Gestión de neumáticos en taller interno de neumáticos: 6 fases

Muchas flotas con taller interno de neumáticos ya llevan algún tipo de control. El problema es que este control suele existir en hojas de cálculo desactualizadas, cuadernos del técnico de neumáticos o en la memoria de quienes llevan más tiempo en la operación.

No hace falta decir que es cuestión de tiempo que esto se convierta en un caos en su operación.

Además, implementar un sistema de gestión de neumáticos no es solo cambiar la hoja de cálculo por un software. Es necesario estructurar procesos, definir responsables, capacitar al equipo y crear una rutina que genere datos confiables.

Ahora verá:

• Antes de comenzar: requisitos de la operación
• La guía: 6 fases para poner en marcha la gestión de neumáticos
• Qué esperar en los primeros meses
• Errores comunes que frenan la implementación

Antes de comenzar: requisitos de la operación

Antes de elegir cualquier herramienta, la operación debe cumplir algunas condiciones mínimas. Sin ellas, el sistema puede instalarse, pero difícilmente generará resultados.

La primera condición es tener un taller interno de neumáticos en funcionamiento, con al menos un técnico dedicado. No necesita una estructura sofisticada, pero debe haber alguien cuya rutina incluya montar, desmontar, calibrar e inspeccionar neumáticos de forma recurrente.

La segunda es tener un responsable de la gestión de neumáticos, o al menos alguien que vaya a asumir ese papel. Puede ser el supervisor de flota, el coordinador de mantenimiento o un analista. Lo importante es que alguien se haga cargo de los datos y las decisiones que saldrán del sistema.

La tercera es el compromiso de la dirección. Implementar un sistema de control de neumáticos cambia la rutina del taller de neumáticos, del taller mecánico y, en cierta medida, de los conductores. Si el liderazgo no respalda la idea ni sostiene el proceso durante las primeras semanas, el equipo vuelve rápidamente al modelo anterior.

Con estos tres pilares establecidos, se puede avanzar.

La guía: 6 fases para poner en marcha la gestión de neumáticos

Fase 1 — Diagnóstico y recuento de inventario

Todo comienza por saber exactamente qué tiene. La etapa inicial consiste en hacer un recuento completo de los neumáticos de la operación: cuántos están instalados en los vehículos, cuántos están en inventario (nuevos y usados), cuántos están en proceso de renovación y cuántos ya deberían haberse descartado.

Cada neumático debe recibir una identificación individual, el conocido marcado a fuego, que graba un número de serie en el neumático. Sin él, no hay trazabilidad. Es decir, la marca a fuego permite dar seguimiento al historial completo de cada neumático durante su vida útil: dónde rodó, cuántos kilómetros recorrió, cuántos recauchutados tuvo y por qué se descartó.

Además, también es el momento de registrar el estado actual de cada neumático: profundidad del surco, posición en el vehículo, marca, modelo, medida, vida (original, primer recauchutado, segundo recauchutado) y condición general. Es un trabajo manual, pero constituye la base de todo lo que viene después.

Por eso, si ya tiene un proceso de gestión de neumáticos en su flota, probablemente le resulte más fácil y rápido completar esta etapa.

Fase 2 — Definición de procesos y responsables

Con el recuento de inventario terminado, el siguiente paso es definir quién hace qué, con qué frecuencia y siguiendo qué flujo. Esta es la fase en la que la operación deja de depender de hábitos individuales y comienza a funcionar con procesos.

Las principales definiciones incluyen quién realizará las inspecciones (medición de surco y presión), con qué periodicidad (semanal, quincenal, por kilometraje), quién analiza los datos generados, quién aprueba movimientos como rotación, envío a recauchutado o descarte, y cómo funciona el flujo de apertura y cierre de órdenes de servicio.

Aquí es importante ser realista con la capacidad del equipo. Por ejemplo, si define una inspección semanal en una flota de 200 vehículos, muy probablemente será inviable si solo tiene un técnico de neumáticos. El proceso debe ajustarse a la operación y no al revés.

Fase 3 — Elección y configuración del sistema

Con los procesos definidos, la elección de la herramienta se vuelve más objetiva. Ya sabe qué necesita que haga el sistema, por lo que puede evaluar con claridad si cumple o no.

Algunos criterios importantes al elegir un sistema de control de neumáticos son:

• ¿Permite la trazabilidad individual de cada neumático, desde el inventario hasta el descarte?
• ¿Admite el registro de inspecciones en campo (idealmente desde un dispositivo móvil)?
• ¿Genera indicadores como CPK (costo por kilómetro), tasa de recauchutado e índice de descarte prematuro?
• ¿Permite parametrizar por tipo de vehículo, eje y perfil de ruta?

Además, la configuración inicial del sistema también lleva tiempo. En esta fase se ingresan los datos del inventario, se definen los parámetros (rangos aceptables de surco, presiones ideales por posición, alertas de kilometraje) y se registra la estructura de la flota por vehículos, rutas y sucursales.

Fase 4 — Capacitación del equipo

Aunque es importante, esta fase suele subestimarse. El sistema puede ser excelente, pero si el técnico de neumáticos no sabe registrar una inspección correctamente o el conductor no entiende por qué debe informar una irregularidad, el dato que entra al sistema no vale de mucho (o ni siquiera llega a registrarse).

Por este motivo, la capacitación debe segmentarse por perfil. El técnico de neumáticos debe aprender a operar el equipo de inspección, registrar los datos en el sistema y seguir el flujo de movimiento de neumáticos.

Además, usted necesita saber interpretar los indicadores, identificar desviaciones y tomar decisiones a partir de los datos. Más aún, los conductores deben entender lo básico: qué observar, qué informar y por qué importa.

Es importante destacar que no tiene que ser una capacitación larga. Solo debe ser clara, práctica y contar con acompañamiento en las primeras semanas.

Fase 5 — Operación asistida y ajustes

Las primeras semanas con el sistema en marcha son las más críticas, porque es cuando los procesos definidos en la fase 2 se encuentran con la realidad de la operación y casi siempre necesitan ajustes.

Esta es la fase de ajuste. ¿Es viable la frecuencia de inspección definida? ¿El técnico de neumáticos logra registrar los datos dentro del flujo normal de trabajo? ¿Los datos se ingresan de forma consistente? ¿Hay resistencia del equipo?

En este momento, es normal que surjan dudas, fallas de registro e incluso cuestionamientos sobre la necesidad del nuevo proceso. El papel del responsable de la gestión de neumáticos es dar seguimiento de cerca, corregir desviaciones rápidamente y reforzar con el equipo el porqué de cada etapa.

Si esta fase se lleva con atención, el proceso se consolida. Si se descuida, el equipo vuelve al modelo anterior en pocas semanas.

Fase 6 — Lectura de los primeros indicadores

Cuando el sistema ya funciona con datos consistentes, comienza la fase en la que los números cuentan la historia de su operación. Tres indicadores son especialmente relevantes en este momento inicial.

El CPK (costo por kilómetro recorrido por neumático) es el indicador central de la gestión de neumáticos. Consolida la inversión total en cada neumático (compra, recauchutados y servicios) dividida entre el kilometraje que efectivamente recorrió. Así, es el número que permite comparar marcas, proveedores, posiciones y perfiles de ruta con objetividad.

La tasa de recauchutado muestra cuántos neumáticos de la operación se aprovechan para una segunda o tercera vida. Una tasa baja puede indicar problemas de mantenimiento, uso inadecuado o fallas en la selección de proveedores. Cada carcasa recuperada es un neumático nuevo que no necesita comprar.

El índice de descarte prematuro indica cuántos neumáticos salen de la operación antes de cumplir la vida útil esperada y, más importante, por qué. Así, cada motivo de descarte es una pista sobre dónde pierde dinero la operación (por ejemplo, daños por rodar sin presión, cortes, desgaste irregular o problemas mecánicos).

Qué esperar en los primeros meses

La implementación de un sistema de gestión de neumáticos no genera resultados de un día para otro, y definir correctamente esta expectativa es tan importante como ejecutar bien cada fase.

En las primeras semanas, el foco está en la calidad del dato. El equipo está aprendiendo, el proceso se está ajustando y los registros todavía pueden tener inconsistencias. Es una fase de inversión de tiempo y paciencia.

Cuando los datos adquieren consistencia, los indicadores comienzan a revelar patrones antes invisibles: qué posiciones del vehículo se desgastan más rápido, qué rutas son más agresivas para los neumáticos y qué marcas realmente ofrecen la mejor relación costo-beneficio, y no solo el menor precio de compra.

También es común enfrentar resistencia del equipo en este período. El técnico de neumáticos que siempre ha trabajado a su manera puede ver el sistema como fiscalización y no como herramienta. Los conductores pueden pensar que informar sobre neumáticos es “más burocracia”. Es esperable.

El cambio llega cuando el equipo empieza a percibir que el sistema facilita el trabajo y no lo complica.

Las primeras mejoras visibles generalmente aparecen en la reducción de descartes prematuros y en el aumento de la tasa de recauchutado. Son resultados que afectan directamente el costo de los neumáticos y ayudan a sostener el proceso ante el equipo y el liderazgo.

En Prolog, el retorno suele aparecer en los primeros meses y, en muchos casos, ya en el primer trimestre, siempre que la operación siga correctamente la guía de implementación.

Errores comunes que frenan la implementación

Algunos errores aparecen con frecuencia en operaciones que intentan implementar la gestión de neumáticos y no logran sostener el proceso.

El primero es implementar la herramienta sin definir antes los procesos. El sistema es el medio, no el fin. Si la operación no sabe quién inspecciona, con qué frecuencia y qué hace con el dato, el software se convierte en un repositorio de información suelta que nadie consulta.

El segundo es no involucrar al técnico de neumáticos desde el inicio, ya que está en la primera línea de la operación y manipula los neumáticos todos los días. Si no entiende el proceso, no confía en el sistema o no recibió capacitación, la calidad del dato y de su gestión se ven comprometidas.

El tercero es querer resultados el día 1. La gestión de neumáticos es un proceso acumulativo; por lo tanto, el retorno proviene de los datos acumulados a lo largo del tiempo, de la consistencia de los registros y de las decisiones tomadas con información real. Exigir CPK en el primer mes es como sembrar y querer cosechar en la misma semana.

El cuarto es tratar la implementación como un proyecto de TI, cuando no lo es. En realidad, es un proyecto de gestión que usa tecnología. La diferencia es que el éxito no depende de configurar correctamente el sistema, sino de cambiar la forma en que el equipo del taller de neumáticos opera en el día a día.

¿Quiere entender cómo funcionaría este proceso en su operación? Hable con el equipo de Prolog y vea cómo estructurar la gestión de neumáticos de su flota.