Como fazer controle de frota? Aprenda a montar uma planilha eficiente

Para empresas que estão em período de organização e sem uma metodologia de gestão padronizada, a planilha de controle pode ser muito prestativa.

Embora ela não seja tão prática quanto sistemas de gestão tecnológicos, a planilha ainda pode facilitar bastante a vida dos responsáveis por cuidar das tarefas e processos da frota.

Ressaltamos isto: é essencial ter o controle de frota! Através dele é que será viável analisar as ações da frota e planejar para o próximo mês.

Então, se ainda não é hora de investir em um software, aprenda a montar a sua planilha a seguir.

Guia da planilha de controle de frota

Ela é um instrumento básico para o seu controle de frota, por isso, será totalmente baseada no dia a dia das suas operações.

Onde criar a sua planilha?

O mais comum é usar o programa Microsoft Excel, porém, hoje o Google oferece um serviço de planilhas que é bem semelhante e facilmente editável e compartilhável.

O que inserir nela?

Algumas informações fundamentais são o cadastro de motoristas e de veículos. Da mesma forma, você precisa ter o controle de manutenção preventiva de cada veículo. Isso será realizado através de dados como: data das revisões, quais problemas foram encontrados, o que foi corrigido, resumo de troca de pneus, óleo e fluidos.

Também é interessante incluir o controle de custos, tanto fixos quanto variáveis. Será um auxílio e tanto para a hora de planejar novas aquisições e contratações para a frota.

O combustível é um gasto que pode ser examinado à parte, registrando o consumo diário de cada veículo, local de abastecimento, etc.

Aqui vai uma dica extra para você:

Crie a sua planilha com os indicadores de desempenho da frota em mente. Os dados do arquivo devem ser complementares para analisar o desempenho dos processos da frota.

Como montar uma planilha de controle de frota?

A planilha é composta de linhas e colunas e pode ser subdividida em abas. Dessa maneira, cada aba será determinada para um controle específico.

Por exemplo:

Aba 1: cadastro de motoristas
Aba 2: cadastro de veículos
Aba 3: controle de manutenção
Aba 4: custos fixos
Aba 5: consumo de combustível
Aba 6: gestão de pneus
Aba 7: controle de pedágio
Aba 8: custos diários

Para iniciar a sua planilha e ter uma construção útil que será realmente utilizada e bem aproveitada, você precisa saber o que deseja controlar. Aqui, demos apenas alguns exemplos do que consideramos como os principais aspectos de uma gestão de frotas.

Faça a adaptação conforme necessário.

Como usar a sua planilha?

O ideal é que você crie a sua planilha apenas com informações que, de fato, serão preenchidas. Isso facilita a visualização e otimiza a utilização.

Inclusive, lembre-se de que ela é para um controle mensal. Ou seja: tenha sempre uma cópia dela para evitar perda de informações no início de cada mês.

Você pode (e deve) criar uma aba com os resultados consolidados. Como fazer isso?

Primeiro, a soma dos gastos total parte da fórmula: =SUM(A2;A100)

Considerando que os gastos são descritos da célula A2 até A100. Mude segundo a sua própria planilha.

Já para levantar os gastos finais, use a fórmula: =’Pneus’!A40

Isso considerando que o gasto total com pneus está na célula 40 da sua planilha. Novamente: adapte como for preciso e mude também os títulos conforme cada aba.

Em uma planilha separada, insira os resultados consolidados para ter uma visão mais clara de controle anual.

Vale a pena usar uma planilha para fazer a gestão de frota?

Com tudo que você viu até aqui, parece trabalhoso usar a planilha, não é? E é mesmo.

Realizar todo esse trabalho manualmente tem seus pontos negativos: é demorado, tem maior risco de erros e você precisa ainda dedicar mais tempo para analisar todos os resultados e criar relatórios manualmente para conseguir realizar um novo planejamento.

Porém, ela pode, sim, ser um bom auxílio temporário.

De modo geral, você utilizará ela até ter o orçamento para investir em um verdadeiro sistema de gestão.

Alternativas para otimizar as suas operações de transporte

Ao invés de investir diretamente em um software para gestão de frotas, você pode buscar ajuda em sistemas mais específicos, mas que fornecem um aumento excelente de produtividade.

O checklist eletrônico é uma dessas opções. Ele é utilizado na hora da manutenção preventiva e substitui a tradicional lista de verificação de papel.

Então, no lugar da prancheta, o motorista (ou mecânico) precisa apenas de um celular ou tablet com o sistema instalado para atualizar as informações da manutenção.

Perguntas frequentes

Ainda não tenho sistema de gestão de frota. Como monto um controle que funcione no Excel?

Divida o arquivo em abas, cada uma dedicada a um controle específico. Um ponto de partida possível reúne cadastro de motoristas, cadastro de veículos, manutenção, custos fixos, combustível, pneus, pedágio e gastos diários — são exemplos, e você adapta conforme a sua operação. Vale montar cada campo já pensando nos indicadores de desempenho que pretende acompanhar, para que os dados sirvam à análise depois, e não só ao registro.

Minha planilha de frota tem dezenas de colunas e ninguém preenche direito. O que fazer?

O caminho é o inverso do que costuma acontecer: deixe no arquivo apenas aquilo que, de fato, será preenchido. Campo que ninguém alimenta atrapalha a visualização e o uso do documento. Lembre também que esse tipo de controle costuma ser mensal, então guardar uma cópia no começo de cada mês evita perda de informação, e que uma aba com os resultados consolidados dá a visão do que foi gasto.

Planilha ou software: quando ainda faz sentido continuar no arquivo manual?

Para empresas em período de organização, que ainda não padronizaram uma metodologia de gestão, a planilha pode ser bastante prestativa. O preço dela é o trabalho manual: demora, tem maior risco de erros e ainda exige tempo extra para analisar os resultados e montar relatórios antes de qualquer novo planejamento. De modo geral, ela é usada até haver orçamento para investir em um sistema de gestão.

Existe um meio-termo entre a planilha e um software completo de gestão de frotas?

Existe. Em vez de partir direto para um software de gestão de frotas, dá para buscar sistemas mais específicos, que já trazem um salto excelente de produtividade. O checklist eletrônico é um deles: usado no momento da manutenção preventiva, ele substitui a tradicional lista de verificação em papel. No lugar da prancheta, motorista ou mecânico registra a manutenção pelo celular ou tablet em que o sistema está instalado.

Como consolido os gastos da frota dentro da própria planilha?

Crie uma aba de resultados consolidados. Para somar os gastos de um intervalo, use =SUM(A2;A100), considerando que os valores estejam entre as células A2 e A100 — ajuste conforme o seu arquivo. Para puxar um total específico de outra aba, como o gasto com pneus, use ='Pneus'!A40, trocando o nome da aba e a célula. Em uma planilha separada, reúna os consolidados para enxergar o ano inteiro.

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