Gestión financiera de flotas: cómo controlar costos

Los gestores de flotas pueden reducir gastos y optimizar la gestión mediante sistemas, políticas, equipos y estrategias de mantenimiento.

Antes de equipar los vehículos con tecnologías adicionales o implementar estrategias para ahorrar combustible, es importante evaluar su flota, los costos que ya aparecen en la operación y las herramientas disponibles para realizar una gestión de flotas eficiente, incluida la gestión financiera de los vehículos de la empresa.

Continúe leyendo y conozca cómo realizar una gestión financiera de su flota sin errores, qué controles ayudan en el día a día y qué prácticas pueden apoyar el ahorro en abastecimiento y mantenimiento. ¡Veamos!

¿Cómo hacer la gestión financiera de flotas?

La gestión financiera de flotas puede ayudar a ahorrar en los gastos de abastecimiento y mantenimiento, permitiendo que los gestores tengan más control, previsibilidad y practicidad en su rutina.

Para facilitar y realizar esta gestión de manera efectiva, el primer paso es organizar los registros de abastecimiento, mantenimiento, kilometraje, rutas, responsables y costos por vehículo. Cuando esta información está dispersa, la empresa paga los gastos, pero no consigue entender qué vehículos, trayectos o hábitos están elevándolos.

El uso de herramientas y rutinas de control genera la oportunidad de obtener ahorros financieros con mejoras en el ahorro de combustible, menos fallas de proceso y decisiones más rápidas. Conozca estas herramientas de apoyo a continuación.

Gestión financiera de flotas: ¿qué herramientas utilizar?

Las herramientas que ayudan a la gestión financiera de flotas son procesos de seguimiento, registro, parametrización y análisis de las actividades en las que participan los vehículos de su empresa.

Los gestores generalmente tienen acceso a informes basados en estas actividades, que ofrecen información sobre tendencias, frecuencias de abastecimiento y mantenimiento, e identifican posibles áreas de mejora.

Vea cómo funcionan estas herramientas:

Tarjeta y software de gestión de flotas

La gestión de combustible de la flota no tiene por qué ser complicada. Lo esencial es que cada abastecimiento tenga un registro confiable, permita una verificación posterior y alimente informes para comparar vehículos, conductores, centros de costo y rutas.

Una tarjeta de gestión de flotas, cuando está integrada con un sistema de control, puede concentrar los gastos de combustible y mantenimiento en una rutina más organizada. El gestor empieza a dar seguimiento a los movimientos financieros mediante un portal o una aplicación y puede reducir la dependencia de hojas de cálculo, comprobantes sueltos y cálculos manuales.

Esto permite que los datos de la compra de combustible lleguen al software de gestión con menos retrabajo, ayudando a mantener el historial, responsable, valor, fecha y demás información necesaria para el análisis.

Con tarjetas y software de gestión de flotas, puede limitar cobros indebidos, cruzar datos, generar informes y tener más control sobre parámetros importantes de la operación. Para el abastecimiento, también vale la pena mantener una política clara de estaciones y proveedores: en Brasil, la reventa de combustibles automotores depende de la autorización de la ANP, Agencia Nacional de Petróleo, Gas Natural y Biocombustibles de Brasil, y la consulta pública de la agencia permite verificar los datos de registro y la situación de los revendedores.

Telemetría vehicular

La telemetría vehicular es una tecnología del mercado que puede monitorear el comportamiento del conductor y ofrecer retroalimentación para apoyar la reducción del consumo de combustible. Los dispositivos de retroalimentación al conductor pueden ayudar a conducir de forma más eficiente, y prácticas como evitar la aceleración rápida, el frenado brusco y el exceso de velocidad ayudan a reducir desperdicios.

Estos sistemas también pueden ofrecer información como velocidad, distancia recorrida, ubicación y tiempos de parada, según la solución contratada. Los conductores pueden recibir alertas o consultar informes posteriormente, y los gestores de flotas pueden usar esta información para orientar capacitaciones y políticas internas.

Algunas flotas combinan el análisis de conductores, vehículos y rutas para identificar oportunidades de ahorrar combustible, como minimizar arranques y paradas agresivos, limitar el ralentí y mantener una velocidad constante cuando el contexto de seguridad lo permita.

Consejos para mejorar la eficiencia de su flota

Incluso los gestores de flotas más experimentados pueden beneficiarse de algunos consejos para mejorar la gestión de los vehículos de la empresa. Vea algunos:

Capacitación de los conductores

El ahorro de combustible se reduce con el ralentí, el exceso de velocidad, los cambios de marcha frecuentes o inadecuados, la aceleración, el frenado agresivo o frecuente y las rutas sinuosas. Muchas empresas capacitan a sus conductores para adoptar prácticas de ahorro de combustible.

La capacitación debe transformar los datos en conducta práctica: orientar sobre la aceleración gradual, la anticipación del frenado, el respeto de los límites de velocidad, la reducción del tiempo detenido con el motor encendido y la planificación de las paradas. La conducción agresiva desperdicia combustible, y el ahorro suele caer rápidamente a velocidades superiores a 50 mph, según una referencia de eficiencia energética de Estados Unidos. El ralentí también consume combustible: la estimación citada por la misma fuente está entre un cuarto y medio galón por hora.

Ofrecer incentivos

En combinación con los programas de capacitación, los gestores de flotas pueden animar a los conductores a adoptar una conducción eficiente, ofreciendo incentivos y reconocimiento.

El incentivo funciona mejor cuando la regla es transparente. En vez de premiar solo a quien gasta menos, evalúe indicadores comparables por tipo de ruta, carga, vehículo y condición de uso. Así, la empresa reduce distorsiones y refuerza comportamientos que realmente dependen del conductor, como evitar aceleraciones bruscas, reducir el ralentí y comunicar fallas percibidas en el vehículo.

Implementar políticas

Las empresas públicas y privadas pueden implementar políticas para establecer metas mínimas de eficiencia, exigir métodos para ahorrar combustible o establecer metas para reducir emisiones.

Algunas políticas corporativas especifican velocidades máximas de conducción por seguridad. Las flotas también pueden desarrollar listas de equipos o establecer límites a la cantidad de carga transportada en un vehículo.

Esta política debe definir quién carga combustible, dónde lo carga, cómo comprueba el gasto, qué datos deben registrarse y en qué situaciones se permite una excepción. También puede prever la verificación periódica de los proveedores utilizados por la flota, ya que, en Brasil, las estaciones y los revendedores de combustibles automotores necesitan autorización de la ANP.

Optimizar rutas

La planificación de rutas optimizadas ayuda a maximizar la eficiencia del vehículo, reduciendo la distancia recorrida, las paradas en semáforos, el tiempo en el tráfico y el número de vehículos necesarios para las rutas.

Además de elegir caminos más cortos, la optimización debe considerar ventanas de entrega, concentración de servicios en la misma región, horas de mayor tráfico y necesidad real de desplazamiento. Los viajes cortos con el motor frío tienden a empeorar el ahorro de combustible en comparación con el motor caliente, y combinar tareas en un solo viaje puede ahorrar tiempo y dinero.

Haga el mantenimiento correcto de los vehículos

Realizar correctamente el mantenimiento de la flota favorece el ahorro en abastecimiento mediante prácticas rigurosas de mantenimiento preventivo. Los conductores deben ser cautelosos con los dispositivos y aditivos que afirman mejorar el ahorro de combustible y reducir la contaminación, pues pueden no ser legítimos.

También vale la pena estandarizar verificaciones sencillas, como neumáticos, aceite, alertas del tablero e inspecciones de rutina. La calibración correcta puede mejorar el consumo, y usar el aceite de motor recomendado por el fabricante también ayuda al ahorro. Cuando se enciende la luz de revisión del motor, la recomendación es llevar el vehículo a un mecánico para su inspección.

Vimos que una gestión de flotas eficiente es fundamental para el buen funcionamiento de la flota, independientemente del tamaño y los tipos de vehículos que tenga su empresa.

Y la mejor manera de realizar esta gestión es combinar control financiero, datos confiables, políticas internas y mantenimiento preventivo. Con esta base, el gestor deja de mirar solo el gasto después de que ocurre y empieza a actuar sobre las causas que aumentan el abastecimiento, el mantenimiento y el retrabajo.

Revise los registros de su flota, estandarice las reglas de abastecimiento y mantenimiento y use los informes para decidir dónde reducir desperdicios sin comprometer la operación.