A análise de checklist da frota é uma maneira de conhecer melhor os seus veículos e identificar os principais problemas recorrentes na sua operação.
O checklist é uma ferramenta para manter os serviços de manutenção em dia, sendo a partir dele que as ordens de serviço da frota são geradas.
Portanto, realizar a análise desses checklists também significa entender quantos serviços foram solicitados em um determinado período e qual a frequência deles.
Confira a seguir:
- Por que fazer a análise de checklist da frota?
- Quando fazer uma análise de checklist?
- Como fazer a análise de checklist da frota?
Por que fazer a análise de checklist da frota?
Porque, através desta análise, os problemas são identificados com maior facilidade nos veículos da frota e também ficam mais fáceis de serem solucionados. A partir disso, você consegue aplicar melhorias no processo de execução do checklist.
A análise de checklist da frota também permite reunir informações a curto e longo prazo, o que torna as tomadas de decisões mais efetivas por serem baseadas em dados.
Algumas das possibilidades na análise de checklist da frota incluem:
- Quantidade de itens NOK por placa da frota;
- Quantidade de checklists realizados por dia;
- Tempo de realização do checklist (exclusivo para ferramentas digitais);
- Média de tempo para conserto de um item (desde a abertura da OS até seu fechamento);
- Item de maior incidência na frota;
- Quantidade de ocorrências por motorista;
- Taxa de reincidência do problema (por motorista, veículo ou mecânico responsável);
- Nível de criticidade do problema identificado.
Tudo isso falando sobre os resultados de um checklist da frota.
Por outro lado, você também pode realizar a análise de checklist preenchido. Neste caso, você verifica se os itens estão preenchidos corretamente, conforme padrão determinado pela empresa, e o que não ficou claro e deve ser aprimorado.
Quando fazer essa análise?
Quando você começar a notar muitos problemas e incoerências no preenchimento de um checklist, pode ser a hora de fazer uma análise e identificar melhorias.
Além disso, se estiver com custos de manutenção acima da média, pode fazer a análise de checklist para encontrar os principais problemas que podem estar gerando esse aumento.
Inclusive, algumas ferramentas e metodologias que você pode usar para complementar e sustentar a sua análise, nesse segundo momento, são o ciclo PDCA e a árvore de falhas.
Como fazer a análise de checklist da frota?
Crie um plano de análise para gestão de frotas
O seu plano de análise pode ser geral ou específico para alguma área, como o do checklist de veículos. É importante que a sua estrutura siga um padrão lógico e responda às principais questões que o quadro diretor da empresa pode ter.
Confira um exemplo de estrutura:
- Apresentação da meta e/ou objetivo da empresa.
- Descrição do objetivo do seu plano de análise.
- Base de análise utilizada ao longo do período determinado no plano (mês, trimestre ou semestre).
- Determinação dos meios de coleta e análise dos dados necessários.
- Responsáveis por cada etapa: coleta, organização e análise dos dados.
- Regras para a criação dos relatórios de análise da frota.
Tendo um plano de ação, fica mais fácil e objetivo partir para a etapa de coleta e análise propriamente dita.
Seguem algumas dicas para você realizar a análise de checklist da frota:
Ponto de partida: objetivos e metas da frota
Os objetivos e metas da frota são o guia para você tomar qualquer decisão. O que você deve considerar é o quanto a decisão contribui ou afasta o atingimento desses objetivos.
A análise de checklist parte do mesmo princípio: para que você está fazendo essa análise? Ela é coerente com o que foi determinado para a frota neste período?
Por exemplo, se há um objetivo de reduzir as manutenções corretivas realizadas ao longo de um mês, vale a análise dos checklists da frota para entender quais os principais itens que estão levando a manutenção corretiva e o que pode ser feito para evitar essa ocorrência.
Utilize o histórico de manutenções
O histórico de manutenções acontece através das ordens de serviço gerados pela realização de checklists. De certa forma, é um histórico de checklists ou de OS.
Este histórico é uma ferramenta fundamental para a sua análise, que reúne todos os dados dos checklists preenchidos e serviços realizados. Ele possibilita fazer comparações entre diferentes períodos, para entender quais tipos de serviços acontecem em períodos de menor e maior demanda, por exemplo.
Também permite comparar a quantidade de ocorrências por veículo e por motorista responsável, entre outras informações. Você pode utilizar tanto para a análise de um checklist preenchido quanto para avaliar os problemas e soluções para a sua gestão de manutenção.
Determine hipóteses para os problemas que encontrar
Uma etapa fundamental na análise de processos da frota é o levantamento de hipóteses para resultados. Geralmente, se analisam os resultados negativos para identificação de melhorias.
Ao realizar o levantamento de uma hipótese/solução, é preciso que os dados analisados e que estão à sua disposição façam sentido e sustentem a sua conclusão.
A teoria, como um todo, precisa fazer sentido, assim como o direcionamento da solução.
Gere relatórios completos
Os relatórios servem para resumir os dados mais importantes e apresentar sua hipótese e argumentos para melhorar os resultados da frota. Nele, você deve mostrar o que encontrou, o que conclui dos dados e quais são os próximos passos para seguir no atingimento de objetivos e metas.
Algumas plataformas de coleta e análise de dados da frota já possuem relatórios automatizados, como o próprio sistema de checklist eletrônico. Isso facilita o trabalho, mas ainda vale complementar o que for gerado com as suas conclusões e observações, destacando também as informações mais importantes.
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