A maioria das transportadoras não sabem ou ainda não estão prontas para assumir que os seus maiores desafios estão relacionados com a falta de um sistema de gestão de frotas.
Custos operacionais elevados, controle ineficaz de manutenções, alto consumo de combustível, descarte prematuro de pneus, acompanhamento da produtividade dos motoristas… quantos desses problemas estão presentes na sua operação hoje? Não vale a pena insistir neles, concorda?
Agora, vem outro desafio: a variedade. É como um catálogo infinito da Netflix, são vários sistemas para gestão de frotas no mercado – você nunca sabe qual escolher e teme optar pela decisão errada.
Afinal, no streaming, escolher um filme ruim só te faz perder algumas horas. Já na gestão de frotas, uma escolha errada custa tempo de implementação, treinamentos, e o pior: dinheiro.
Para garantir que você tome a MELHOR decisão, neste artigo vamos explorar:
- O que é um sistema de gestão de frotas?
- 5 tipos de sistemas de frotas disponíveis no mercado
- Como escolher o melhor sistema de frotas para a sua operação?
- Como funciona o sistema de gestão do Prolog?
O que é um sistema de gestão de frotas?
Um sistema de gestão de frotas é um software desenvolvido para auxiliar empresas no controle e monitoramento dos seus veículos. Ele centraliza informações sobre manutenção, abastecimento, pneus, motoristas, rastreamento, custos e muito mais.
A ideia é simples: quanto mais dados precisos você tem sobre a sua frota, melhores são as decisões e menores são os custos operacionais.
Apesar dos benefícios, muitas transportadoras ainda não implementaram o uso dessa tecnologia, gerando todos aqueles problemas que você leu no início deste artigo.
Quer ver um exemplo? Uma pesquisa realizada pela Trackage apontou que 61,9% das empresas já utilizam pelo menos três soluções tecnológicas em sua gestão logística, e 68,7% afirmam que os sistemas de rastreamento são a principal ferramenta utilizada.
Isso mostra que a tecnologia está cada vez mais presente no setor e que quem adota essas soluções tem uma operação mais eficiente, mais estratégica e uma grande oportunidade para sair na frente da concorrência.
Para que servem os sistemas de gestão de frotas?
Uma palavra: simplificar. Os sistemas de gestão de frotas servem para simplificar e otimizar o gerenciamento da operação Na prática, eles possibilitam:
- Controle de custos: monitoramento detalhado de despesas com combustível, manutenção e pneus.
- Manutenção preventiva: redução das paradas inesperadas e gestão da saúde dos veículos.
- Acompanhamento de motoristas: análise do comportamento ao volante e prevenção de sinistros, bem como jornada de trabalho.
- Gestão de pneus: controle do desgaste, rodízio e recapagem para aumentar a vida útil dos ativos.
- Tomada de decisões estratégicas: relatórios e insights gerados a partir de dados concretos.
Quais são os benefícios de usar sistemas de gestão de frotas?
Gerenciar uma frota sem um bom sistema é como tentar dirigir no escuro com o farol desligado.
Você pode até seguir em frente (não faça isso!), mas os obstáculos vão aparecer e, quando menos se espera, lá vem um gasto inesperado com manutenção ou a troca prematura daqueles pneus que deveriam durar muito mais.
A verdade é que um sistema de gestão de frotas não é luxo, é necessidade. Com ele, você tem controle total sobre custos, cronograma de manutenções, validade de documentos e até rastreamento dos veículos em tempo real.
Além disso, dá para gerar relatórios detalhados e tomar decisões baseadas em dados, não no achismo. No fim das contas, a empresa ganha eficiência, reduz desperdícios e ainda aumenta a segurança da operação. E aí, foi convencido?
Qual o impacto dos sistemas de gestão de frotas na operação?
Com tantos benefícios, você já deve ter chegado a uma conclusão: o impacto de um sistema de gestão de frotas na operação é gigantesco e se reflete em várias áreas do negócio.
Quando tudo está bem estruturado, os motoristas trabalham melhor, sem precisar lidar com falhas operacionais ou processos manuais confusos. Isso ajuda a reter talentos, afinal, quem quer crescer na carreira prefere atuar em uma empresa estruturada, que investe em tecnologia e oferece as melhores ferramentas para facilitar o dia a dia.
Fora que, menos erros e mais organização significam menos veículos parados e entregas acontecendo dentro do prazo. Isso impacta diretamente a satisfação do cliente, que recebe o serviço no tempo certo e com mais qualidade.
Percebe como uma coisa leva à outra? Um cliente satisfeito gera mais demanda, mais lucro e menos custos operacionais. Um bom sistema organiza tudo, evita retrabalho e transforma a operação em algo previsível e otimizado.
Mas se um sistema completo ainda não cabe no orçamento, a solução pode ser começar pelo maior gargalo da operação. Se o maior gasto é com pneus, um sistema de gestão de pneus trará retorno mais rápido. O mesmo vale para manutenção, combustível ou qualquer outro ponto crítico.
O mais importante é entender que a tecnologia certa gera retorno sobre o investimento (ROI) rapidamente, seja pela redução de custos, melhora na produtividade ou aumento da satisfação dos clientes. O maior erro não é investir, mas sim continuar no improviso e, pior ainda, no prejuízo.
Um bom exemplo é o caso da Klabin, a maior produtora de papéis do Brasil, que após iniciar o uso do Prolog nas manutenções preventivas da frota, com o checklist eletrônico, obteve grandes melhorias na operação, como:
- Visualização das inspeções previstas e realizadas por data através do cronograma de manutenção;
- Velocidade na inspeção de veículos através do checklist realizado pelo smartphone;
- Produtividade na inspeção e resolução de problemas com a abertura automática de OS.
E isso foi só o começo!
5 tipos de sistemas de frotas disponíveis no mercado
Como vimos, cuidar de uma frota não é só abastecer, rodar, entregar e pronto. Quem vive essa rotina sabe que tem muita coisa envolvida: manutenção, pneus, motoristas, custos… E sem um bom sistema, fica quase impossível gerenciar tudo sem dor de cabeça.
Por isso, vamos explorar 5 tipos de sistemas para gestão de frotas existentes no mercado (os mais usados) e decidir qual o melhor para a realidade da sua operação.
1. ERP (Enterprise Resource Planning)
O Enterprise Resource Planning (ERP), ou, em português, Sistema Integrado de Gestão Empresarial, centraliza todas as operações da empresa, incluindo a gestão da frota. Ele permite o controle financeiro, emissão de notas fiscais, compras, estoque de peças e até mesmo a gestão de contratos e fornecedores.
Para frotas, o ERP é muito útil para acompanhar custos operacionais como um todo, além de ajudar a integrar a frota com outros setores da empresa, como financeiro e logística, facilitando a comunicação e reduzindo retrabalho.
Apesar de ser um sistema robusto, ERPs podem ser complexos e exigir customização para atender às necessidades específicas da gestão de frotas. Por isso, se você optar por esse tipo de sistema, é importante escolher um ERP que tenha módulos voltados para o setor de transportes ou que permita integração com outros sistemas especializados.
2. DMS (Driver Monitoring System)
O Driver Monitoring System (DMS), ou, em português, Sistema de Monitoramento de Motoristas, como o próprio nome já diz, monitora o comportamento dos motoristas em tempo real, identificando fadiga, distração e padrões de condução de risco. Com câmeras e sensores, ele analisa expressões faciais e movimentos oculares, emitindo alertas imediatos para evitar acidentes.
Para frotas, o DMS melhora a segurança viária e a eficiência operacional, reduzindo incidentes e promovendo treinamentos mais direcionados. Além disso, o DMS pode ser integrado a outros sistemas de gestão de frotas, como rastreamento e telemetria, fornecendo uma visão mais completa da operação. Isso não só aumenta a segurança, mas também impacta na redução de custos operacionais, evitando acidentes e prolongando a vida útil dos veículos da frota.
3. Sistema de Gestão de Manutenção
Um sistema de gestão de manutenção ajuda a programar revisões, monitorar peças e emitir alertas para manutenções preventivas, evitando problemas graves e custos inesperados.
Com ele, a empresa pode criar um cronograma de manutenção, garantindo que os veículos estejam sempre em boas condições. Esse tipo de sistema também registra falhas recorrentes, ajudando a identificar padrões, melhorar a durabilidade dos componentes e facilitar auditorias.
O sistema de gestão de manutenção do Prolog auxilia com todas essas funcionalidades, pensadas nos desafios e rotinas do dia a dia da operação de sua frota, incluindo controle de estoque, abertura de ordens de serviço avulsas e manutenção preventiva automatizada.
4. Sistema de Gestão de Pneus
Os pneus estão entre os três maiores custos para qualquer frota, e sem um bom controle, o desperdício é inevitável. Um sistema de gestão de pneus permite monitorar a vida útil de cada pneu, pressão e recapagens.
Com tecnologia avançada, o sistema identifica desvios de padrão, que aumentam o consumo de combustível e comprometem a segurança. Isso permite ações preventivas e maior eficiência operacional.
Na Prolog, sabemos que a gestão de pneus faz toda a diferença na redução de custos da frota – e por isso, esse é o nosso carro-chefe! Nosso sistema entrega relatórios detalhados, mostrando quais pneus têm melhor desempenho, evitar trocas prematuras e como pequenas mudanças geram grande economia a longo prazo.
Além do app, nosso sistema também acompanha um Kit de Inspeção, onde você consegue aferir a pressão dos pneus e o desgaste dos sulcos – em menos de 1 minuto.
5. Sistema de Telemetria e Rastreamento
Telemetria e rastreamento são essenciais para manter a frota sob controle. Com eles, dá para acompanhar a localização dos veículos em tempo real, monitorar a velocidade, o consumo de combustível e até o comportamento dos motoristas. Isso significa mais segurança, menos desperdício e uma operação muito mais eficiente.
Além disso, o rastreamento reduz o risco de roubos e melhora a previsão de entregas, deixando os clientes mais satisfeitos. O melhor de tudo? Esses sistemas podem ser integrados com a gestão de manutenção e pneus, dando uma visão completa da operação. Ou seja, menos surpresas, mais controle e decisões certeiras baseadas em dados reais.
Como escolher o melhor sistema de frotas para a sua operação?
Com tantas opções no mercado, escolher o melhor sistema de gestão de frotas pode parecer desafiador. Mas a resposta está em entender as necessidades específicas da sua operação. Antes de tudo, pergunte-se: qual é o maior desafio da minha frota hoje?
Se o problema for alto consumo de combustível, um sistema de telemetria pode ser a melhor escolha. Se o desgaste dos pneus pesa no orçamento, um sistema de gestão de pneus será mais estratégico.
Além disso, leve em consideração a integração com outros sistemas, facilidade de uso e suporte oferecido pelo fornecedor. Algumas soluções são mais completas e permitem o controle de múltiplas áreas, enquanto outras são mais específicas e focam em resolver um problema crítico. O importante é investir no que traz retorno mais rápido e melhora a eficiência da frota no dia a dia.
Se o orçamento for limitado, comece pelo setor que mais impacta seus custos e, com o tempo, amplie o uso da tecnologia. O segredo é priorizar o que realmente faz diferença e evitar soluções genéricas que não atendem às particularidades da sua frota. Para entender melhor como a gestão de frotas pode transformar a operação, confira este conteúdo completo sobre o assunto: Gestão de Frotas: Guia Completo.
Como funciona o sistema de gestão do Prolog?
Na Prolog, sabemos que uma frota eficiente começa com controle e organização. Nossas soluções foram desenvolvidas justamente para ajudar gestores a reduzir custos e otimizar processos, sem complicação.
Uma das nossas soluções é o Sistema de Gestão de Pneus, que permite acompanhar a vida útil, quilometragem rodada, pressão, recapagens e desempenho de cada pneu, garantindo maior durabilidade e menos desperdício.
Além da gestão de pneus, oferecemos um Sistema de Gestão de Manutenção e Checklist Eletrônico, que organiza manutenções preventivas, gera ordens de serviço automáticas e evita paradas inesperadas, aumentando a disponibilidade da frota. Tudo isso integrado e acessível de forma simples, para que você tenha dados precisos e tome decisões mais estratégicas.
Nosso foco é tornar a gestão de frotas mais inteligente e menos burocrática, reduzindo custos e aumentando a produtividade. Se você ainda não utiliza um sistema ou quer melhorar o que já tem, a Prolog pode te ajudar a transformar a sua operação!
Se você quer mais controle, menos custos e uma gestão de frotas realmente eficiente, conheça as soluções da Prolog e veja como podemos transformar sua operação!
