Antes de falarmos sobre o controle de ordem de serviço, você deve primeiro entender: o que é, exatamente, uma ordem de serviço?
Também chamada apenas de “OS”, trata-se de um documento que solicita um serviço a ser prestado, registrado nele todas as informações técnicas detalhadas. No caso das frotas veiculares, identificando as peças que devem ser trocadas ou componentes que precisam de ajustes preventivos.
Basicamente, ele formaliza a requisição de um trabalho.
O controle de ordem de serviço auxilia na fluidez e segurança dos veículos da frota, trazendo mais agilidade e garantia de que todas as correções necessárias sejam realizadas.
Nas operações de transporte, garante que as falhas encontradas pelo motorista ao realizar um checklist de veículos sejam atendidas na oficina, no momento da manutenção corretiva.
Continue lendo para entender:
- Como fazer o controle de ordem de serviço;
- A diferença entre ordem de serviço manual e digital;
- Qual a importância de ter o controle de ordem de serviço na gestão de manutenção;
- Como ter mais produtividade na rotina de controle de ordem de serviço.
Como fazer o controle de ordem de serviço na frota?
Para isso, primeiro você precisa dividir o controle em duas etapas, sendo uma visualização fundamental para você conseguir organizar a sua gestão:
- As ordens de serviço geradas e que devem ser encaminhadas à oficina.
- As ordens de serviço finalizadas.
Essa separação inicial ajuda, principalmente, a arquivar as ordens de serviço em papel. Dentro da primeira grande categoria, você pode ainda dividir ela por criticidade do problema, gasto envolvido, previsão de finalização da demanda, e assim por diante.
Já na segunda, talvez o mais interessante seja arquivar por ordem de finalização e ano realizada. Assim, também já tem uma organização eficiente para saber quais OSs podem ser removidas, ao chegar em sua “validade”.
Normalmente, documentos importantes como esse devem ser guardados por cerca de 5 anos.
Saber o que precisa estar na ordem de serviço também é importante. Assim, evita retrabalhos e a geração de novas OSs, acumulando papéis e documentos, para corrigir algum erro.
O que deve constar em uma ordem de serviço?
Na ordem de serviço, você precisa começar incluindo o nome da empresa, placa do veículo, endereço e informações para contato. Identificar quem é o responsável pelo serviço também é importante, seja uma equipe interna ou externa.
O foco da OS é descrever o problema e solicitar a correção dele. Portanto, não pode faltar a lista de serviços a serem realizados no veículo.
Se tiver observações a incluir, utilize a ordem de serviço, não confie apenas em comunicar verbalmente ao encaminhar o registro ao responsável pelo serviço.
A data de solicitação deve estar presente, assim como um espaço para a data de conclusão da OS — que será preenchido nessa ocasião.
Em certos casos, o laudo técnico do veículo em questão pode ser enviado junto à ordem de serviço.
Para facilitar a sua gestão e até fornecer maior tranquilidade e segurança no dia a dia de trabalho, as ordens de serviço digitais são geradas automaticamente e trazem modelos prontos que você preenche na hora da inspeção do veículo.
Inclusive, adicionando fotos e arquivos para que a equipe de mecânica possa visualizar melhor o problema e corrigi-lo com maior eficiência. Todas funcionalidades que o Prolog App oferece.
Qual a diferença entre ordem de serviço manual e digital?
A ordem de serviço manual é aquela realizada em papel, enquanto a ordem de serviço digital é gerada com o uso de smartphones e/ou computadores.
As diferenças são muitas, visto que, na primeira opção:
- É preciso criar um documento do zero, seja manuscrito ou digitado, com os componentes que devem fazer parte do checklist diário do caminhão.
- É necessário possuir cópias e entender que esse papel informativo deve chegar até os responsáveis pela manutenção de frotas após cada viagem de entrega.
- Requer muito tempo para organização de demandas e entrega de solicitações dos serviços à equipe de mecânicos.
- Os responsáveis pelo serviço de manutenção do veículo precisam estar prontos para ler os registros e realizar os consertos necessários, que podem ser de urgência ou agendados.
- Para realizar o armazenamento do histórico de manutenções, é preciso ter um arquivo para guardá-las no escritório da operação.
Já a ordem de serviço digital:
- Possui checklist eletrônico personalizável para cada viagem/caminhão, possibilitando a inclusão e exclusão de itens com poucos cliques.
- Possibilita o envio dos dados do checklist para o gestor de frotas, que avalia o desempenho do veículo e agenda novas revisões e manutenções.
- Abre ordens de serviço em tempo real, dependendo do resultado da avaliação do check do caminhão.
- Envia fotografias dos componentes que apresentam defeito, facilitando a identificação do mecânico na hora de entender e corrigir o problema.
- Dá acesso aos relatórios e histórico de manutenção quando e onde quiser.
De maneira geral, a ordem de serviço manual leva mais tempo para ser elaborada, preenchida e chegar até a gestão de manutenção, além das chances de perda de dados pelo mau armazenamento dos papéis.
Essas características não invalidam esse modelo, mas tornam um pouco mais lento e aumentam as chances de erro humano na sua execução do dia a dia.
Já o digital, disponibiliza os dados na palma da mão sempre que necessário, envia atualizações do veículo automaticamente para os responsáveis pela gestão de frotas, fazendo da agilidade uma ótima aliada da segurança.
Qual a importância de ter o controle de ordem de serviço na gestão de manutenção?
Realizar um controle de ordem de serviço mais detalhado garante mais segurança para a empresa, que tem em mãos os detalhes de cada necessidade do veículo, o que aumenta a credibilidade dos negócios.
Igualmente, é uma ótima maneira de gerenciar as funções, melhorando a organização e o rendimento dos colaboradores, que possuem um cronograma para seguir.
E tem mais:
Os registros das manutenções, salvos nas ordens de serviço, servem para consultas a cada vez que o caminhão apresentar falhas novas ou recorrentes em algum componente, auxiliando na identificação precisa do motivo dos defeitos nos ativos da frota.
Afinal, tudo fica registrado na ordem de serviço — os serviços solicitados, componentes que passaram por consertos ou trocas, gastos, etc. Sendo esta, também, uma forma de aperfeiçoar o controle e registro interno da transportadora.
Por fim, o Artigo 157 da Lei 5452/3 de 2 de maio de 1943, Inciso II, confirma que cabe à empresa:
Instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais (incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977).
Como gerar mais produtividade na rotina de controle de ordem de serviço?
Capacitando os colaboradores
Uma equipe treinada tem suas habilidades práticas e teóricas sempre aprimoradas. A capacitação parte de cursos, workshops e instruções claras dentro da transportadora.
Como resultado, você tem colaboradores com menos chances de cometer erros em suas tarefas, estando preparados, confiantes e cientes de suas funções.
Tendo uma boa comunicação
Dentro de uma empresa, um colaborador depende do outro constantemente, necessitando de uma boa comunicação para que todos os processos ocorram sem problemas.
Para a ordem de serviço não é diferente.
Em uma OS, como explicamos acima, são comunicadas as tarefas que devem ser executadas. Dado isto, no momento da solicitação, é fundamental ter uma escrita precisa, deixando claro os serviços a serem realizados e descrevendo quais foram os problemas encontrados.
Utilizando um sistema eficiente a seu favor
A praticidade que a tecnologia traz para os processos de uma transportadora é inegável.
Além de acelerar tarefas, armazena dados em um computador, aplicativo ou smartphone e libera fácil acesso às informações em qualquer lugar.
A gestão de frotas possui inúmeras ferramentas que facilitam a rotina das operações de transporte. Por exemplo, o checklist digital, que, ao falar em controle de ordem de serviço, apresenta uma grande vantagem.
Nela, a abertura da OS acontece automaticamente, no momento em que o checklist de inspeção veicular está sendo realizado.
Além disso, os responsáveis por atender esses chamados também já recebem a atualização em tempo real no sistema, podendo atender ao problema o mais rápido possível.
Ou seja, a plataforma torna o dia a dia de trabalho muito mais prático.
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