A não conformidade na frota deve ser evitada para que você possa garantir a segurança, eficiência e cumprimento de legislação das suas operações de transporte.
Gerenciar uma frota está além de manter os veículos em movimento, sendo necessário também possuir a máxima qualidade nos serviços prestados. Porém, identificar essas não conformidades pode ser desafiador e passível de erros.
Por isso, o checklist eletrônico é uma ferramenta que vem se destacando nas rotinas de inspeção e manutenção das frotas. Entenda como essa solução moderna pode transformar a sua gestão.
Veja a seguir:
- O que são as não conformidades da frota;
- Desafio de identificar manualmente;
- Solução: Checklist eletrônico para identificação de não conformidade.
O que é não conformidade na frota?
O problema de não conformidade na frota pode representar diversas situações em desacordo com o padrão de bom funcionamento e segurança na rodagem de um veículo. São irregularidades que podem surgir em várias formas, geralmente relacionadas à questões mecânicas, mas também podendo incluir outros aspectos operacionais.
De maneira geral, as não conformidades representam que algo não está acontecendo conforme deveria.
Exemplos de não conformidade na frota
Problemas mecânicos
As falhas mecânicas acontecem quando a inspeção preventiva do veículo não é realizada conforme um cronograma pré estabelecido. É importante verificar itens seguindo determinados intervalos de tempo ou de acordo com a quilometragem rodada — utilize o que acontecer primeiro.
Por exemplo, a suspensão precisa ser verificada a cada 6 meses ou a cada 10 mil km rodados.
Caso a quilometragem seja atingida antes de completar 6 meses, é preciso realizar essa inspeção. Se atingiu 6 meses de uso sem completar 10 mil km rodados, a inspeção é realizada da mesma forma.
Outras falhas comuns são no sistema de freio e transmissão.
Desgaste dos pneus
O desgaste dos pneus é uma não conformidade na frota, pois além de pneus desgastados serem um problema por si só, também levam a algumas falhas mecânicas e danos estruturais nos veículos.
Danos na carroceria, suspensão e amortecimento do veículo podem ser em decorrência dos pneus desgastados, que fazem o veículo balançar e trepidar mais em sua rodagem, principalmente veículos que realizam viagens de longa distância em alta velocidade.
Documentação irregular
As documentações também podem entrar na lista de não conformidade caso tenham ultrapassado sua data de validade.
Além disso, a falta de documentação obrigatória no transporte pode ser uma não conformidade e gerar multas e até apreensão do veículo e carga, em alguns casos.
A importância da conformidade da frota
A conformidade da frota significa operar os veículos seguindo normas e padrões já estabelecidos, tanto pela legislação de trânsito brasileira, quanto pela política de frotas da empresa.
A não conformidade gera diversos riscos às operações de transporte, e manter a sua conformidade é fundamental para reduzir os riscos e acidentes de uma frota. Assim, protege os motoristas e a empresa de prejuízos financeiros e reputacionais.
Manter a conformidade contribui ainda com um fator indispensável na gestão de frotas atualmente: a coleta e análise de dados precisos sobre o desempenho dos veículos. É assim que você terá informações adequadas para tomar decisões embasadas e garantir a melhoria contínua das suas operações.
Os desafios de identificar a não conformidade manualmente
1 – Perda de informações
É fácil perder informações quando se realiza processos manuais. A transferência de dados para planilhas ou sistemas pode resultar em uma perda de informações que seriam críticas para o seu gerenciamento da frota.
A possibilidade de extravio do checklist de papel pode até causar a perda permanente de registros essenciais, que até poderiam conter informações para gerar uma Ordem de Serviço que evitaria a não conformidade da frota.
Além disso, também existe o risco de o gestor esquecer de inserir os dados corretamente e acabar prejudicando a consistência e confiabilidade das informações.
2 – Erros de preenchimento dos dados
Outro problema que o processo manual traz é o erro que pode acontecer no preenchimento da informação tanto na hora de realização do checklist, quanto na inserção desses dados nas planilhas ou sistemas.
A interpretação errada da escrita dos motoristas e o preenchimento em campos errados das planilhas também são problemas comuns e que dificultam a identificação e acompanhamento da não conformidade na frota.
3 – Negligência de atividades
A utilização dos checklists de papel é demorada e pouco prática para os motoristas, podendo resultar na negligência das atividades de inspeção veicular.
Para aqueles que ainda realizam as tarefas, a falta de praticidade pode levar os motoristas a pular etapas importantes, deixando itens do checklist em vazio e aumentando o risco de não identificação dos problemas nos veículos.
Solução: checklist eletrônico para identificação de não conformidade
Esses e outros desafios destacam a necessidade de uma abordagem mais eficiente para identificar a não conformidade nos veículos da sua frota. A adoção de tecnologias, como o checklist eletrônico, é uma alternativa viável e inteligente para controlar as não conformidades, assim como fazer a gestão de serviços de manutenção e inspeções da frota.
Esse tipo de plataforma também oferece integração com serviços de manutenção, permitindo a abertura automática de ordens de serviço.
Essas ordens são enviadas e atualizadas em tempo real para a equipe responsável por realizar as correções nos veículos, otimizando o agendamento de serviços e garantindo uma abordagem proativa da equipe de mecânicos.
Além disso, o sistema de checklist eletrônico coleta informações diretamente do aplicativo de inspeção e as organiza em relatórios automaticamente.
Isso inclui um relatório de não conformidade detalhado, que identifica quais são os principais problemas e qual item tem maior incidência de marcações de “não conformidade”.
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