O checklist digital é uma das ferramentas de gestão de frotas mais importantes que um gestor pode ter em mãos. Com ele, é possível garantir o bom desempenho e disponibilidade dos veículos da empresa.
Para entender melhor como ele funciona, o sistema de checklist é um tipo de lista de itens que compõem os veículos e que precisam ser inspecionados antes e/ou depois de uma viagem. Por exemplo, os faróis, cinto de segurança, pisca-alerta, entre outros, que devem ser conferidos com determinadas frequências.
As listas podem ser criadas de acordo com a prioridade e necessidade de cada veículo da frota, seja carro, caminhão, moto e assim por diante. Ou seja, é completamente personalizável, prevendo uma série de vantagens que geram economia e aumentam a vida útil da frota.
Nesse texto, confira:
- Qual a diferença entre o checklist eletrônico e o checklist digital;
- O que é checklist digital;
- Como funciona o checklist digital;
- Por que usar o checklist digital.
Qual a diferença entre o checklist eletrônico e checklist digital?
A verdade é que: não existe nenhuma diferença. Tanto o checklist eletrônico quanto o checklist digital correspondem à mesma solução, sendo apenas sinônimos.
Em ambos casos, você encontra essas duas denominações para um produto que apresenta:
- Inspeção simplificada dos veículos, tornando o processo muito mais rápido, prático e organizado, além de reduzir a chance de erros ao preencher os dados.
- Maior eficiência na gestão de manutenção dos veículos, já que com o sistema de checklist é possível criar cronogramas de manutenção preventiva e armazenar o seu histórico.
- Armazenamento de dados, permitindo tanto o acompanhamento do estado do veículo em tempo real, seu histórico de revisões e melhorando a agilidade nas tomadas de decisões, produtividade da empresa e segurança dos dados.
- Suporte único para diferentes veículos, já que no sistema digital é capaz de adicionar checklists individuais para cada veículo da frota.
Mas, o que é o checklist digital?
O checklist digital é uma lista dos componentes de um veículo, utilizada em um dispositivo móvel, para conferir o estado do veículo, seja ele leve ou pesado.
Nessa lista de checagem pode ser incluído o estado das peças, itens de segurança, documentos, entre outros. O maior diferencial de possuir essa solução tecnológica é a possibilidade de criar questionários que mais se adequam à sua operação e personalizando sempre que necessário.
Assim, é possível adicionar e retirar os elementos com agilidade e praticidade.
É uma excelente opção para prevenir problemas, reduzir custos e tempo de revisão, além de melhorar a segurança operacional.
Como funciona o checklist digital?
A plataforma de checklist é muito simples e intuitiva, e, como qualquer aplicativo que você tem no smartphone, é feito o download e instalação. Conforme dados de cada usuário, ele faz o login e começa a utilizar a ferramenta.
Primeiro, o gestor responsável cria as listas através do sistema web. Depois, qualquer usuário pode realizar as inspeções acessando as listas prontas pelo aplicativo.
Na hora de criar o seu checklist de verificação, você precisa considerar qual a frequência de utilização dele e qual o foco que tem. Por exemplo, os checklists diários devem conter:
- Freios;
- Faróis;
- Nível de combustível;
- Cinto de segurança;
- Etc.
Já um checklist completo deve ser trabalhado pensando em cada item que compõe os grandes sistemas do veículo:
- Elétrico;
- Mecânico;
- Segurança;
- Etc.
Cada checklist também possui os dados de identificação do motorista e do veículo que ele for utilizar na rota, como o nome, CNH, placa do caminhão, entre outros. Porém, essas informações já são solicitadas automaticamente em todos os processos de checklist, você não precisa se preocupar em incluí-las sempre.
Depois de pronto, o motorista vai acessar diariamente o aplicativo e selecionar “OK”, quando o item estiver de acordo e “NOK”, quando um componente apresentar falha.
Os dados serão salvos e enviados para a central de gestão de frotas que, com base nos resultados, podem passar por análises, gerando aberturas de manutenção corretiva ou um novo agendamento de revisão.
Lembre que cada veículo possui suas particularidades. Então, os itens presentes na lista de checagem devem levar este fator em consideração também.
Por que usar um checklist digital?
A tecnologia sempre surge com produtos inovadores, que facilitam a nossa rotina, e o checklist digital é uma solução excelente para melhorar os processos de manutenção preventiva de uma frota.
Afinal, você deve lembrar da rotina de realizar um checklist de papel, certo? Imprimir os papéis, distribuir aos motoristas, tê-los adicionando manualmente todas as informações para depois você organizar tudo nas planilhas de gestão.
Além de ter que garantir haver espaço na folha para que tudo esteja legível, fazer várias cópias para carregar dentro de cada veículo, armazenar em local seguro para que não se percam, etc.
Ainda que seja possível fazer tudo isso, principalmente em empresas pequenas, é um trabalho cansativo e maçante que você não precisa passar com o checklist digital.
Inclusive, é uma solução que facilita até para o motorista, já que, com uma mão o motorista segura o seu celular e, com a outra, realiza a conferência do veículo. Outros benefícios incluem:
- Atualização em tempo real do sistema, possibilitando o gestor visualizar as ocorrências e ordens de serviço abertas assim que forem incluídas na plataforma;
- Relatórios automatizados e diversificados para as necessidades do gestor;
- Agilidade na manutenção preventiva e corretiva, tendo os mecânicos também acesso em tempo real aos problemas que precisam remediar;
- Precisão nos planos de manutenção da transportadora e melhoria da distribuição de orçamentos para compra de peças e pneus;
- Aumento de segurança, garantindo que veículos com itens críticos em aberto sejam impedidos de sair para uma nova rota.
Aqui no Prolog, nós desenvolvemos uma plataforma de checklist digital que fornece todos esses benefícios e ainda mais.
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