A gestão de frota terceirizada é uma alternativa para empresas que buscam otimizar recursos, reduzir custos e focar em suas atividades principais.
Afinal, através desse tipo de serviço, podem focar mais em desenvolver seus produtos e implementar as melhorias necessárias para entregar mais qualidade. Se a terceirização da frota é algo que você está buscando, entanda melhor a seguir:
- O que é a frota terceirizada;
- Como tomar a decisão de terceirizar;
- Implementação da frota terceirizada;
- Desafios na gestão de frota terceirizada e como superá-los;
- Métricas e indicadores para o desempenho da frota terceirizada.
O que é a frota terceirizada?
A terceirização da frota é um recurso para empresas que desejam evitar os custos e esforços de atividades relacionadas aos cuidados internos com veículos e motoristas.
Esse modelo funciona a partir da contratação de um fornecedor externo, que assume o controle da frota fornecendo o serviço conforme as necessidades acordadas (quantidade de veículos, tipo e peso de carga médio, etc.).
A frota terceirizada também pode ser apenas a locação dos veículos, enquanto você continua sendo responsável pela gestão de atividades e rotinas da frota, como as inspeções preventivas e abastecimentos dos veículos.
Como tomar a decisão de terceirizar sua frota?
Para tomar a decisão de terceirizar ou não a sua gestão de frotas, você deve fazer um levantamento das necessidades e recursos da empresa, assim como das vantagens e desvantagens da frota própria e terceirizada.
Geralmente, o melhor momento para ter uma gestão de frota terceirizada é quando a empresa não possui o orçamento necessário para aquisição e gestão dos veículos de transporte.
Se o orçamento é limitado e deseja evitar esforços de contratação e manutenção, a terceirização da frota e gestão pode ser a melhor opção, pois você também terá:
- Maior previsibilidade e segurança do custo direcionado à gestão de frotas todos os meses;
- Garantia de disponibilidade de recursos financeiros para outras etapas da empresa, como melhoria em produtos e qualidade de atendimento;
- Acompanhamento de todas as etapas do processo de maneira prática e com atualizações em tempo real.
Implementação da frota terceirizada
Se optar pelo processo completo de gestão de frota terceirizada, você precisa fazer a seleção da transportadora que ficará responsável pelas movimentações de matéria-prima e produtos da sua empresa.
E, como o objetivo dessa terceirização é eliminar problemas, é melhor garantir que o serviço contratado seja de qualidade.
Por isso, considere aspectos de custo, tecnologia utilizada, veículos especializados e cumprimento de prazos. Todas essas informações devem ser disponibilizadas em conversas iniciais.
Por outro lado, se optar pela locação de veículos para terceirizar apenas esses ativos, você deve pesquisar quais locadoras possuem os veículos que atendem às suas necessidades e quais são as responsabilidades da contratação.
Em alguns casos, por exemplo, você e sua empresa devem ser responsáveis pelos serviços e custos de manutenção, enquanto algumas locadoras cobrem esses custos e providenciam um veículo de substituição caso algum serviço maior seja necessário — desde que você cumpra com as regras de utilização correta do veículo.
Desafios na gestão de frota terceirizada e como superá-los
Os maiores desafios na gestão de frota terceirizada são relacionados ao recebimento de informações da empresa contratada e garantia de desempenho dessa frota.
Isso pode ser parcialmente resolvido na etapa de pesquisa e contratação da empresa terceirizada, garantindo que ela esteja adequada às tecnologias de gestão e integração que disponibilizem os dados atualizados e em tempo real para a sua empresa.
Além disso, você deve estabelecer uma comunicação clara e eficiente com a transportadora terceirizada, definindo quais informações e métricas são mais relevantes para a sua operação. Essa troca de informações é o que permite uma melhor gestão de frota terceirizada e possibilita identificar problemas e oportunidades de melhorias.
Se você está realizando a gestão de frota no modelo onde apenas os veículos são terceirizados, o maior desafio está associado a seguir as regras de utilização deles. Tendo isso claro e exposto a todos os colaboradores, seu problema já está praticamente resolvido.
Porém, ainda é preciso ter as tecnologias e ferramentas necessárias para acompanhar e monitorar os veículos em rota, cuidar dos pneus, garantir as inspeções periódicas e serviços de manutenção, entre outras atividades fundamentais.
Indicadores e métricas para medir o desempenho da frota terceirizada
Eficiência operacional
A eficiência operacional está relacionada à conexão da sua empresa com a frota terceirizada, pois ambas possuem responsabilidades complementares para garantir a movimentação e entrega de produtos dentro dos prazos estabelecidos.
Se o produto deve ser recolhido e entregue em uma determinada data, você também tem a responsabilidade de que o produto esteja disponível, embalado e pronto para ser retirado no dia acordado.
Esse processo se torna ainda mais efetivo ao utilizar ferramentas integradas de gestão, tornando a comunicação entre empresas simples, prática e ágil.
Você pode medir a eficiência operacional da gestão de frota terceirizada através de indicadores como o Retorno Sobre Investimento (ROI) e Fluxo de Caixa Operacional (FCO).
Custo e economia
Entenda todos os custos da frota terceirizada e utilize uma abordagem para avaliar como isso está proporcionando economia em relação à frota própria.
Por exemplo, os custos de manutenção veicular e combustível não presentes no modelo de terceirização, duas das principais despesas nas operações de transporte, já economizam uma boa parte do orçamento da empresa.
É importante avaliar como essa “sobra” está sendo utilizada na empresa e se, de fato, está compensando você ter um serviço externo ao invés de uma frota própria.
Nível de serviço
O nível de serviço diz respeito à qualidade oferecida pela sua gestão de frota terceirizada, incluindo a pontualidade nas entregas, atendimento à empresa, qualidade dos veículos utilizados e assim por diante.
Se conseguir fazer essa avaliação mês após mês e confirmar que tudo funciona como desejado, é um ótimo passo para assegurar a decisão de terceirização. Caso esteja com problemas, pode ser interessante reavaliar os planos da empresa e entender se a melhoria está em adquirir uma frota própria.
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