Através de uma gestão baseada em dados, é possível entender o que acontece em sua operação, por quais motivos acontecem e que tipo de soluções são mais adequadas para guiar suas decisões.
Por exemplo, uma ação que pode ser registrada é a quilometragem rodada de cada veículo em uma rota, o que gera dados importantes para analisar. Com estes dados, você pode entender se o motorista fez algum desvio ou se usou uma rota alternativa à planejada.
Entenda mais a seguir:
- O que é uma gestão baseada em dados?
- Como funciona a gestão de frotas baseada em dados?
- Benefícios da gestão baseada em dados
- Que tipos de dados utilizar na sua gestão?
O que é uma gestão baseada em dados?
Os dados nada mais são do que as informações da rotina de uma frota. E a gestão baseada em dados é a coleta e análise das informações diárias de uma operação de transporte.
Tudo o que acontece nesse dia a dia pode ser medido e controlado, desde a disponibilidade dos veículos até o comportamento dos motoristas.
Porém, o objetivo desse tipo de gestão é tomar decisões mais embasadas, tendo resultados melhores em menos tentativas. Portanto, é preciso identificar quais dados contribuem para as avaliações que você precisa fazer.
Considerando as metas estabelecidas para a empresa, entenda qual é o papel da sua frota para atingi-las e quais são as ações necessárias para isso. A partir disso, você consegue identificar quais dados são mais importantes, como eles podem ser medidos e quais métricas serão utilizadas para avaliar os resultados das suas ações.
A gestão baseada em dados ainda tem outras funções, como reunir informações suficientes para começar a praticar a previsão de cenários e demandas na operação. Dessa forma, se tornando fundamental para o planejamento de frotas mensal e anual.
Como funciona a gestão de frotas baseada em dados?
Ela funciona pela coleta e análise estratégica de dados da frota.
Mas, é preciso ter cuidado e assertividade na hora de usar os dados, pois é fácil se perder no meio de tantas possibilidades.
Antes de começar a praticar esse tipo de gestão, você precisa de um planejamento prévio do que é mais importante e quais informações realmente vão contribuir para a frota. Ou seja, você precisa priorizar, usando os dados de maneira estratégica e considerando os objetivos da empresa e da frota.
Um exemplo de como você pode utilizar a gestão baseada em dados é para identificar que tipo de planejamento fazer nos períodos de alta demanda da frota. Empresas de transporte têm épocas no ano que são mais movimentadas, como nas datas comemorativas e também na Black Friday.
São semanas em que as demandas de movimentação de cargas e produtos aumentam consideravelmente.
Contudo, com os dados coletados em um ano, você consegue fazer a identificação de alguns padrões de comportamento e gerar uma previsão de demanda. Isso permite que você já se prepare e tome decisões antecipadamente sobre algumas questões, como:
- Quantidade de produto disponível no armazém;
- Movimentações de produtos entre armazéns e centros de distribuição;
- Quantidade de veículos disponíveis;
- Novos motoristas contratados;
- Valores necessários para abastecimento;
- Principais cidades de entrega e rotas utilizadas.
Benefícios da gestão baseada em dados
Planejamentos mais efetivos
Gerar um histórico de informações permite que você avalie o que aconteceu e por qual motivo foi. Dessa forma, trazendo as conclusões necessárias para que o planejamento da frota seja criado em cima da realidade da mesma.
Quando você planeja tendo uma previsão e expectativa do que está para acontecer, as chances de ter sucesso aumentam.
Além disso, as ferramentas para coleta de dados possuem integrações e automações que agilizam o seu planejamento, como os relatórios da frota automatizados. Fica mais fácil ter uma visualização completa do funcionamento da frota.
Fluxo de informações
Da mesma forma que as ferramentas facilitam os planejamentos, também tornam o fluxo de informações mais prático. Afinal, a gestão baseada em dados precisa da centralização destes para funcionar.
Ainda que sejam diferentes sistemas sendo utilizados na frota, você deve adquirir aqueles que possuem a integração entre softwares. Assim, você cria uma dashboard logística, com as informações mais importantes e a visualização dos indicadores de desempenho que determinou para a frota — inclusive acompanhando a porcentagem de “finalização” da meta.
Isso permite que você não perca informações e também o cruzamento de dados para ter um entendimento por completo do que causa problemas e resultados positivos.
Eficiência operacional
A eficiência operacional é definida por: gerar os melhores resultados sem prejudicar o funcionamento da operação.
Em uma gestão baseada em dados, você deve usar tudo aquilo que já aconteceu, inclusive os erros, para evitar que aconteçam novamente e para potencializar as ações que tiveram melhor impacto. Dessa forma, levando à eficiência operacional.
Menos erros e mais produtividade
A coleta de dados por meio de tecnologias é fundamental para evitar o “boca a boca” nas ações da frota. Um caso comum desse tipo de prática errada é o motorista avisar ao gestor, em uma conversa, que o seu veículo está com um problema e o gestor ter que levar ao mecânico essa situação.
Na maioria das vezes, as informações são incompletas e, em alguns casos, incorretas. O mecânico pode acabar não corrigindo o problema indicado, mexendo em outros componentes ou até retornando o veículo à operação sem realizar um serviço por não ter identificado um problema.
Além de evitar situações como essa, as ferramentas digitais para a coleta e análise de dados contribuem para uma melhor produtividade de atividades rotineiras, como a inspeção de veículos e de pneus.
No lado do gestor, você também consegue direcionar melhor os colaboradores para as tarefas que realmente trazem resultados positivos, ajudando tanto na eficiência operacional quanto no aumento de produtividade da operação.
Redução de custos
Ao tomar decisões que trazem mais resultados, a redução de custos é uma consequência.
Se notar, por exemplo, que as manutenções não estão ocorrendo com a frequência que deveriam, isso pode ser ajustado na rotina da frota, reduzindo os custos com correções e imprevistos na estrada.
Por outro lado, se os dados mostrarem que o comportamento dos motoristas na estrada tem ações inadequadas, pode tomar as medidas necessárias, como treinamentos, e notará reduções de custo com abastecimento e manutenção de pneus.
Que tipos de dados utilizar na sua gestão?
Depende dos objetivos e metas da sua empresa. Antes de começar uma gestão baseada em dados, você precisa entender quais são as informações que precisa coletar para chegar aonde deseja.
Primeiro, determinar as suas prioridades é algo fundamental. Pense de maneira ampla: o que você quer para o seu negócio? Alguns objetivos em comum que os gestores de frota utilizam são: redução de custos com a frota, redução de acidentes e aumentar a rentabilidade da empresa.
A partir do que for determinado, você identifica quais são as informações mais importantes a coletar.
O próximo passo é analisar os dados, no contexto correto, através da centralização de informações. Conectar as diferentes áreas da frota é essencial para entender uma informação por completo, pois, por si só, pode gerar conclusões incorretas.
Se há desgaste acelerado dos pneus, a conclusão “óbvia” seria buscar problemas e soluções nos pneus e gestão desses ativos, porém, o problema pode estar na manutenção inadequada dos veículos e falta de serviços preventivos.
Para uma gestão baseada em dados, a tecnologia é fundamental. Confira, nesse material, as principais para aplicar na sua frota.
