São muitas as ferramentas para gestão de frotas e todas focam em um único objetivo: obter o controle total das operações.
Através da coleta e análise de dados, facilitadas pelos sistemas para frotas, os gestores planejam soluções com base em produtividade e economia de tempo e dinheiro. Dentre as ferramentas, nem todas são digitais ou tecnológicas, mas todas trazem o viés da organização e produtividade.
A seguir, vamos apresentar em mais detalhes as seguintes ferramentas:
- Checklist de papel;
- Checklist eletrônico;
- Planilhas de gestão de frotas;
- Sistemas ERP;
- Telemetria e rastreamento de cargas;
- Política de frotas;
- Torre de controle logístico;
- Planejamento de frotas.
Checklist de papel
O checklist de papel funciona como um método de controle que relaciona várias tarefas e atividades em um só lugar. Em forma de lista, ele garante que nenhuma informação seja esquecida durante o processo de execução da inspeção.
Ele pode funcionar tanto na parte de verificação dos veículos, quando falamos em gestão de frotas, ou para avaliação de processos, tarefas ou controle de qualidade no armazém da empresa, quando falamos no setor logístico como um todo.
Checklist eletrônico
O checklist digital é um sistema e/ou aplicativo que substitui a tradicional lista de papel, sendo considerado um grande facilitador no trabalho de manutenção da frota. E o melhor: é totalmente personalizável.
Independente do número de ativos na sua frota, você pode criar um formulário de verificação para cada um dos veículos, desde os leves aos mais pesados. E todos ficam disponíveis e facilmente acessíveis na hora de realizar a inspeção, basta selecionar a placa a ser inspecionada e o checklist será puxado automaticamente.
Ah, e por se tratar de uma ferramenta para gestão de frotas que é tecnológica, o processo de checagem é bem mais rápido e prático do que seria com prancheta e papel.
Planilhas de gestão de frotas
Empresas que estão começando um processo organizacional podem se beneficiar das planilhas de gestão de frotas. Elas centralizam dados e ajudam o responsável pelas operações a gerar relatórios e a tomar decisões de forma mais precisa.
Uma vez que os processos estão em andamento, fica mais fácil identificar pontos de melhoria. Assim, escolhendo o modelo de software ideal para implementar na frota, com foco em produtividade e redução de custos.
Planilha de controle de pneus
A planilha para gestão de pneus é uma ótima forma de centralizar o cadastro dos ativos, seja para acompanhar o índice de gastos com serviços de melhoria ou controle de desgaste de cada um.
É possível gerenciá-los da melhor maneira possível, a fim de reduzir os custos operacionais e aumentar a vida útil dos pneus. Dessa forma, garantindo a produtividade das operações de transporte no geral.
Planilha de controle de motoristas
Essa planilha de controle de motoristas oferece agilidade e eficiência para a sua operação. Com ela, você pode realizar o cadastro de motoristas, o registro de entrada e saída dos veículos e acompanhar os custos das operações.
É ainda uma das ferramentas para gestão de frotas que ajuda a construir um ranking e um sistema de bonificação, além de permitir o registro e acompanhamento de ocorrências. E tem mais: ela gera relatórios mensais para os padrões de comportamento de cada condutor.
Planilha de controle de manutenção
Tanto na planilha de controle de manutenção quanto no sistema voltado para essa etapa da frota, você tem:
- Visualização de inspeções realizadas em cada veículo;
- Serviços abertos e fechados;
- Peças em estoque;
- Orçamentos realizados e utilizados;
- Controle de veículos disponíveis e parados para conserto.
Entre outras informações, é um tipo de controle fundamental para que você obtenha sucesso na sua gestão e aproveite ao máximo a vida útil dos veículos. Igualmente, para evitar a perda de recursos importantes à sua gestão.
Sistemas ERP
ERP, em português, significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”. Ou seja, trata-se de um sistema de gestão de frotas que integra informações de forma contínua e consistente, em uma única plataforma.
Em outras palavras, o ERP serve como instrumento para melhoria dos processos logísticos de toda a empresa, unificando setores como os de finanças, compra e vendas, estoque, entre outros.
Com a automatização que ele oferece, o retrabalho e a duplicidade de dados são praticamente descartados.
Telemetria e rastreamento de cargas
A telemetria veicular é um recurso digital que coleta, armazena e disponibiliza informações como: velocidade média do veículo, seja moto, carro ou caminhão; distância percorrida; consumo de combustível e temperatura do motor.
Através desse sistema, geralmente por um tipo de tag instalada em cada veículo, o gestor pode analisar os dados e traçar estratégias que tornam as operações mais rápidas, econômicas e eficientes. Além disso, traz mais segurança no transporte.
Política de frotas
Uma política de frotas é um documento que contém diretrizes para a gestão e uso dos veículos de uma empresa. Através de regras e procedimentos que visam o uso adequado e econômico dos caminhões, é possível alcançar melhor controle sobre as operações de transporte.
Ainda mais, traz possíveis problemas e quais são as soluções ideais para situações que possam vir a ocorrer na frota. Seja isso em relação ao comportamento de colaboradores ou condizente à utilização dos ativos da frota.
Sem dúvidas, uma das ferramentas de gestão de frotas que você não pode deixar de utilizar.
Torre de controle logístico
Embora não seja exatamente uma única ferramenta, a torre de controle logístico parte da ideia de ser um sistema digital que gera, armazena e processa dados sobre a cadeia de suprimentos em tempo real. Desse modo, facilita a visibilidade acerca de todos os processos organizacionais.
A também chamada “control power”, funciona como um hub que centraliza informações, integradas de todas as demais ferramentas para gestão de frotas utilizadas na rotina das operações, para serem usadas a curto e a longo prazo, como forma de alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.
Planejamento de frotas
O planejamento de frotas também não é exatamente um sistema ou tecnologia, mas é um registro pelo qual a gestão determina metas e soluções para problemas que surgiram no decorrer dos processos.
Um de seus principais objetivos é contribuir para a otimização operacional da frota através da organização e comunicação de objetivos e tarefas da operação. Por esse motivo, é considerado uma das ferramentas para gestão de frotas mais importantes e fundamentais.
Para elaborar um planejamento adequado, com melhorias que realmente fazem a diferença, é preciso analisar os indicadores de desempenho e então focar na organização das áreas que tiveram resultados negativos.
Tudo isso, utilizando os dados já existentes para gerar ideias e processos que sejam pertinentes à realidade da operação em que está atuando.
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