Você já deve ter ouvido que “quem não mede, não gerencia”, certo? Na rotina de uma frota, isso é ainda mais válido. Afinal, são tantos veículos, dados e processos acontecendo ao mesmo tempo, que sem organização e uma boa visualização das informações, o gestor acaba gastando mais tempo apagando incêndios do que realmente otimizando a operação.
É por isso que o dashboard para gestão de frotas vem ganhando espaço no mercado: ele reúne, em um só lugar, os principais indicadores da sua operação, de forma visual e fácil de interpretar. E mais importante do que ter os dados, é saber o que fazer com eles.
Neste artigo, você vai entender como os dashboards funcionam, quais KPIs não podem faltar, como aplicá-los na prática e, claro, como a tecnologia pode facilitar todo esse processo. Confira os tópicos:
- O que é um dashboard de gestão de frotas?
- Quais são os indicadores (KPIs) que não podem faltar no seu dashboard?
- 6 vantagens de usar dashboards de gestão de frotas
- Como usar dashboards de gestão de frotas no dia a dia?
- Otimize a gestão de frotas com os dashboards do Prolog
O que é um dashboard de gestão de frotas?
Dashboard de gestão de frotas é uma ferramenta visual que concentra os principais dados da operação em um só lugar. Em outras palavras, é o seu painel de controle, onde você consegue enxergar tudo o que está acontecendo com a frota — sem precisar abrir mil planilhas.
A grande vantagem do dashboard é transformar informações em estratégias. Em vez de apenas ver que um pneu foi trocado, você pode perceber que ele foi substituído antes da hora. Ou ainda, notar que o custo por quilômetro rodado subiu nas últimas semanas e entender onde isso está acontecendo.
Com ele, o gestor de frota sai do modo reativo — aquele que só resolve pendências todos os dias — e passa a atuar de forma estratégica, com uma gestão baseada em dados reais e atualizados.
Quais são os indicadores (KPIs) que não podem faltar no seu dashboard?
Um bom dashboard para gestão de frotas vai muito além de números soltos, ele usa a inteligência de dados para trazer indicadores estratégicos — aqueles que revelam a real saúde da operação e mostram onde estão os gargalos, como é o caso do CPK, TPM, MTTR e muito mais.
Abaixo, você encontra os principais KPIs (indicadores-chave de desempenho), que não podem faltar na rotina de quem busca eficiência, controle e crescimento:
1. Disponibilidade da frota
Esse indicador mede quantos veículos estão disponíveis na frota para rodar com segurança. Ele considera veículos parados por manutenção, avarias ou outros motivos operacionais. Quando a disponibilidade está baixa, há risco de atrasos e perda de receita.
Acompanhar a disponibilidade de frota em tempo real ajuda o gestor a tomar decisões rápidas — como redistribuir rotas, priorizar manutenções ou reforçar o planejamento de veículos reserva. É um indicador essencial para garantir a fluidez na operação e manter a produtividade em alta.
2. Custo por quilômetro rodado (CPK)
O CPK calcula quanto a frota está gastando, em média, para cada quilômetro rodado. O cálculo inclui custos com combustível, manutenção, pneus, pedágios e até custos administrativos relacionados aos veículos. É um dos KPIs mais importantes para mensurar a eficiência financeira da operação.
Quando o custo por km sobe, é sinal de que algo precisa ser ajustado: excesso de manutenções corretivas, rotas mal planejadas, condução agressiva ou até pneus com calibragem errada. Um dashboard bem configurado permite acompanhar esse número por veículo, rota ou período.
3. Índice de manutenção corretiva vs preventiva (TPM – Total Productive Maintenance)
Esse indicador mostra o equilíbrio (ou desequilíbrio) entre manutenções planejadas e emergenciais. Quanto maior o volume de corretivas, maior o risco de falhas graves, atrasos e custos inesperados. Já uma manutenção preventiva bem executada evita paradas não programadas e amplia a vida útil dos ativos.
A metodologia TPM ajuda a criar uma cultura de cuidado contínuo com os veículos, incentivando inspeções regulares e intervenções programadas. Acompanhar essa relação no dashboard mostra se a gestão da frota está de fato preventiva.
4. Taxa de utilização da frota
Esse KPI mede a porcentagem de tempo que um veículo está em operação durante um determinado período. Uma frota com alta ociosidade representa custo sem retorno — veículos parados continuam gerando despesas mesmo sem rodar.
Com esse dado, é possível identificar veículos pouco aproveitados, ajustar escala de uso e até avaliar se é hora de vender ou realocar ativos. Um bom dashboard mostra a utilização por veículo e por período, facilitando a redistribuição de recursos.
5. MTTR – Mean Time to Repair (Tempo médio para conserto)
O MTTR calcula o tempo médio que um veículo leva para ser consertado e voltar à operação após uma falha ou manutenção. Quanto menor esse tempo, mais eficiente é o processo de manutenção — e menor o impacto da parada na operação.
Monitorar esse indicador no dashboard ajuda a medir a agilidade da equipe técnica e identificar gargalos no fluxo de trabalho da oficina. Um tempo elevado pode indicar falta de peças, comunicação falha ou baixa produtividade no setor de manutenção.
6. MTBF – Mean Time Between Failures (Tempo médio entre falhas)
Esse KPI mede o tempo médio que um veículo roda entre uma falha e outra. É essencial para avaliar a confiabilidade da frota e da manutenção realizada. Um MTBF alto indica que os veículos estão operando bem por mais tempo, com menos interrupções.
Quando o MTBF começa a cair, pode ser sinal de que as manutenções não estão sendo bem executadas, ou que a frota está envelhecendo e exigindo mais atenção. Acompanhar esse dado permite agir antes que as falhas se tornem frequentes (e caras).
7. Consumo médio de combustível
Esse indicador mostra o quanto cada veículo está consumindo em litros por quilômetro — e pode ser dividido por tipo de trajeto, motorista ou modelo de caminhão. Combustível é um dos maiores custos da frota, e pequenas variações já fazem grande diferença no fim do mês.
Desvios no consumo podem indicar problemas mecânicos, má condução ou até abastecimentos fora do padrão. Um dashboard com esse KPI facilita o rastreamento de anomalias e promove campanhas internas de condução econômica.
8. Histórico de ocorrências operacionais
Multas, avarias, atrasos, falhas nos checklists ou reportes de motoristas. Esses eventos ajudam a entender onde estão os pontos de atenção na operação — seja na manutenção, na condução, no planejamento de rotas ou no controle dos documentos.
Ter esse histórico visível no dashboard permite agir com foco, evitando reincidências e promovendo melhorias nos processos. Além disso, esses dados podem ser usados para treinar equipes e fortalecer a cultura de responsabilidade operacional.
6 vantagens de usar dashboards de gestão de frotas
Se você lida com dezenas (ou centenas) de dados todos os dias e sente que eles não estão ajudando na sua tomada de decisão, o dashboard pode ser a virada de chave que faltava.
Não é sobre ter mais números — é sobre ver com clareza o que está funcionando, o que precisa de atenção e agir rápido. Veja a seguir os principais benefícios que um bom dashboard pode trazer:
1. Visão clara da operação em tempo real
O dashboard concentra todos os dados essenciais da frota em um só lugar — atualizados automaticamente. Com isso, o gestor visualiza rapidamente o status de cada veículo, as ordens de serviços abertas, os indicadores de consumo e qualquer sinal de alerta que exija ação imediata.
2. Redução de custos operacionais
Ao identificar padrões de desperdício — como excesso de combustível, desgaste prematuro de pneus ou manutenções corretivas em excesso — o dashboard ajuda a tomar decisões mais inteligentes, evitando prejuízos e aumentando a eficiência.
3. Mais controle sobre a manutenção da frota
Acompanhando indicadores como MTTR e MTBF, você entende se a manutenção está sendo feita no tempo certo e quais veículos exigem mais atenção. Isso permite agir de forma preventiva, evitando paradas inesperadas e ampliando a vida útil dos ativos.
4. Produtividade da equipe na palma da mão
Com dashboards que mostram produtividade, número de O.S. resolvidas, média de tempo por atendimento e outras métricas de desempenho, o gestor tem mais base para reconhecer bons resultados, orientar melhorias e evitar sobrecarga.
5. Comunicação mais eficiente entre os setores
Quando todas as equipes visualizam os mesmos dados — operação, manutenção, gestão e até mesmo administrativo e financeiro — o alinhamento melhora. Os relatórios deixam de ser questionados e passam a orientar decisões coletivas, com base em fatos e não em achismos.
6. Facilidade para auditorias e rastreabilidade
Ao reunir histórico de inspeções, dados de checklists e ordens de serviço em um único sistema, o dashboard facilita o rastreamento de falhas e agiliza processos de auditoria, tanto interna quanto externa.
Como usar dashboards de gestão de frotas no dia a dia?
O dashboard não é só mais uma tela com gráficos — é uma ferramenta estratégica. Mas para que ele funcione de verdade no dia a dia da operação, é preciso mais do que só ter acesso aos dados.
O ideal é integrar esse painel de controle à rotina da equipe, com processos bem definidos, responsabilidade clara e o apoio de uma boa ferramenta de gestão.
Veja como colocar isso em prática:
Comece com a ferramenta certa (e com quem vai usar)
O primeiro passo para usar um dashboard de forma eficiente é contar com um sistema que realmente capture os dados da sua operação — como as soluções de Gestão de Pneus, Gestão de Manutenção e Checklist Eletrônico da Prolog. Com essas ferramentas em uso, as informações são alimentadas em tempo real e organizadas automaticamente no dashboard.
Outro ponto essencial é definir quem será o responsável por acompanhar os dados no dia a dia. Pode ser o próprio gestor de frota ou um assistente capacitado para essa função. O importante é que essa pessoa saiba interpretar os indicadores, identifique padrões e saiba quando sinalizar algo fora do normal.
Use o dashboard como primeira fonte de informação do dia
Antes de tomar qualquer decisão ou liberar veículos, consulte o painel: quais O.S. estão em aberto? Quais veículos estão disponíveis? Algum item do checklist foi reprovado? Esse primeiro contato com os dados ajuda a evitar imprevistos logo no começo do turno.
Traga os dados para as conversas
Reuniões de alinhamento ficam muito mais produtivas quando se baseiam em dados reais. Em vez de suposições ou achismos, use o dashboard para mostrar o que está acontecendo e facilitar decisões mais acertadas.
Acompanhe os indicadores de performance da equipe
Além de olhar para os veículos, olhe também para o desempenho da equipe. Quantas ordens de serviços cada mecânico está resolvendo? Quais itens aparecem com mais falhas nos checklists? Esses dados ajudam a direcionar treinamentos, reconhecer resultados e corrigir o que precisa ser ajustado.
Use os relatórios como apoio para decisões maiores
Quando for necessário justificar uma troca de pneu antecipada, uma parada mais longa ou um novo investimento, os dashboards oferecem relatórios e históricos que dão respaldo às decisões. Isso fortalece a argumentação com diretoria, clientes e parceiros.
Otimize a gestão de frotas com os dashboards do Prolog
Se você chegou até aqui, já entendeu que um bom dashboard não é só um “bônus” — é uma ferramenta essencial para manter a frota sob controle. Mas de nada adianta saber o que precisa ser acompanhado se os dados estão espalhados, desatualizados ou difíceis de acessar.
É por isso que as soluções do Prolog foram pensadas para facilitar a rotina do gestor de frotas. As ferramentas de Gestão de Pneus, Checklist Eletrônico e Gestão de Manutenção alimentam automaticamente os dashboards. Ou seja: os dados que você precisa já vêm organizados, visualmente claros e atualizados em tempo real.
Veja o que você acompanha com os dashboards do Prolog:
- Quantidade de ordens de serviços geradas
- Ordens de serviços em aberto e tempo médio de resolução
- Os pneus que requerem correção
- Posição dos pneus de sua frota
- Custo por quilômetro (CPK) e desgaste médio por km dos pneus
- Itens com maior número de falhas nos checklists
- Produtividade média por mecânico
- Veículos com mais reprovações e maior indisponibilidade
Além disso, você pode fazer upload de até 10 arquivos por O.S. — como orçamentos, notas fiscais, fotos e laudos — direto no sistema. Isso facilita a rastreabilidade e agiliza auditorias, tanto internas quanto externas.
Outro ponto de destaque é a integração com outros sistemas que você já usa no dia a dia. A Prolog oferece APIs que conectam os dashboards às principais plataformas do mercado, como Totvs, Praxio, Power BI, Qlik, entre outros.
E se surgir qualquer dúvida, o suporte da Prolog está pronto para te ajudar — com atendimento rápido, próximo e que entende a realidade do transporte de cargas.
Tudo isso faz com que a sua operação ganhe eficiência, a equipe ganhe autonomia e você, gestor, tenha clareza para tomar decisões estratégicas com confiança.
Quer dar o próximo passo? Baixe agora as planilhas gratuitas de controle de pneus e manutenção e comece a transformar seus dados em resultados concretos.
