Há diversas maneiras de gerar insights sobre o seu método de gestão, a maioria a partir de ferramentas alimentadas pelos dados do dia a dia da frota.
Uma delas é a matriz GUT. Um recurso de pontuações que ajuda a priorizar demandas e delegar melhor as atividades de manutenção dos veículos. Confira mais a seguir:
- O que é a matriz GUT;
- Para que serve;
- Qual sua importância na gestão de manutenção;
- Como fazer a matriz GUT.
O que é a matriz GUT?
Além de tratar de uma ferramenta para gestão de equipes e distribuição de tarefas, ela serve também como um recurso importante na gestão de manutenção das frotas. A sigla resume as palavras Gravidade, Urgência e Tendência, que ajuda a encontrar as melhores estratégias para ela, considerando a priorização de recursos, mão de obra e tempo.
Para que serve a matriz GUT?
Sua principal função é auxiliar na priorização de tarefas e ações que devem ser tomadas diante de determinadas situações. Para a manutenção de frotas, o foco é entender qual veículo ou problema dele deve ser abordado primeiro para evitar que chegue a um estado crítico.
Qual a importância da matriz GUT na gestão de manutenção?
Na gestão de manutenção, a matriz GUT tem o papel de definir quais são as manutenções mais urgentes e quais podem piorar mais rapidamente. Com essa visualização, ela traz diversos benefícios. Dentre eles:
Ajuda a organizar e melhorar a qualidade das operações de transporte
Quando os veículos passam pelas revisões necessárias antes de sofrer uma quebra, sua vida útil é aumentada e ele é mantido nas condições apropriadas de rodagem.
Além de manter o ativo disponível para utilização, ele terá um consumo mais eficiente de combustível, passará por menos trocas de pneus e será mais seguro nas estradas.
A matriz GUT, nesse caso, ajuda a organizar as demandas de inspeção e serviços de manutenção dos veículos. Dessa forma, estão todos sempre em dia com suas revisões e a qualidade do transporte é aumentada, visto que há menos imprevistos no caminho.
Define o nível de priorização das OS abertas
Se diversas ordens de serviço forem abertas em um mesmo período ou até para o mesmo veículo, a matriz GUT ajuda na organização e priorização dessas solicitações. Os maiores resultados são os serviços que devem ter maior prioridade de resolução.
Para entender se é preciso primeiro atender a um problema no motor ou uma situação nos pneus, faça as pontuações da matriz e utilize os resultados no seu planejamento.
Agiliza a tomada de decisões
Da mesma maneira que facilita a priorização de demandas, torna mais prático tomar decisões relacionadas ao encaminhamento de veículos para a oficina.
Evita a perda antecipada de veículos
Quando você dá atenção ao problema mais urgente ou ao que pode gerar mais estragos em um curto prazo, as chances de o veículo durar mais tempo são maiores.
Reduz a ociosidade da frota
Com a priorização dos serviços a serem realizados, os veículos são corrigidos mais rápido em problemas que poderiam levar a uma quebra ou falha maior que os deixaria comprometido de sair para rota.
Quando estão inativos, parados para conserto na oficina, é o que consideramos um veículo ocioso. Geralmente, chegam a esse estágio quando serviços básicos são negligenciados na rotina de manutenções da frota.
Como funciona a matriz GUT?
Confira o conteúdo que preparamos:
A matriz GUT funciona a partir de três conceitos, determinados pelas letras “G”, “U”, e “T”:
- Gravidade do problema: determinado pela pergunta ”qual é a consequência do problema no veículo para a operação?”.
- Urgência da solução: responda a questão “em quanto tempo esse problema deve ser resolvido para evitar as piores consequências?” para determinar esse aspecto.
- Tendência de crescimento do problema: faça a pergunta “qual a probabilidade de o problema se tornar maior ao longo do tempo?” para conseguir determinar a prioridade de resolução do problema.
Cada um desses critérios possui uma pontuação que vai de 1 a 5. Quando falamos da gravidade do problema, por exemplo, 1 é o menos grave e 5 o mais grave.
A partir disso, a matriz cruza os três critérios em uma tabela como esta:
| Pontuação | Gravidade | Urgência | Tendência |
| 5 | Extremamente grave | Requer ação imediata | Piorar rapidamente |
| 4 | Muito grave | Muito urgente | Piorar em curto tempo |
| 3 | Grave | Assim que possível | Piorar em médio tempo |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Piorar a longo prazo |
| 1 | Sem gravidade | Pode esperar | Não mudar |
Depois de determinados os parâmetros para cada problema, as pontuações são multiplicadas e os resultados comparados para saber qual é a prioridade da frota no momento.
Por exemplo, se um caminhão tem um problema de gravidade 5, urgência 3 e tendência 4, seu resultado é: 60.
Agora, se há outro problema de gravidade 5, urgência 5 e tendência 4, seu resultado é: 100 e é o problema que deve ser atendido primeiro.
Como fazer a matriz GUT na sua frota?
Primeiro e mais importante, você precisa usar os dados obtidos na rotina da sua operação.
Essa é a melhor (e única) maneira de chegar a uma matriz embasada e que trará as previsões e decisões mais efetivas à sua empresa.
A matriz GUT deve ser construída em quatro passos fundamentais:
- Liste os problemas.
- Classifique as variáveis GUT.
- Faça a conta e ranqueie os principais problemas.
- Elabore um plano para resolução dos problemas conforme suas prioridades.
Aplicação prática da matriz GUT
Problemas identificados
Antes de começar a usar a matriz, verifique quais são os problemas que precisam ser melhor compreendidos.
A versatilidade dela permite que sejam ranqueadas questões bem específicas, como um farol queimado ou um motor que não liga.
Mas, também, questões mais gerais, por exemplo: a frequência de quebra dos veículos está muito alta, estão acontecendo muitos atrasos nas entregas, há uma falta controle de estoque de peças.
Distribuição de notas
Conforme avaliar os problemas, eles devem receber as pontuações dos três critérios da matriz GUT
Exemplo da matriz GUT:
| Pontuação | Gravidade | Urgência | Tendência |
| 5 | Extremamente grave Problema 1 |
Requer ação imediata | Piorar rapidamente |
| 4 | Muito grave Problema 2 |
Muito urgente Problema 1 e 2 |
Piorar em curto tempo Problema 1 |
| 3 | Grave Problema 3 |
Assim que possível Problema 3 |
Piorar em médio tempo Problema 2 e 3 |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Piorar a longo prazo |
| 1 | Sem gravidade | Pode esperar | Nao mudar |
Assim, identificamos que as pontuações são:
- Problema 1 – Alta frequência de quebra dos veículos: gravidade 5, urgência 4, tendência 4
- Problema 2 – Muito atraso nas entregas: gravidade 4, urgência 4, tendência 3
- Problema 3 – Falta controle de estoque: gravidade 3, urgência 3, tendência 3
Resultados e ordem de resolução dos problemas
Os resultados, em nosso exemplo, são:
- Problema 1 – Alta frequência de quebra dos veículos: 80
- Problema 2 – Muito atraso nas entregas: 48
- Problema 3 – Falta controle de estoque: 37
Sendo esta mesma a ordem do ranking de priorização para resolução dos problemas.
Plano de ação
Sabendo quais são as prioridades da frota, pense nas soluções mais adequadas que devem ser realizadas primeiro. Aqui, você pode se deparar com o ponto fraco da matriz GUT: ela não ajuda a trazer soluções, apenas a descobrir os principais problemas.
Se, nesse exemplo, é preciso pensar primeiro na alta frequência de quebra dos veículos, então você deve planejar ações de manutenção como:
- Analisar o histórico de manutenção da frota para identificar as principais recorrências de manutenção e identificar como evitá-las;
- Aplicar inspeções diárias dos principais itens dos veículos e impedir que cheguem a níveis avançados de quebra veicular;
- Implementar recursos de uma manutenção preditiva para antecipar as falhas do veículo e aumentar a durabilidade deles.
Lembre-se de sempre pensar no panorama completo: qual é a ação, quando deve acontecer, quem é o responsável e como deverá fazê-la.
Para complementar a utilização da sua matriz, uma planilha de controle de manutenção também tem grande utilidade. Confira como montar a sua.
