Como fazer um bom controle de frotas.

Saiba como encarar os maiores desafios de um controle de frotas

Luiz Felipe
Luiz Felipe

O controle de frotas pode ser desafiador por muitos motivos, seja na hora de montar um orçamento ou de encontrar maneiras de permanecer dentro dele. O que fazer para lidar com essas dificuldades? Aí entra a importância de uma gestão de frota eficiente.

Sem dúvida alguma, as maiores dificuldades de uma transportadora estão na realização de uma gestão competente. Não se trata, necessariamente, da falta de qualidade de um funcionário. Na maior parte dos casos, é apenas uma questão de adquirir ajuda tecnológica para facilitar o controle de frotas.

A automatização de alguns processos já é meio caminho andado para uma gestão melhor. Mas, para chegar nessa parte, é preciso antes entender quais são as maiores dificuldades para, de fato, encontrar onde está o problema da empresa em questão.

Em outras palavras, primeiro você precisa achar o que está atrapalhando o seu controle de frotas. Depois, avaliar a melhor opção para resolver o conflito. Para isso, vamos ao que interessa:

Quais as dificuldades mais comuns no controle de frotas?

Controle e análise de custos

Um dos maiores desafios é realizar um controle bem feito dos custos da transportadora. Muito por conta do trabalho de levantar todos os custos da empresa de maneira correta. Por ser ainda um processo manual na maioria das empresas, os erros acontecem com frequência. Além de, ocasionalmente, algumas despesas serem esquecidas na conta.

Ter o auxílio de tecnologias para a área pode ser uma boa ideia para uma gestão mais eficiente. Definitivamente, é um passo importante para aumentar o faturamento e conseguir criar uma estratégia de redução de custos efetiva.

Os custos incluem motoristas, manutenções, trocas de peças e óleo, abastecimentos, entre outros. Assim, é importante criar uma rotina de acompanhamento para ter o melhor controle sobre essas informações.

Redução de custos

Por falar nisso, a redução de custos é outro grande impasse no controle de frotas. Na verdade, a dificuldade para realizar essa tarefa está no passo anterior: a análise de custos. Afinal, sem uma análise bem feita, não há como saber onde economizar verbas sem prejudicar a frota. 

Nesse sentido, procurar meios de facilitar o trabalho de análise de custos é a melhor solução para fazer cortes mais conscientes.

Porém, algumas dicas de redução que você pode seguir também são:

  • fazer parcerias com postos de combustível;
  • treinar os condutores para fazer uso correto dos veículos;
  • realizar as manutenções nas datas previstas.

Manutenção de frota

A manutenção preventiva é uma das etapas mais importantes na gestão de frota. Por meio dela, você garante que os automóveis estejam sempre isento de falhas. Ou seja, como o próprio nome já diz, essa manutenção previne que ocorram imprevistos durante o transporte de carga.

Dessa maneira, se alguma peça estiver desgastada ou prestes a quebrar, o erro será corrigido antes que cause danos maiores — como um acidente em estrada.

Mais que isso, também há a manutenção preditiva e corretiva. A primeira, semelhante à preventiva, trata da análise de desempenho da frota de caminhões, para descobrir quais precisam de correções. Já a corretiva faz exatamente o que propõe pela seu nome: corrige as falhas que o veículo apresenta.

Mas, por que isso é uma das maiores dificuldade para um gestor de frota?

Mesmo com toda a tecnologia disponível nos dias de hoje, muitas empresas transportadoras ainda não descobriram a automatização de processos. Isto quer dizer que a maioria dos gerentes de frota precisam realizar um checklist manualmente, em muitos papéis para cada veículo.

Contudo, com a ajuda de um checklist eletrônico, as manutenções tornam-se mais rápidas e práticas. Inclusive, por mais que o checklist contribui principalmente para a manutenção preventiva, todas elas são extremamente importantes e não devem ser esquecidas. 

Dentro de um planejamento prévio para o controle de frotas, já deve-se pensar nas melhores datas para realizar as manutenções — e mantê-las rigorosamente.

Igualmente, vale lembrar que a falta de manutenção leva à gastos maiores e, até, uma frota desfalcada. Além disso, a revisão de veículos feita com frequência torna mais fácil perceber quando é hora de renovar a frota para veículos novos e mais modernos.

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Variação de preço do combustível

Nenhuma empresa consegue prever exatamente quando o combustível vai aumentar ou diminuir de preço. Por esse motivo, torna-se em especial difícil trabalhar um orçamento com precisão ao redor desse fator.

A melhor maneira de lidar com essa situação é manter um planejamento de verba com reserva para imprevistos. Dessa forma, mesmo que o aumento seja além do esperado, você estará preparado com alguma garantia.

Insegurança nas estradas

As inseguranças nas estradas podem considerar dois fatores primários: os acidentes e os roubos. Obviamente, ambos são elementos que não podem ser previstos, então como lidar com essa questão?

A princípio, grande parte dos acidentes na estrada podem ser evitados com a manutenção correta dos caminhões e, da mesma forma, com o treinamento de condutores. Claro, a experiência dos motorista faz a diferença, mas isso não exclui a necessidade de um treinamento.

Renovar e reforçar os conhecimentos de como dirigir (sem pisar bruscamente em freios ou acelerar excessivamente), além de como agir em determinadas situações, como dias de chuva ou durante a noite, é fundamental.

Agora, como aumentar a segurança dos motoristas em relação aos roubos de carga?

De modo geral, o melhor que você pode e deve fazer é, também, oferecer treinamentos de como agir. Além do mais, adquirir sistemas de rastreamento de veículo pode ser uma boa alternativa para perceber e entrar em contato quando alguém sai inesperadamente de uma rota definida.

Qual a verdadeira importância do controle de frotas?

Uma boa gestão de frota garante que esta seja mais eficiente em suas operações. Em especial, reduzindo riscos, prejuízos e custos e tornando os transportes mais rápidos. 

Mais que isso, controlar os processos da operação é essencial para a tomada de decisões estratégicas. Assim, aproveitando ao máximo o potencial da frota.

Basicamente, podemos citar todas as dificuldades como sendo benefícios de uma gestão bem pensada e eficaz. Para deixar ainda mais claro os benefícios que focar na melhoria do controle de frotas vai trazer para a empresa, aqui estão alguns exemplos de vantagens:

  • aumento de satisfação de clientes e funcionários;
  • economia de investimentos em combustível;
  • prevenção de acidentes e multas;
  • otimização de rotas para transporte;
  • aumento de produtividade.

Se você traçou como objetivo realizar um controle de frotas mais definitivo, a seguir estão algumas dicas de como chegar no seu propósito.

4 Passos para um controle de frotas excelente

A gestão de frota pode ser feita, essencialmente, em quatro passos:

  1. Diagnóstico;
  2. Planejamento;
  3. Execução;
  4. Análise de métricas.

E o que engloba cada parte desse processo?

Primeiro, o diagnóstico da frota deve ser realizado com todas as informações disponíveis. É crucial que esse seja feito com base em dados reais, não em suposições. A partir dele, o planejamento será iniciado. Ou seja, serão traçados objetivos e metas a partir do que a transportadora é hoje e o que ela pretende alcançar no futuro.

Desse modo, começa a execução do plano. Claro, ao longo do caminho podem ocorrer mudanças e adaptação das ações planejadas anteriormente. Por isso mesmo deve ser feita a análise de métricas com frequência — pelo menos uma vez por mês.

Através dessa análise, você conseguirá enxergar quais foram os erros e acertos. Podendo, então, definir novas ações e metas para serem realizadas.

A cada mês que passa, o ciclo de 4 passos se repete. Apenas assim será possível realmente ter um controle de frotas extraordinário.

Quer saber mais sobre como gerenciar uma frota de maneira correta? Confira aqui mais dicas para uma gestão de frotas admirável.

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