O relatório de manutenção atua como uma ferramenta para auxiliar no controle de manutenções da frota e identificar os pontos onde podem ser aplicadas melhorias na sua gestão.
Assim como qualquer outro tipo de relatório, são dispostas informações sobre as ocorrências do período, gastos envolvidos, serviços realizados, profissionais responsáveis e comparações com períodos anteriores.
Entre outros dados que podem estar presentes, os relatórios são utilizados como uma forma de gerar conhecimentos e análises na frota, trazendo decisões condizentes com a realidade das operações de transporte da sua empresa.
Para você entender a fundo o que é e porque usar um relatório de manutenção na sua gestão de frotas é importante, preparamos esse post completo. Confira:
- O que é relatório de manutenção;
- Benefícios de usar o relatório de manutenção;
- Como fazer um relatório de manutenção preventiva;
- O que incluir no relatório de manutenção da frota;
- Erros na criação de relatórios para evitar.
O que é um relatório de manutenção?
O relatório de manutenção é um recurso da gestão de manutenção das frotas. Trata-se de um documento que reúne informações sobre a frota e os serviços de prevenção e correção realizados nos veículos durante um determinado período.
Dependendo do objetivo do gestor, pode ser um relatório voltado para entender os custos com manutenção, quantidade de ocorrências no período, tempo de ociosidade dos veículos e assim por diante.
Ou seja, existem diferentes maneiras de preencher e utilizar um relatório de manutenção.
Benefícios de usar o relatório de manutenção
Visualização de serviços realizados por placa
Uma das maneiras de usar o relatório de manutenção é identificando quais foram os serviços realizados e quais foram os veículos que passaram pela oficina. A visualização pode ser dividida em serviços preventivos e corretivos, identificando as placas que receberam cada tipo de manutenção.
O benefício se dá, principalmente, quando essa organização também acontece ao registrar a quantidade de vezes que cada placa passou pelos serviços. Assim, você identifica se a frequência está normal, na média ou excessiva.
Entendimento de valores direcionados às manutenções da frota
Quando você registra os tipos de manutenções que a frota passou, também precisa identificar quais foram os custos de cada uma. Além de separar esses custos pela descrição do serviço:
| Tipo de manutenção | Descrição do serviço | Valor |
| Preventiva | Alinhamento de rodas | R$180 |
| Corretiva | Substituição de farol quebrado | R$300 |
Dessa forma, você consegue compreender se os orçamentos estão dentro do planejado ou acima do previsto. Estando excessivos, você precisa identificar o motivo e qual seria a solução mais adequada.
Por isso, o próximo benefício é:
Identificação de itens de mais ocorrências
Se uma placa passou por uma correção muitas vezes em um período, é indicativo de problema. Pode ser por conta de uma má conduta na direção por parte do motorista ou por algum outro problema não identificado no funcionamento do veículo.
Ao analisar a quantidade de ocorrências e qual foi a descrição e serviço para correção do problema, será mais fácil identificar as prováveis causas do ocorrido.
Avaliação de comportamento e responsabilidades dos motoristas
O relatório de manutenção é um bom meio de entender se os motoristas estão tendo as práticas adequadas em trânsito e praticando uma direção defensiva. Também contribui para avaliar se estão realizando corretamente as inspeções dos veículos, conforme descrito no plano de manutenção da frota.
Acompanhamento da disponibilidade dos veículos
Um dos benefícios do relatório de manutenção é trazer a visualização de veículos disponíveis, em conserto ou parados na sua frota. Outra maneira de trazer essa informação é com uma visualização de tempo que cada placa esteve disponível, parada ou na oficina.
As conclusões que você consegue tirar a partir desses dados incluem: os veículos que tiveram a melhor e menor produtividade no período e os veículos que apresentaram maior prejuízo financeiro para a operação, combinando essas informações com os custos de manutenção.
Avaliação dos indicadores de desempenho de manutenção
Toda gestão tem indicadores de desempenho que auxiliam na hora de avaliar as estratégias adotadas e ações diárias da frota. No caso da manutenção, podem ser indicadores como o Tempo Médio de Reparo de um veículo ou mesmo a Previsão de Troca do ativo.
Geralmente, um relatório já é construído em torno de um ou mais indicadores, então certifique-se de identificar qual é a análise que deseja fazer antes de iniciar o seu documento.
Como fazer um relatório de manutenção?
Para montar o seu relatório de manutenção, o primeiro passo é levantar as informações necessárias. Depois, deve organizar os dados e métricas conforme fizer mais sentido.
Algumas informações que podem estar presentes são:
- Tipos de manutenções;
- Custos por serviço;
- Custos por placa;
- Ocorrências por motorista;
- Informações sobre os veículos;
- Descrição das atividades realizadas;
- Nível de criticidade dos serviços de manutenção.
Se o checklist eletrônico é utilizado na sua frota, facilita e agiliza bastante o seu trabalho na hora de montar um relatório — até porque o próprio sistema já automatiza a criação de diversos modelos para você.
O que incluir no relatório de manutenção da frota?
Depende do tipo de relatório que você está montando.
Um relatório de manutenção preventiva, por exemplo, precisa conter informações sobre todos os serviços preventivos realizados e quais placas passaram pela prevenção corretamente.
É interessante buscar dados sobre a rotina de prevenção, como a aplicação dos checklists diários: quantos foram realizados, qual o tempo médio de realização de cada um, quais motoristas fizeram corretamente e quais deixaram de cumprir, etc.
O relatório pode ainda conter o local onde os serviços foram realizados, comparação de orçamentos e tempo de execução de cada serviço. São informações valiosas se você quer avaliar a qualidade do serviço prestado à sua frota.
Erros na criação de relatórios para evitar
A falta de informações reais sobre a rotina e veículos da frota é o principal erro que você precisa evitar. Se não tiver dados suficientes para montar um relatório, pode ser a hora de implementar novas ferramentas para que a coleta aconteça de maneira regular e mais eficiente.
Sem as documentações sobre a sua rotina, as análises ficam superficiais e a tomada de decisões é realizada sem bases concretas, o que pode gerar mais problemas.
Para evitar esse erro na sua gestão de manutenção, uma alternativa é aderir ao checklist eletrônico. Conheça mais sobre ele em nosso material gratuito fazendo o download aqui.
