Uma gestão de frotas deve ser organizada, prática e eficiente. É a única maneira de atingir os objetivos e metas propostos para o setor de transportes.
Sem dúvida alguma, uma gestão de frota que é realizada com precisão potencializa os resultados da empresa como um todo. Porém, muitas vezes ela pode ser deixada de lado enquanto o gestor cuida de outros problemas “mais urgentes”.
Muitos momentos de quedas de produtividade ou até o congelamento do faturamento podem acontecer devido à negligência com a gestão de veículos. Independente do tamanho da frota e do tipo de veículo, a gestão deve ser considerada o fator mais importante para garantir (e até aumentar) os lucros da transportadora.
Inclusive, o aumento do lucro não vem, necessariamente, da aquisição de novos clientes. Ele pode vir da redução de custos desnecessários pela má conduta com os automóveis. Por isso, aumentar a vida é um dos quesitos para realizar uma boa gestão de frota.
Continue lendo para conferir mais detalhes sobre o assunto:
- O que é gestão de frotas;
- O que envolve a gestão de frotas;
- Como é feita a gestão de frotas;
- Por que a gestão de frotas é importante;
- Quais os maiores desafios na gestão de frotas;
- Como melhorar a gestão de frotas.
O que é gestão de frotas?
A gestão de frotas é uma parte da operação de transportes responsável por cuidar e supervisionar todos os processos que envolvem a frota de uma empresa. Seja transportadora, construtora, ou demais ramos que utilizam veículos como parte de seus serviços.
É uma posição que exige bastante de quem a assume, desde o planejamento de ações ao longo de um ano, aquisição de veículos e demais ativos, controle de abastecimentos, até a determinação de rotas utilizadas, e assim por diante.
Por isso, o gestor de frota deve possuir amplo conhecimento da área e ter habilidades diversas, tanto no quesito profissional quanto pessoal, pois deve também lidar com toda a equipe de colaboradores que atua no setor.
O que envolve a gestão de frotas?
De maneira geral, uma gestão de frota inclui todas as tarefas que estão diretamente relacionadas com a escolha de componentes, análise de dados, manutenção e supervisão dos veículos e colaboradores.
Construir estratégias para otimizar resultados também é essencial para garantir o bom funcionamento da logística de uma empresa.
Para realizar um bom trabalho, o gestor precisa saber tudo aos mínimos detalhes. Pois, qualquer informação que passe despercebida pode causar danos à frota e altos custos de reparos.
Assim, para uma gestão de frota competente, deve estar incluso na lista de tarefas:
- Saber quantos veículos a frota possui (e quais são);
- Qual a potência do motor e quilometragem rodada de cada veículo;
- Ter conhecimento dos custos de consumo de cada veículo;
- Realizar compra, manutenção e renovação de veículos da frota;
- Providenciar capacitação e treinamento de colaboradores;
- Saber o momento certo para realizar a troca de pneus e peças dos veículos.
Como é feita a gestão de frotas?
Atualmente, ela pode ser realizada de duas maneiras: planilhas ou sistemas. Em ambos casos, é preciso ter uma série de processos para a alimentar as informações necessárias no controle da frota.
Para quem está começando a implementar uma gestão de frotas e possui um orçamento um pouco mais reduzido, as planilhas são um bom ponto de partida. Mas, já tendo a visão e planejamento para levantar os valores necessários para a aquisição de tecnologias voltadas à rotina da frota.
Quando optar pela primeira opção, deve também saber o que é importante incluir para a ferramenta realmente ser útil ao seu dia a dia. Por isso, você precisa entender como criar uma planilha para a gestão de frotas antes de começar a ter resultados.
No caso do sistema, basta você entender qual alternativa melhor atende às suas necessidades e contratar aquele que fizer mais sentido.
Não há dúvidas de que os sistemas e ferramentas modernas melhoram a produtividade da equipe e do gestor, gerando também mais economia e segurança nas operações de transporte.
Por que a gestão de frotas é importante?
Ela é fundamental para ter controle do que acontece com os veículos todos os dias e saber as melhores estratégias para reduzir custos na operação.
Os impactos e benefícios da gestão de frotas são:
- Economia em pneus, manutenção e combustível;
- Aumento de eficiência operacional;
- Redução de acidentes na estrada;
- Melhor gerenciamento de riscos;
- Controle de custos otimizado.
Quais os maiores desafios na gestão de frotas?
Existem desafios para realizar uma gestão apropriada, mesmo que não sejam sempre evidentes. Dentre os que mais se destacam, e precisam ser superados, você pode encontrar:
Elaboração de previsão de despesas
A frota possui muitos custos, tanto fixos quanto variáveis. Em alguns casos, principalmente para frotas que passam por uma fase de expansão com pouco planejamento, os gastos podem sair do controle.
Isso acaba dificultando também o encontro de padrões que permitam entender valores médios utilizados mensalmente e impossibilitando a previsão de despesas a longo prazo.
Para sanar esse problema, é preciso conhecer todos os gastos diários e ter os registros em uma plataforma de fácil acesso.
Otimização de recursos e processos
Embora tenham muitos processos já conhecidos na rotina das frotas que podem ser aplicados, nem sempre eles são efetivos. Na maioria dos casos, você pode providenciar soluções para trazer mais produtividade e economia à frota.
Porém, para isso, você precisa, primeiro, que a coleta de dados funcione e que os indicadores de desempenho sejam avaliados. Caso contrário, você pode estar buscando melhorias em uma área que já funciona bem, enquanto outras ficam abandonadas e atrapalhando o processo como um todo.
Conhecimento interno e tecnológico
O que costuma acontecer é uma sede por buscar conhecimentos externos, sempre tentando entender o que concorrentes ou as gigantes do setor estão fazendo para aplicar na sua própria operação da maneira que for possível.
Isso é um problema, e se torna um desafio da gestão de frotas, porque o gestor acaba por não usar os dados internos para entender qual a verdadeira necessidade de sua empresa.
Por vezes, aplicando soluções que não eram necessárias e deixando de atender a uma área que passa por problemas maiores.
Saber tudo o que acontece na frota é papel do gestor, sim.
Corte de custos sem prejudicar a empresa e a operação
Um dos maiores desafios é saber onde você pode cortar gastos que não afetam o funcionamento da operação como um todo.
Por exemplo, se você solicita que a manutenção da frota reduza os custos em 10%, pode estar prejudicando a inspeção dos veículos e impedindo que eles passem por processos cruciais ao seu pleno funcionamento.
No fim das contas, isso mais atrapalha do que gera economias efetivas. Afinal, um veículo que deixa de passar pela prevenção acaba na manutenção corretiva — até 40% mais cara. Ou seja, ao invés de economizar aqueles 10%, você aumentou os custos.
Então, planeje com cuidado e tenha um conhecimento amplo do funcionamento da sua frota.
Ferramentas que podem auxiliar na gestão de frotas
Você encontra diversas opções disponíveis para auxiliar a sua gestão de frotas, em grande parte, soluções tecnológicas, como:
- Gestão de pneus;
- Controle de motoristas;
- Rastreamento/monitoramento de cargas;
- Roteirização;
- Gestão de manutenção;
- Controle de multas;
- Gestão de custos.
Como melhorar a gestão de frotas da empresa?
Sabendo os passos ideais e as dificuldades da área, você entende melhor onde aplicar “correções” na sua gestão de frotas. Seguem algumas dicas para superar os desafios apresentados e aprimorar todas as etapas da sua gestão:
Fazer um planejamento
Toda e qualquer estratégia de negócios precisa passar pela fase de planejamento. Ela é inevitável e você não deve pular essa etapa. É através dela que torna-se possível visualizar os erros e acertos, identificando quais os próximos passos para alcançar os objetivos e metas estabelecidos.
Além disso, também é essencial planejar para estar mais apto a enfrentar mudanças e eventuais imprevistos.
Nesse momento, deve-se planejar rotas e veículos, prevenção de problemas, análise de riscos e todos os detalhes que considerar mais importantes.
Para ter mais precisão no planejamento, monte uma visão geral de como é a frota atualmente — desde quais veículos contém até a frequência de manutenção de cada um.
Para isso, o próximo item da lista é importante:
Fazer análise de dados
A análise de dados reais e concretos é necessária para que o gestor de frota possa estruturar seu planejamento e direcionar sua estratégia. Porém, esses dados precisam apresentar informações que realmente ajudem a entender o progresso da frota.
Desse modo, tudo que afeta diretamente as operações pode ser usado para maximizar a vida útil da frota e, igualmente, entender quando é a hora de “aposentar” algum veículo.
Alguns exemplos de dados importantes incluem:
- Quais veículos formam a frota;
- Qual a situação atual de cada um;
- Como está o gasto mensal para cada veículo;
- Com que frequência é feita a manutenção preventiva;
- Quantas vezes houve necessidade de manutenção corretiva.
Dar atenção aos pneus
Os pneus dos veículos podem ser não apenas motivo de gastos excessivos, mas também a causa de acidentes nas estradas. Por esse motivo, investir na gestão de pneus é uma obrigação para ter mais qualidade e segurança nas operações de transporte.
A calibragem e balanceamento de pneus da forma correta também ajudam a aumentar a vida útil dos ativos, contribuindo para melhor planejar e orçar a troca dos pneus.
Monitorar a frota
O monitoramento de frota deve acontecer por dois motivos principais. Primeiro, porque nem sempre as rotas planejadas conseguem ser seguidas à risca. Então, nesses casos, o gestor consegue entrar em contato com o motorista e entender o que aconteceu em tempo real.
O segundo motivo é para entender o estilo de condução dos motoristas. Hoje já existem sistemas que permitem detectar a velocidade percorrida, número de paradas, tempo em que o veículo ficou parado, etc.
Dessa forma, é preciso adquirir as ferramentas certas e estar sempre atento aos relatórios gerados mensalmente.
Manter a manutenção preventiva em dia
A manutenção preventiva serve para identificar problemas antes que eles causem danos maiores no veículo, deixando a frota prejudicada e atrasando entregas.
Todas as peças em um caminhão possuem vida útil e precisam ser trocadas ou reparadas com alguma frequência. Dessa forma, a inspeção de veículos se torna uma etapa indispensável na rotina da operação.
E, por mais que haja um gasto constante com serviços preventivos, como o rodízio de pneus ou balanceamento, a prevenção reduz os custos excessivos a longo prazo.
Mais importante: a manutenção preventiva garante que a frota não fique fora de circulação.
Usar tecnologias inovadoras
Como parte da rotina de um gestor de frota de sucesso, estar atento às tecnologias na área de logística é uma tarefa importante.
Conhecer quais são as soluções, como funcionam e para que servem, quais benefícios trazem, etc. Tudo isso é fundamental para saber quais soluções implementar na sua frota.
Em muitos casos, não é preciso contratar um sistema completo, mas, sim, algumas soluções específicas para a realidade do seu negócio.
Se os pneus são o que causam mais problemas e geram mais custos ao longo do tempo, você precisa de um sistema de gestão de pneus. Caso a manutenção seja o maior problema, o sistema de gestão de manutenção pode resolver.
Sempre analise a partir do ponto de vista da sua operação e frota, avaliando qual solução tem mais impacto.
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