já o monitoramento pode ser feito com a ajuda de algumas tecnologias. Por exemplo, GPS ou telemetria. 

De modo geral, a telemetria é a melhor alternativa, já que ela te dá informações além da localização. Incluindo a quilometragem rodada e velocidade média do veículo.

Avaliar o desempenho dos condutores

Após realizar os treinamentos e implementar a política de frotas, você pode começar a avaliar o desempenho da equipe de motoristas. Melhor ainda, de cada um individualmente.

Isso será vital para entender quem está agindo de maneira adequada e quem precisa de novas instruções. Também é o que leva ao próximo ponto:

Estabelecer metas para a frota

Para ter os melhores resultados, você precisa saber o que está buscando, certo? Como poderá saber se está tendo resultados positivos se não tem com o que comparar?

Entende o que estamos falando?

Então você precisa começar a estabelecer metas para a sua frota. Analise o que está acontecendo, qual é um problema recorrente, qual é a média de entregas mensais, etc., e crie objetivos e metas em cima disso.

Usar tecnologia para controle de frota

É verdade, hoje já existem vários sistemas que vão te dar controle total sobre tudo que acontece na frota. Se você não quer fazer tudo por conta própria e, claramente, você nem deve querer isso, escolher uma tecnologia de gestão é essencial.

Aliás, você pode até fazer uma combinação de tecnologias: o sistema de gestão e organização de procedimentos, uma tecnologia para gestão de pneus, a tecnologia da telemetria e assim por diante.

Quer aprender mais sobre Controle de Frotas? Baixe aqui o nosso Guia de Gestão de Frotas.

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