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Como escolher entre ordem de serviço digital ou impressa?

Já pensou em aumentar a eficiência dos serviços na sua frota de caminhões? Confira como a ordem de serviço digital pode ajudar nessa função!
o que é ordem de serviço? devo usar impressa ou digital?

Uma ordem de serviço é essencial para auxiliar a comunicação entre colaboradores da empresa. Por meio dela é possível que um problema seja descoberto, relatado e consertado sem que a notícia precise viajar de boca em boca.

Em uma gestão de frota, as ordens de serviço acontecem durante a manutenção preventiva. Enquanto o motorista ou responsável verifica os itens do checklist do veículo, qualquer problema encontrado será relatado e, assim, uma nova ordem de serviço será aberta.

A manutenção é um trabalho vital para o bom funcionamento dos veículos e deve acontecer com um cronograma planejado a fim de evitar que os caminhões fiquem parados e inutilizados durante um longo período. Além disso, o checklist é necessário para que nada seja esquecido durante essa checagem. Inclusive, é apenas através dele que uma OS será gerada.

Hoje há duas maneiras de gerar uma ordem de serviço: 1) no papel; 2) digitalmente. Então, como escolher a melhor alternativa? A ordem de serviço digital realmente tem mais vantagens? 

Primeiro, vamos entender melhor:

O que é ordem de serviço?

A OS, como também é chamada, é um tipo de documento que descreve algum tipo de serviço que precisa ser feito. Assim, descrevendo em detalhes tudo que abrange o problema: qual o serviço, materiais necessários, cuidados que devem ser tomados durante o serviço, etc.

No caso das frotas de caminhões, a ordem de serviço vai descrever erros e/ou falhas que foram encontrados no veículo durante a realização do checklist. Esses que precisam ser corrigidos após a finalização da  manutenção preventiva.

Que tipo de problema deve ser relatado? Podemos estar falando de um farol quebrado, um retrovisor deslocado, problemas no freio, entre muitos outros problemas que o próprio motorista (responsável pela verificação de itens do checklist) não consegue resolver por conta própria.

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Como escolher entre ordem de serviço impressa ou digital?

Primeiro, é preciso ressaltar que cada uma das alternativas está diretamente ligada ao checklist de manutenção. Ou seja, se você usa um checklist impresso, a OS será impressa, se usa o eletrônico, a OS será digital.

E a pergunta que fica é:

Qual a principal diferença entre elas?

A ordem de serviço em papel precisa ser criada em um documento no computador e impressa para poder ser utilizada. Assim, também exige que as informações sejam passadas de mão em mão até que o problema seja corrigido e registrado para caso haja necessidade de analisar os dados posteriormente.

Já a digital não precisa desse esforço. Na realidade, assim que a manutenção é finalizada no veículo, a OS é automaticamente aberta e o mecânico responsável já tem acesso imediato à ela, sem precisar entrar em contato com outros colaboradores.

O que considerar para escolher entre os tipos de OS?

Na ordem de serviço impressa, existe um grande gasto com papel e até mesmo com a tinta para impressão. Mais que isso, o tempo utilizado para preencher e detalhar os serviços costuma ser bem maior do que com um sistema digital.

Além disso, em muitos casos, existe a necessidade de repassar as informações para um sistema no computador de qualquer maneira. Então, por que não investir em um sistema de checklist eletrônico que gera uma ordem de serviço digital?

Entenda mais sobre os benefícios da OS digital:

Por que usar a ordem de serviço digital na sua transportadora?

Se você queria motivos para se convencer de que a ordem de serviço digital é a escolha certa, aqui estão eles:

  • economia e redução de gastos;
  • praticidade e agilidade;
  • eliminação de blocos, pranchetas, prateleiras, arquivos e pastas;
  • facilidade para adicionar, retirar ou alterar informações no sistema;
  • sustentabilidade;
  • acesso fácil e rápido para qualquer informação dentro do sistema;
  • aumento de produtividade;
  • redução no índice de erros;
  • segurança na informação fornecida;
  • dados e atualizações em tempo real;
  • dados para análise de veículos, motoristas, manutenções e serviços realizados.

De acordo com as suas necessidades e o funcionamento da transportadora num geral, mais benefícios ainda podem aparecer. Mas, a OS digital tem alguma desvantagem?

Na verdade, não.

Você poderia pensar, por exemplo, e se não houver acesso a internet na hora de realizar o checklist e criar a ordem de serviço? Bom, a maioria dos softwares disponíveis funciona offline. E podemos garantir que, qualquer que seja a sua objeção, a ordem de serviço digital ainda é pura vantagem.

Você conhece a ordem de serviço digital do Prolog App?

Em um outro momento, apresentamos nosso checklist eletrônico em detalhes e, inclusive, mostramos um passo a passo de como utilizar a ferramenta. Lá, incluímos também como abrir uma ordem de serviço digital, já que está diretamente atrelado ao checklist.

Porém, vamos resumir rapidinho aqui, caso você não tenha tempo de conferir o post completo agora:

Quando o motorista que está fazendo a verificação do veículo encontra algum problema, ele vai relatar isso dentro do sistema Prolog App e abrir uma OS. Nela, irá relatar qual é o problema encontrado e anexar uma foto do defeito.

Uma vez que estiver tudo preenchido, ele confirma e, então, a ordem fica aberta no sistema até que o responsável pela correção faça o seu trabalho. Quando este finalizar a tarefa, ela, ainda assim, fica salva no sistema, mas já classificada como fechada.

Dessa maneira, nossa tecnologia pode trazer a produtividade e eficiência que você tanto busca para a sua frota de caminhões! Você simplesmente não pode deixar de testar a ordem de serviço digital do Prolog App, que tal conversarmos melhor no whats?

Autor

Luiz Felipe

Sócio fundador e CTO na Prolog App

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