Cómo acertar en la administración de su flota

Realizar una buena administración de flotas es difícil por la cantidad de responsabilidades atribuidas al gestor.

Entre ellas están mejorar el desempeño de la flota, reducir gastos, identificar la mejor relación costo-beneficio (como en combustible y reparación de neumáticos), aportar seguridad, etc. Todas estas acciones dependen, además, de la recopilación y el análisis de datos.

Cada una de estas responsabilidades se relaciona con alguna de las grandes áreas de la gestión de flotas. Si aún no tiene claro cuáles son, se las mostramos a continuación.

Gestión de vehículos

Va más allá de saber dónde está el vehículo y cuánto ha recorrido. Necesita un control más amplio: conocer la carga que soporta, su año y antigüedad, qué problemas ha presentado y qué servicios se han realizado, qué neumáticos tiene instalados, etc.

Debe registrar cada detalle que se le ocurra sobre el vehículo. Es la mejor manera de garantizar un control seguro y eficiente en la gestión de vehículos.

Gestión de neumáticos

Los neumáticos se consideran el segundo mayor gasto de las flotas, solo por detrás del combustible. Por eso, la gestión de neumáticos se reconoce cada vez más como un área que debe tener su propio gestor.

O, al menos, los gestores adquieren herramientas específicas para controlar los datos de los neumáticos de la flota.

Esta gestión requiere medir la profundidad del surco y presión de cada neumático individualmente. Así, el sistema identifica desgastes inusuales y posibles causas y soluciones de lo ocurrido.

El control de neumáticos previene la pérdida de carcasas, aumenta las posibilidades de recauchutado y prolonga la vida útil de los neumáticos.

Mantenimiento preventivo

Ninguna flota consigue sobrevivir mucho tiempo sin planes de mantenimiento preventivo. ¡El checklist de vehículos es una herramienta indispensable! Sirve tanto para viajes largos como para recorridos diarios.

Es decir, el cronograma puede incluir inspecciones diarias, semanales, quincenales, etc. Al fin y al cabo, no necesita un único modelo de checklist. Tanto en papel como con el checklist digital, puede personalizar los cuestionarios para utilizarlos cuando sea conveniente.

Lo importante es que el mantenimiento preventivo se realice y cumpla su función: ¡prevenir problemas!

Por otra parte, la prevención también le ayuda a controlar otras cuestiones de la flota. Por ejemplo, el inventario de piezas de reparación o los costos de las reparaciones y por kilómetro de cada vehículo.

Mantenimiento correctivo

Esta es el área de la administración de flotas que quiere evitar. Obviamente, lo decimos para evitar que el vehículo llegue a necesitarla. Si pensó que debía olvidarse de un vehículo averiado en el garaje, tenemos que hablar seriamente.

Aunque el mantenimiento correctivo también busca solucionar problemas detectados en la prevención, es más habitual que ocurra por “accidente”. Esto se debe a que las averías y el desgaste de las piezas pasan inadvertidos sin una inspección de vehículos planificada.

Además, cuando el objetivo del gestor es ahorrar y reducir gastos, el mantenimiento correctivo se convierte en un punto de atención. ¡Cuesta mucho más que invertir en mantenimiento preventivo!

Seguimiento de la flota

Para dar seguimiento a la flota, puede optar por un sistema de telemetría, el más completo de la actualidad. Con él, además de saber dónde está el vehículo, recibe datos como los vehículos que están en ruta en ese momento, el kilometraje recorrido y la velocidad media del viaje.

Al igual que la automatización, disponer de información en tiempo real es parte de lo que llamamos logística 4.0 (la revolución tecnológica de la logística). Es decir, el momento que vivimos ahora.

Cada vez vemos más tareas de la administración de flotas asumidas por la tecnología, y la telemetría también forma parte de ello. Una parte muy importante, además. Una manera ideal de controlar las rutas utilizadas, el estilo de conducción y el consumo de combustible.

Cuestiones legales

No hay forma de escapar de ellas. Para evitar multas e incluso interrupciones en las actividades de la empresa de transporte, también necesita prestar atención a las cuestiones legales.

El propio mantenimiento preventivo ya forma parte del tema: en Brasil, antes de poner el vehículo en circulación por vías públicas, el conductor debe verificar la presencia y el buen funcionamiento de los equipos.

En Brasil, también se incluye aquí la obtención de placas. El pago de tributos e impuestos, por supuesto. Y deben estar al día los registros, permisos y licencias para operar y transportar determinadas cargas.

Gestión financiera

El área financiera de la administración de flotas recibe, a veces, más atención que las demás.

El motivo es simple: todo se ve afectado por ella y la afecta.

Cada acción que cuesta dinero repercute en los recursos financieros. Al mismo tiempo, si necesita presupuesto para invertir en un vehículo nuevo, debe pasar por la gestión financiera.

Además, si necesita reducir costos, tiene que empezar por las fuentes de los mayores gastos.

Las empresas más grandes suelen tener responsables específicos centrados en las finanzas, mientras que el gestor de la flota puede concentrarse más en los procesos operativos y de datos. Sin embargo, el gestor debe seguir de cerca todo para tomar sus decisiones con criterio.

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