Manutenção corretiva custa, em média, de 3 a 5 vezes mais do que manutenção preventiva. Por isso, o controle de manutenções é essencial para fazer com que a frota tenha uma gestão efetiva e de alto nível. Uma das alternativas: a planilha de controle de manutenção.
Além de uma visualização completa sobre quais foram os tipos de manutenção realizadas e orçamentos utilizados, você consegue controlar o estoque de peças da frota e evitar que fiquem indisponíveis.
Se você só quer o modelo pronto: a Prolog disponibiliza uma planilha de controle de manutenção de frotas gratuitamente. Mas você pode também continuar entendendo:
- Por que usar uma planilha para controle de manutenção da frota
- O que incluir em uma planilha de controle de manutenção de frotas
- Como montar a planilha de controle de manutenção
- Manutenção preventiva vs. corretiva: como controlar cada uma na planilha
- Como elaborar um relatório de manutenção a partir da sua planilha
- Quando a planilha de manutenção não é mais suficiente
- Prolog: da planilha ao sistema de gestão de manutenção
Por que usar uma planilha de controle de manutenção da frota?
Uma planilha de controle de manutenção é uma ferramenta para registrar, organizar e acompanhar todas as atividades de manutenção realizadas nos veículos de uma frota, sejam elas preventivas, corretivas ou preditivas.
Dessa forma, ela centraliza as informações em um só lugar: quais serviços foram feitos, em qual veículo, em qual data, por qual valor, com quais peças, e quando o próximo serviço está previsto.
Isso transforma um conjunto de notas, recibos e memórias individuais em um histórico de manutenção consultável, que serve tanto para o dia a dia operacional quanto para as decisões de médio e longo prazo da gestão de frotas.
Em operações menores, a planilha é frequentemente a primeira ferramenta formal de controle de manutenção. Por isso, implementá-la corretamente já representa um salto em relação a operar sem nenhum registro sistematizado.
O que incluir em uma planilha de controle de manutenção de frotas
Uma boa planilha de manutenção de frotas não é uma lista de serviços realizados. De fato, ela é um banco de dados estruturado por veículo, permitindo consultar o histórico, prever necessidades e tomar decisões com base em dados.
Então, as informações mínimas que ela deve conter são:
Sobre o veículo
- Placa
- Modelo e fabricante
- Ano de fabricação
- Quilometragem atual (atualizada a cada registro)
- Responsável / motorista principal
Informações do serviço
- Tipo de manutenção: preventiva, corretiva ou preditiva
- Descrição do serviço realizado
- Data de entrada e saída para manutenção
- Quilometragem no momento do serviço
- Responsável pela execução (oficina interna ou externa)
Dados financeiros
- Custo de mão de obra
- Peças utilizadas (código, quantidade, custo unitário)
- Custo total do serviço
- Fornecedor / prestador de serviço
Controle de próximos serviços
- Data ou quilometragem prevista para o próximo serviço
- Tipo de serviço previsto
- Status: em dia / próximo / vencido
Controle de estoque de peças (aba separada)
- Peças em estoque por código
- Quantidade atual
- Ponto de reposição (quantidade mínima que aciona novo pedido)
- Fornecedor preferencial
Como montar a planilha de controle de manutenção?
Uma planilha de controle de manutenção de frotas funciona melhor quando organizada em abas com funções distintas. A estrutura abaixo é a que costuma atender melhor operações com 20 a 80 veículos:
- Aba 1: Cadastro de veículos. Inclua as informações fixas de cada placa. É a “ficha” de cada veículo. Serve de referência para todas as outras abas.
- Aba 2: Registro de manutenções. Esta é o diário da operação. Cada linha é um serviço. Cada serviço tem: data, placa, tipo (preventiva/corretiva), descrição, custo e responsável. É aqui que o histórico é construído.
- Aba 3: Controle de preventivas. Essa será a lista dos serviços agendados por veículo com data ou km de próxima execução. Filtrável por vencimento. Essa aba é o que evita que um serviço seja esquecido.
- Aba 4: Estoque de peças. Funciona como o inventário da borracharia ou oficina interna. Atualizado a cada entrada e saída de peça.
- Aba 5: Relatório financeiro. Nesta aba, você verá os resumo de custos por veículo, por tipo de manutenção e por período. É o que permite ver, de um olhar, onde o dinheiro está indo.
Manutenção preventiva vs. corretiva: como controlar cada uma na planilha
As duas precisam estar na mesma planilha, mas com controles diferentes:
A manutenção corretiva entra no registro quando acontece e o foco do controle é custo, tempo de resolução e causa identificada. Ao longo do tempo, a análise das corretivas por veículo revela padrões já que os mesmos componentes falhando repetidamente indicam problema no preventivo ou na qualidade da peça utilizada.
Já a manutenção preventiva precisa ser planejada antes de acontecer. Assim, o controle é feito pela aba de agendamento, com datas ou quilometragens programadas para cada tipo de serviço, como a troca de óleo, filtros, revisão de freios, alinhamento, entre outros.
A disciplina aqui é revisar essa aba com regularidade e acionar os serviços antes do vencimento e não depois.
No entanto, o erro mais comum nas frotas que usam planilha é só atualizar a aba de registros (o que aconteceu) e esquecer de atualizar a aba de preventivas (o que precisa acontecer). O resultado é um histórico rico de corretivas e zero controle preventivo.
Como elaborar um relatório de manutenção a partir da planilha?
A planilha de controle vai gerar uma série de informações ao longo do tempo e é exatamente esse histórico que você vai usar para calcular os KPIs de manutenção e construir relatórios para a gestão. Nesse sentido, os principais indicadores que ela permite medir são:
- Taxa de manutenção corretiva vs. preventiva
- Custo de manutenção por veículo e por km (CMK)
- Tempo médio de parada por manutenção (MTTR)
- Disponibilidade da frota no período
- Backlog de preventivas vencidas ou próximas do vencimento
- Frequência de ocorrências por tipo de problema
Um bom relatório de manutenção não é um compilado de dados, e sim a resposta para uma pergunta. Antes de montar qualquer relatório, defina qual pergunta você quer responder. Isso determina quais dados precisam entrar e como organizá-los para que a análise faça sentido para quem vai ler.
Por exemplo: o gestor percebe uma alta frequência de pneus furados na frota e quer entender o que está causando. O relatório precisa responder exatamente isso.
Então, mostre quantos furos aconteceram no período analisado, em quais veículos, quais eram os motoristas responsáveis pela direção em cada ocorrência e quais foram as rotas em que os incidentes se concentraram.
Com esses quatro dados cruzados, já é possível identificar padrões e se o problema está numa rota específica (estrada ruim ou carga), num grupo de motoristas (comportamento de condução) ou em veículos de um determinado modelo ou idade.
Em resumo, para um relatório que realmente suporte a tomada de decisão, reúna apenas os dados mais relevantes para aquela pergunta, construa a análise a partir dos cruzamentos que revelam a causa e sempre encerre com uma indicação de ação.
Afinal, um relatório que apresenta o problema sem sugerir o próximo passo é informação sem uso.
Quando a planilha de manutenção não é mais suficiente
A planilha funciona bem dentro de certos limites. Portanto, identificar quando esses limites foram ultrapassados é o que separa uma gestão que evolui de uma que fica presa no operacional.
Sinais de que a frota cresceu além da planilha:
- Mais de um responsável precisando atualizar e consultar os dados ao mesmo tempo, o que pode gerar uma versão em arquivo local fragmentada ou a versão compartilhada em nuvem gera conflitos de edição.
- Dificuldade de rastrear o histórico individual de um veículo sem filtrar linhas e linhas de registros.
- Preventivas vencendo sem que ninguém perceba e o volume tornou inviável revisar a aba de agendamentos regularmente.
- A geração de relatórios para a diretoria exige horas de trabalho manual.
- Nenhuma integração entre o controle de manutenção, o checklist de pré-viagem e o controle de pneus. Dessa forma, as informações ficam em arquivos separados, sem conexão.
A partir de 50 veículos, a maioria das operações atinge esse ponto. A planilha vira um gargalo, porque o volume de informações que precisa ser gerenciado supera o que uma ferramenta manual comporta com eficiência.
Prolog: da planilha ao sistema de gestão de manutenção
Quando a operação cresce além do que a planilha comporta, o próximo passo é um sistema que automatize o que a planilha exige manualmente.
Por isso, a solução de Gestão de Manutenção da Prolog foi desenvolvida para operações de transporte rodoviário de cargas.
Atualmente, ela digitaliza o processo do início ao fim: abertura de ordens de serviço, registro de serviços realizados, controle de estoque de peças, histórico individual por veículo, alertas automáticos de preventiva e relatórios de KPIs pronto. E, sem depender de ninguém montar fórmulas no Excel.
Ainda mais, integrada ao Checklist Eletrônico e à Gestão de Pneus, a plataforma conecta as três áreas da operação em uma visão única: o que foi inspecionado, o que precisa de manutenção e qual o estado dos pneus de cada veículo.
Se você quer entender se a sua operação já chegou nesse ponto, o diagnóstico gratuito da Prolog identifica exatamente onde estão as lacunas e o que seria necessário para fechar cada uma delas. Solicite seu diagnóstico gratuito da frota.
