Nada melhor para entender o que é gestão de estoque do que colocá-la em prática. Para isso, é importante seguir um passo a passo que indique as informações sobre essa etapa na empresa e na frota.
A eficiência de um estoque começa com a gestão adequada de veículos e a implementação de boas práticas para aprimorar o controle de inventário.
E os benefícios incluem a redução de custos por evitar compras excessivas ou emergenciais, a melhoria na eficiência operacional por ter as peças necessárias disponíveis sem atrasos, e o aumento da capacidade de resposta às demandas de manutenção rápida e eficiente.
Além disso, diversas metodologias podem ser aplicadas para gerenciar o estoque, como o Just-in-Time, PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai), e o uso de códigos SKU (Unidade de Manutenção de Estoque), cada um com suas características e benefícios específicos para diferentes tipos de operações.
Confira a seguir:
- O que é gestão de estoque
- Como fazer gestão de estoque na frota
- A importância de fazer a gestão de estoque
- Metodologias para a gestão de estoque na frota
O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque envolve a responsabilidade da empresa por codificar, nomear, setorizar e catalogar as peças usadas para reparos e manutenção da frota.
Esse processo assegura a disponibilidade contínua de componentes necessários, prevenindo longos períodos de inatividade dos veículos enquanto aguardam a compra ou entrega de novos itens.
O gerenciamento adequado do estoque permite que as demandas de manutenção sejam prontamente atendidas, melhorando a qualidade dos serviços prestados pela redução de atrasos nas entregas e aumentando a segurança operacional.
Como fazer a gestão de estoque?
1. Planejar e organizar as demandas
O controle de estoque começa com um planejamento cuidadoso sobre quais tipos de peças são necessárias e em que quantidades.
É preciso avaliar quais componentes falham com mais frequência, quais se desgastam rapidamente e quais são difíceis de adquirir rapidamente para manutenções corretivas.
Analisando as respostas a estas perguntas, juntamente com o histórico de manutenções, é possível antecipar as necessidades de manutenção e realizar compras estratégicas para estabelecer um estoque coerente e adequado às suas operações.
Essa etapa também deve considerar a variação sazonal na demanda de peças, permitindo um planejamento ainda mais adaptado e eficiente.
2. Inventário e armazenagem
A realização de um inventário eficiente geralmente é feita através de sistemas que registram a entrada e saída de peças. O uso de tecnologias como códigos de barras, etiquetas RFID ou códigos SKU pode otimizar este processo.
É importante também verificar as condições de armazenamento adequadas para cada tipo de item, como temperatura e umidade controladas, e seguir as recomendações do fabricante para evitar deterioração ou perda de garantia dos produtos.
3. Tecnologias de gestão
Para frotas grandes ou empresas com alta demanda de entregas, a agilidade nos processos de estoque é essencial. Por isso, o uso de sistemas que ajudam a controlar o estoque de peças da frota pode ser muito útil.
Realizar um cadastro rápido, além do controle de entradas e saídas, facilita a localização de itens e a execução de manutenções. E as tecnologias também ajudam na análise de dados de uso e desgaste, contribuindo para uma gestão de estoque mais eficiente.
4. Integração com sistema de manutenção
Essa integração com um sistema de gestão de manutenção permite uma comunicação direta entre o controle de estoque e as necessidades do setor, garantindo que as peças necessárias para reparos programados ou emergenciais estejam disponíveis quando necessárias.
Com os sistemas integrados, informações sobre a vida útil das peças e os padrões de falha dos veículos podem ser automaticamente alimentadas no planejamento de estoque, permitindo ajustes nas ordens de compra e na programação de manutenção.
Qual é a importância de fazer a gestão de estoque na frota?
Mais do que simplesmente facilitar as manutenções da empresa e organizar a demanda de novas peças para a frota, a gestão de estoque influencia na saúde financeira e na reputação da empresa.
Um estoque bem organizado, equipado com todos os itens necessários, garante a fluidez dos processos operacionais, garantindo que as entregas sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos e que as mercadorias sejam transportadas com a máxima segurança e cuidado.
Além disso, é uma etapa da gestão de frotas que também melhora a produtividade na rotina da empresa e aumenta o controle de custos, evitando gastos inesperados com compras de emergência ou paralisações por falta de peças.
Como um adicional, essa economia e eficiência operacional elevam a credibilidade do negócio, fortalecendo a capacidade de resposta às necessidades do mercado e a posição competitiva da empresa.
Quais são as melhores metodologias para gestão de estoque de frotas?
Just in time
Essa metodologia, também conhecida por “JIT”, visa minimizar o estoque mantido, trazendo peças e materiais somente quando são necessários para as manutenções programadas. Isso é bom porque reduz o custo de armazenamento e minimiza o risco de peças paradas.
Para frotas, isso significa encomendar peças somente quando uma manutenção é iminente, dependendo de um planejamento preciso e de uma coordenação eficaz com fornecedores.
O lado negativo desse tipo de gestão de estoque é que a falta de peças de reserva pode tornar a frota vulnerável a imprevistos que exigem manutenção urgente.
PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai)
O método PEPS, também conhecido por sua sigla em inglês FIFO (First In, First Out), é amplamente utilizado na gestão de inventários, especialmente para itens com prazos de validade, como lubrificantes, componentes eletrônicos e até mesmo peças sobressalentes que podem se deteriorar com o tempo.
Isso porque ele garante que os itens mais antigos sejam usados primeiro, reduzindo o risco de usar peças que possam ter se degradado ao longo do tempo no estoque.
Para frotas, o uso desse método otimiza o espaço de armazenamento e ainda contribui para a manutenção da qualidade e confiabilidade dos serviços prestados.
Um possível desafio desse método é a necessidade de um sistema de inventário bem organizado e frequentemente atualizado para rastrear corretamente as datas de entrada e garantir que o fluxo de saída esteja alinhado com as datas de aquisição.
Código SKU
O Código SKU, abreviação para “Stock Keeping Unit”, é uma metodologia onde cada peça ou componente recebe um identificador único, composto por letras e números, que reflete características específicas do item, como tipo, tamanho, cor ou fabricante.
Ela é particularmente importante para frotas que gerenciam um grande volume de peças e componentes diversos, porque permite que os gestores de estoque mantenham um sistema organizado, onde cada item pode ser rapidamente encontrado e acessado.
Isso economiza tempo durante o processo de manutenção, assim como reduz a possibilidade de erros, como a utilização de peças incorretas ou duplicadas.
Um desafio ao implementar o sistema de código SKU é que a equipe deve ser adequadamente treinada para entender e utilizar efetivamente o sistema, garantindo que os dados sejam sempre precisos e atualizados.
Curva ABC
A Curva ABC é uma metodologia de classificação de estoque que organiza os itens em três categorias (A, B, e C) baseadas em seu valor e frequência de uso.
Os itens na categoria A são os mais valiosos ou utilizados com maior frequência, exigindo um controle mais rigoroso e uma revisão mais frequente do estoque. Itens na categoria B têm um valor ou frequência de uso moderado, enquanto os itens na categoria C são os menos valiosos e os menos utilizados.
Esse método ajuda a otimizar o foco e os recursos na gestão de estoque, concentrando esforços nos itens que têm o maior impacto na operação e custos da frota.
Algo que pode ser desafiador na implementação dessa metodologia é a necessidade de análises periódicas para ajustar a classificação dos itens conforme mudanças na demanda ou na estratégia operacional da frota.
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