LGPD na gestão de frotas: o que é e como se adaptar

A Lei Geral de Proteção de Dados deixou de ser novidade e passou a fazer parte da rotina de qualquer empresa que coleta, usa, armazena ou compartilha dados pessoais. Confira o que significa aplicar a LGPD na gestão de frotas.

Embora pareça ser um tema bem complicado, não precisa ser encarado dessa forma. O ponto de partida é entender qual é o papel da lei na gestão da sua frota. Por exemplo, em relação ao armazenamento de dados de colaboradores, motoristas, fornecedores e contatos comerciais: como armazenar, quais podem ser mantidos, para qual finalidade são usados, quem pode acessar e o que pode ou não ser compartilhado com outras fontes.

Vamos lá, para começar:

O que é a LGPD?

Essa lei (n.º 13.709) dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, feito por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado. Na prática, ela busca dar mais controle aos titulares sobre informações relacionadas a uma pessoa natural identificada ou identificável.

A lei não se limita ao ambiente online. Ela também alcança operações de tratamento realizadas no território nacional e, portanto, pode envolver dados coletados presencialmente por organizações públicas ou privadas.

Na verdade, é tão importante a empresa saber como lidar com os dados quanto é responsabilidade do usuário ler e concordar ou discordar com os termos de consentimento em sua navegação na internet. Quando a base legal usada for o consentimento, ele deve estar ligado a finalidades determinadas, porque autorizações genéricas para tratamento de dados pessoais são nulas.

A lei pode ser “resumida” em 10 princípios: 

Finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade de dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação, e responsabilização e prestação de contas. Entre eles, vale destacar a finalidade, que exige propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular; a prevenção, que envolve medidas para prevenir danos em virtude do tratamento de dados pessoais; e o livre acesso, relacionado a direitos como confirmação da existência de tratamento, acesso e correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.

Como ela se aplica na gestão de frotas?

Sempre que falamos sobre tecnologias nas tendências logísticas, consequentemente, estamos falando também em coleta, consulta, organização e armazenamento de dados. Com a LGPD na gestão de frotas, o debate sobre segurança precisa entrar nesse processo desde o planejamento.

Embora as empresas de transporte costumem trabalhar com o mercado B2B (empresa para empresa), a base de dados pode incluir informações sobre as próprias empresas clientes e, dependendo da operação, dados pessoais de colaboradores, motoristas, fornecedores, contatos comerciais e clientes envolvidos na cadeia.

Aí é preciso ter muito cuidado para não violar a privacidade dessas pessoas. Será que todos sabem quais dados são tratados, para quais finalidades e por quanto tempo eles ficam disponíveis para a transportadora ou para sistemas usados na operação?

Portanto, saber o que é, como funciona e adequar-se à LGPD é uma tarefa essencial para os gestores de frotas. 

Inclusive, a LGPD prevê a figura do encarregado pelo tratamento de dados pessoais: a pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a autoridade nacional. No mercado, essa função também costuma ser chamada de DPO, sigla em inglês para Data Protection Officer. Mais do que um cargo isolado, o importante é existir responsabilidade clara sobre segurança, proteção de dados e conformidade com a legislação.

Por que você precisa se adaptar?

Existem diferentes sanções previstas em lei para quem não seguir o regulamento da Lei Geral de Proteção de Dados. Não podemos dizer com exatidão qual é a consequência de não estar em conformidade com a LGPD, pois cada caso depende da análise da violação, do tipo de dado tratado, das medidas adotadas pela empresa e da forma como ela responde ao problema.

Ainda assim, alguns exemplos previstos na lei incluem advertência, com indicação de prazo para adoção de medidas corretivas, e bloqueio dos dados pessoais relacionados à infração até a regularização. Além disso, a autoridade nacional pode determinar ao controlador a elaboração de relatório de impacto à proteção de dados pessoais. Por isso, tratar a adequação como mera formalidade aumenta o risco operacional e jurídico da frota.

Como se adaptar à LGPD na gestão de frotas?

Para se adaptar, é preciso primeiro conhecer a lei — se você chegou até aqui, já está no caminho certo. Mas, claro, você ainda tem trabalho pela frente. Para isso, você tem que planejar e fiscalizar a coleta, o tratamento, o registro e o armazenamento de dados da empresa.

Seja com uma pessoa responsável ou uma equipe inteira, será necessário passar por etapas de diagnóstico e implementação de medidas de segurança. Também é importante manter registro das operações de tratamento de dados pessoais realizadas por controladores e operadores, revisar finalidades de uso, limitar acessos e criar rotina para atender solicitações de titulares, como acesso e correção de dados.

Lembre-se de sempre ter um especialista em LGPD, responsável pela parte legal de toda essa questão, como é o caso da Silva Lopes, advocacia especializada em startups, fintechs, agrotechs, scale up e empresas de tecnologia e inovação, atuante nas áreas de Direito Empresarial, Direito Tributário e Propriedade Intelectual.