Seja anual ou semestral, o planejamento de frotas é um documento necessário para manter a qualidade dos serviços prestados.
Através dele, a gestão da empresa estabelece metas, objetivos e soluções para problemas que marcaram presença no período anterior.
Para que tudo isso seja possível, são analisados os indicadores de desempenho que mostram os resultados positivos e negativos de cada decisão e ação dos responsáveis pela frota e sua equipe.
“Por que o planejamento é importante?” é uma pergunta comum para os gestores de frota.
E é até simples: ele é a chave para observar e avaliar a performance da sua operação de transportes. Sem ele, podem acontecer erros que causam custos altos e desnecessários, e até mesmo, em casos mais graves, a falência da empresa.
Para evitar isso e seguir em um caminho onde a rotina de trabalho é organizada e fluída, entenda:
- O que é planejamento de frotas;
- Para que serve o planejamento de frotas;
- Qual a importância de fazer uma planejamento de frotas;
- Principais desafios no planejamento de frotas;
- Como fazer o planejamento de frotas
- Áreas que devem ser planejadas;
- Como fazer uma análise de melhorias para incluir no seu planejamento de frotas;
- Tendências da gestão de frotas para 2023.
O que é um planejamento de frotas?
O planejamento de frotas é um documento estratégico, que tem como principal objetivo organizar as áreas relacionadas com a frota de uma empresa, desde a aquisição dos veículos até o controle do consumo de combustível, estabelecendo metas e ações de emergência.
No dia a dia, é fundamental evitar veículos parados no estacionamento, atrasos nas entregas das mercadorias e despesas inesperadas. Esses são detalhes que somente uma gestão organizada, através do planejamento, pode prever.
Em meio a um cenário concorrido, estar preparado resulta em atitudes rápidas e corretas, melhorando a credibilidade dos negócios e garantindo o sucesso no mercado.
Para que serve o planejamento de frotas?
Ele serve, de maneira geral, para listar e descrever os objetivos e metas da frota, assim como as ações necessárias para cumprir com estes. O planejamento de frotas também visa auxiliar nas diversas etapas das operações de transporte, como o controle de custos de manutenção ou de motoristas, e assim por diante.
Confira, em mais detalhes, como pode ser útil em cada área da frota:
Controle de manutenção
É preciso prever os gastos e identificar quando os veículos estão passando por serviços corretivos com muita frequência. Além disso, o planejamento de manutenções indica, com antecedência, qual é a rotina dos motoristas para inspecionar os veículos.
Custos com combustível
Abastecer os veículos é uma parte da frota que é difícil de controlar, dada a falta de controle sobre os preços inconstantes dos combustíveis.
Ainda assim, sendo realizada de maneira completa através de uma boa gestão, você consegue prever um valor médio mensal e planejar a distribuição de recursos com inteligência.
Ações de redução de custos
No planejamento, também estão registrados todos os ativos da frota, desde veículos até os pneus, assim como está descrito um orçamento médio mensal que a frota pode gastar e entre outros detalhes.
Por isso, fica mais fácil visualizar quais são as ações necessárias para atingir os objetivos inicialmente determinados.
É válido mencionar que esses objetivos devem conversar com a empresa como um todo, sendo um complemento ao que a mesma busca para seu crescimento, expansão de negócios, etc.
Controle de motoristas e documentos
Ter uma média de quantas contratações devem ser feitas ao longo do ano e quais as ações para engajamento e bonificação de motoristas, por exemplo, é importante para determinar os valores direcionados a essa etapa.
Da mesma forma, ter esta noção geral contribui para que a documentação desses serviços seja mais efetiva e ágil.
Quanto aos demais documentos da frota, já pode ser feita uma previsão de antemão para decidir como será feito o arquivamento desses papéis ou se será tudo digital.
Otimização operacional
No mesmo sentido, todas as ferramentas e tecnologias a serem adquiridas para o próximo período da frota já devem ser pensados com antecedência e, principalmente, com base nos dados do último ano (ou semestre).
A partir do entendimento de problemas encontrados e soluções necessárias, você consegue identificar quais plataformas precisa adquirir e pode ir atrás do orçamento para implementação de cada uma.
Qual a importância de fazer um planejamento de frotas?
É com base nos registros do planejamento de frotas e seus indicadores que novos objetivos serão traçados e o crescimento constante pode ocorrer de forma satisfatória.
Afinal, a frota pode conter caminhões de transporte, veículos de movimentação de cargas, carros, entre tantos outros tipos de veículos.
Além de possuir colaboradores em seus mais diversos setores, ter preocupações com legislações, documentações, variações de cargas, e muitos outros aspectos que necessitam de cuidados e investimentos.
Pense bem, você acha possível cuidar de tudo isso sem um planejamento?
São serviços que demandam cuidados e custos que, quando não administrados, podem aumentar os riscos de acidentes e prejudicar o futuro da empresa.
Principais desafios no planejamento de frotas
Inclusão de IA na gestão de frotas
A integração da Inteligência Artificial (IA) na gestão de frotas apresenta desafios como a necessidade de infraestrutura tecnológica adequada e a adaptação das equipes a sistemas baseados em IA.
Além disso, a IA pode otimizar rotas, prever manutenções e melhorar a segurança, mas requer um investimento inicial significativo para a implementação das soluções adequadas.
As empresas devem avaliar cuidadosamente como a IA se alinha com seus objetivos operacionais e estratégicos, garantindo que sua implementação seja feita de maneira eficaz e com o suporte necessário.
Aquisição de veículos elétricos
A transição para veículos elétricos é um desafio que envolve considerações sobre custos iniciais, infraestrutura de recarga e, por vezes, treinamento dos motoristas.
Embora ofereçam benefícios ambientais e redução de custos a longo prazo, os veículos elétricos exigem um planejamento cuidadoso para sua integração na frota.
Para ter sucesso nessa adequação, a gestão deve planejar a instalação de estações de carregamento e considerar o impacto da autonomia dos veículos nas operações diárias.
Controle de custos operacionais
Manter os custos operacionais sob controle é um desafio constante no planejamento de frotas. Isso inclui o gerenciamento de despesas com combustível, manutenção, seguros e licenças.
As empresas precisam de estratégias eficientes para monitorar e reduzir custos, como a implementação de práticas de condução econômica e a utilização de tecnologias para o monitoramento do consumo de combustível e eficiência dos veículos.
Gestão de dados
A gestão de dados envolve coletar, analisar e usar eficazmente grandes volumes de informações geradas pelas operações da frota. Isso pode incluir dados de rastreamento de veículos, consumo de combustível e registros de manutenção.
Transformar esses dados em insights acionáveis requer sistemas robustos de análise de dados e a habilidade de interpretar as informações para melhorar a tomada de decisão.
Gestão de manutenção e avarias nos veículos
Nesse caso, o desafio está em equilibrar a necessidade de manutenções regulares com a minimização de interrupções nas operações diárias da frota.
Para isso, é fundamental ter um programa bem estruturado e estabelecido de manutenção da frota, seja por meio da prevenção ou da manutenção preditiva.
Como fazer o planejamento de frotas?
Geralmente, ele começa a ser criado em uma reunião que envolve os gestores, administradores e supervisores da frota. As etapas básicas do planejamento de frotas são a coleta de dados, análise de informações e estabelecimento de objetivos e metas.
Após isso, chega a hora da implementação das ações planejadas e o acompanhamento das mesmas para a verificação de resultados. E, claro, os reajustes conforme for necessário.
Análise do estado atual da frota
Antes de criar qualquer planejamento que vise novos objetivos e metas, é preciso observar o atual momento da frota e avaliar os dados que servem de referência para as mudanças que estão por vir.
Só assim é possível reconhecer o crescimento empresarial e a diferença que a organização gera.
Você deve estar se perguntando: o que exatamente devo observar?
Primeiro, você precisa fazer uma análise, tanto interna quanto externa, de como foi o ano que passou.
Ou seja, do mercado que você atua, competidores e oportunidades, mas, também, de como a sua frota performou durante o ano, quais foram seus altos e baixos.
Tudo deve ser feito baseado em dados reais, então, certifique que você tenha tudo em mãos na hora de montar os planos. Assim, você garante a criação de metas de maneira confiável e que sejam, de fato, atingíveis.
Definição de objetivos e metas
A partir da análise, é possível enxergar melhor as mudanças que a empresa precisa, as categorizando por nível de prioridade.
Essas mudanças são os primeiros passos para atingir os objetivos e metas que serão estabelecidos nesta segunda parte do planejamento de operações de transporte.
Alguns exemplos de objetivos incluem:
- Reduzir os custos operacionais;
- Implementar um cronograma de manutenções;
- Economizar combustível;
- Trazer novos treinamentos de colaboradores;
- Controlar os pneus;
- Otimizar as rotas diárias;
- Controlar a entrada e saída de caminhões do estacionamento.
Determinação de ações a serem realizadas
Agora que o segundo passo foi dado, é hora de investigar o que é preciso para alcançar esses objetivos e metas.
Questões que envolvam a contratação de novos profissionais, especializações e promoções dentro da empresa, busca de sistemas e meios tecnológicos para aprimorar a rotina de trabalho são fundamentais.
Programação da rotina dos colaboradores
Você já possui as dores da empresa, sabe o que precisa melhorar, determinou os objetivos e metas, e possui os profissionais e equipamentos adequados para os serviços. E agora?
Hora de colocar tudo em prática!
Metaforicamente falando, claro. Afinal, ainda estamos finalizando o planejamento de frotas.
Mas, o cerne da questão é que essa é a etapa em que tudo acontece. Em uma rotina de frota, os caminhões são carregados, viajam para realizar suas entregas, precisam de rotas planejadas e monitoramento, além da inspeção ao retornar para o estacionamento da empresa.
Dessa maneira, cada profissional deve ter as suas responsabilidades e salvar os dados dos trabalhos que realiza no dia a dia para análises frequentes de desempenho da frota.
Coleta e análise de dados
Na última etapa, você analisa as informações que todos os colaboradores que trabalham na frota armazenaram para realizar uma avaliação e comparação.
É a partir das notas sobre quantidade de manutenções, segurança das rotas, condições de rodovias, integridade dos pneus, entre outros, que novos planos de ação são criados para a constante melhoria e crescimento da empresa.
Quais áreas da frota devem ser planejadas?
Gestão de manutenção
A falta de manutenção de frota é um dos principais motivos que levam às ocorrências de acidentes nas estradas. Além de arriscar a vida dos motoristas, pode haver a perda dos veículos da frota e da mercadoria dos clientes.
Para uma empresa de transportes, garantir a segurança de todos os envolvidos por meio da manutenção preventiva nos caminhões é fundamental.
Por isso, a organização de uma gestão de manutenção é fundamental para lidar corretamente com a rotina de:
- Levantar os dados da situação de cada caminhão;
- Criar e monitorar um cronograma de manutenção preventiva para cada veículo;
- Encaminhar os veículos para a manutenção;
- Determinar o orçamento das manutenções;
- Administrar um histórico de revisões e manutenções;
- Criar um checklist para conferências diárias de peças do veículo;
- Acompanhar as atualizações diárias da rotina dos caminhões.
Gestão de pneus
Por ter um alto custo aquisitivo, é importante possuir um cuidado específico com esses ativos. A gestão de pneus surge como uma alternativa para baratear os custos desses itens através de um controle por inspeções frequentes.
O responsável por esse setor deve possuir conhecimento das partes que compõem os pneus e os principais causadores de danos, evitando e consertando as irregularidades da peça.
Entre as atividades exercidas nesse tipo de gestão, é preciso:
- Conhecer os diferentes tipos de pneus;
- Realizar pedidos de peças novas;
- Saber utilizar o pneu adequado para cada tipo de caminhão e solo específico;
- Manter a calibragem ideal;
- Conferir o desgaste;
- Realizar rodízios;
- Prolongar a vida útil das peças através de manutenções preventivas;
- Enviar os pneus para recape ou descarte;
- Orientar os motoristas para cuidados básicos.
Gestão de custos
Os custos de uma frota se dividem em fixos e variáveis. O primeiro, são os gastos que a gestão já possui conhecimento dos valores, geralmente mensais, e, o segundo, aqueles que mudam de acordo com o uso — como o combustível.
Por isso, a gestão de custos precisa já ter conhecimento dos gastos fixos e controlar os variáveis de acordo com a demanda de cada caminhão e entrega.
Muito cuidado nessa hora! É preciso acompanhar os gastos de perto, comparando com valor de investimento que foi programado, tentando não ultrapassar o previsto para não virar prejuízo.
Ações que geram economia também podem ser sugeridas pelos responsáveis por essa área dentro da empresa.
Gestão de combustível
Controlar o abastecimento das frotas é sempre um desafio. Os preços mudam constantemente e não é possível ter uma previsão exata sobre os valores, que variam também entre os diferentes postos de abastecimento.
Já que os custos são difíceis de prever, o controle realizado pela gestão vai ter outra função importante: verificar o desempenho do veículo para perceber possíveis problemas e falhas.
O responsável pelo setor também pode auxiliar em alternativas que geram mais economia, como fechar parcerias em postos ou sugerir rotas mais econômicas.
Roteirização e monitoramento de rotas
Quem trabalha com transporte de produtos sabe dos riscos que as rodovias do Brasil possuem, principalmente no que diz respeito ao roubo de cargas.
Além disso, tem o estado das estradas, precárias ou interditadas por reformas, que podem danificar o veículo ou prejudicar o prazo de entrega.
Em tudo isso, a roteirização pode auxiliar. Criando um trajeto antecipado para o caminhão, é possível pesquisar caminhos mais curtos, com iluminação, sinalização e asfaltos em melhores condições.
Já o monitoramento da rota prevê acidentes, reformas ou perigos nas estradas, possibilitando a mudança de percurso instantaneamente para alternativas mais seguras e adequadas.
Treinamento de motoristas e equipe
O treinamento para os motoristas deve ser pautado em três bases:
- Regulamento interno.
- Leis de trânsito.
- Atualizações sobre as operações da empresa e novas tecnologias.
Deve ser agendado com antecedência, para que todos se programem para estar presente.
É interessante fazer da reunião um momento de interação entre os colaboradores, fortalecendo os laços e contribuindo para a melhora do trabalho em equipe.
Tecnologias e novas ferramentas para aplicar na operação
Novas tendências surgem o tempo todo no mercado, com o objetivo de agilizar as tarefas do dia a dia e garantir uma melhor segurança dos dados.
Além de serem mais práticos, os sistemas reduzem o acúmulo de papéis e possibilitam o acesso imediato a todas as informações.
Para saber o que há de novo, é preciso estar atento às notícias e também marcar presença em eventos do ramo — além de demonstrarem as novidades, podem resultar em ótimas parcerias e preços.
O gestor da frota é quem costuma ficar responsável por essa parte. E, igualmente, deve saber como colocar em prática as ferramentas adquiridas, para auxiliar no treinamento dos colaboradores que precisam usá-las na rotina.
Como fazer uma análise de melhorias para incluir no seu planejamento de frotas?
Planilhas
Através de ferramentas como Excel e Google Sheets, você pode criar as tabelas e listas que auxiliem na documentação e planejamento de tudo que acontece na frota.
As planilhas de controle de frota de veículos são métodos manuais de controle.
Ou seja, para que os resultados se aproximem ao máximo dos reais números, a análise dos dados coletados precisa ser calculada por profissionais da área que entendam de indicadores de desempenho.
Softwares
Com a enorme diversidade de software que temos hoje, eles assumem diversas etapas dentro da logística. Sabe as gestões de manutenção, pneus, custos e combustível que citamos acima? São os sistemas mais comuns de encontrar.
Também tem os sistemas de monitoramento de rotas e de checklist, fundamentais em todos os deslocamentos da frota. Grande parte deles, com coleta e armazenamento de dados que auxiliam na análise de melhoria operacional.
ERP
O “Enterprise Resource Planning” é o modelo de sistema mais completo. Ele consegue englobar o controle de frota, o gerenciador de armazém e/ou estoque, a gestão de colaboradores e fornecedores, a integração fiscal e controle de documentações.
Dependendo do fornecedor do sistema, mais ou menos funções podem estar presentes, sendo o mais indicado para empresas de logísticas que desejam centralizar as funções sem usar diversos softwares diferentes.
Em contrapartida, diversos desses sistemas ainda necessitam de softwares complementares, não conseguindo o detalhamento necessário que cada área exige para um controle eficiente.
Tendências da gestão de frotas para 2023
Automação de processos
Existem sistemas para cobrir diversas tarefas da gestão de frotas, alguns mais completos, outros mais voltados para assuntos específicos.
Para explicar melhor:
Alguns softwares chegam a lidar com orçamentos, controle de combustível, controle do cronograma de manutenções, controle de rendimentos por veículo e assim por diante.
Enquanto isso, alguns sistemas são mais exclusivos, focados em tarefas únicas. Um exemplo disso é o sistema de gestão de pneus Prolog App.
Com ele, você tem o controle total dos pneus da frota, contando com o cronograma de aferições, a abertura automática de ordens de serviços para corrigir eventuais problemas e uma análise de dados para entender quando está na hora de realizar a troca desses componentes do veículo.
Business Intelligence (BI)
A “inteligência de negócio”, como pode ser chamada em uma tradução livre, é tendência por um motivo simples:
O uso de dados para tomar decisões conscientes e certeiras.
Todas as informações sobre a saúde da frota são reunidas na plataforma de BI.
Dessa forma, você consegue identificar quais as vantagens das suas operações de transporte, assim como as falhas que têm atualmente — principalmente em relação à falta de produtividade e gastos excessivos.
Uso de Inteligência Artificial
O uso da Inteligência Artificial (IA) está cada vez mais presente em alguns sistemas. Com o uso de dados compilados adicionados a um sistema, hoje, temos ele como um dos principais responsáveis na criação de rotas.
Em 2023, também pode se tornar mais comum encontrar a IA responsável por outras tarefas administrativas, buscando a eficiência da rotina da frota.
Sustentabilidade
A sustentabilidade nas frotas é pauta no universo logístico há algum tempo, mas, todo ano, ela ressurge com mais intensidade.
Tendências da gestão de frotas para 2024
Manutenção preditiva
A manutenção preditiva é baseada em algoritmos que analisam padrões de uso e condições dos veículos para agendar manutenções de forma eficiente, melhorando a durabilidade e a confiabilidade da frota.
Isso acontece por meio de tags e dispositivos instalados nos veículos para medir fatores como temperatura, vibrações e níveis de óleos e líquidos.
Essa abordagem minimiza os tempos de inatividade dos veículos, otimiza os ciclos de manutenção e reduz os custos operacionais.
Ainda está começando a ser implementada em operações de transporte, mas para 2024 e anos subsequentes, já é considerada uma tendência.
Crescimento da automação
A automação continuará a crescer em 2024, com mais processos operacionais de frotas sendo automatizados para melhor eficiência. Podendo abranger desde a automação de rotas até sistemas para monitoramento e manutenção de veículos.
A automação ajudará a reduzir a carga de trabalho manual, aumentar a precisão das operações e melhorar a tomada de decisão com base em dados confiáveis e atualizados.
Inteligência de dados
A inteligência de dados será cada vez mais central na gestão de frotas, com ênfase na coleta, análise e utilização eficaz de grandes volumes de dados.
Ferramentas avançadas de BI (Business Intelligence) e análise de dados proporcionarão insights mais profundos sobre eficiência operacional, padrões de consumo e comportamento do motorista, auxiliando na otimização contínua das operações.
Análise de tendências
A análise de tendências se tornará uma prática padrão, permitindo que os gestores de frotas antecipem mudanças no mercado e ajustem suas estratégias de acordo.
Por exemplo, pela avaliação de tendências no consumo de combustível, padrões de manutenção e inovações tecnológicas.
Uma compreensão clara das tendências ajudará as empresas a permanecerem competitivas e adaptáveis.
Conexão 5G
A implementação da conexão 5G transformará a comunicação e a coleta de dados em frotas, permitindo uma transferência mais rápida e confiável de grandes quantidades de dados em tempo real.
Isso facilitará melhorias na logística, monitoramento em tempo real e avanços significativos em sistemas de veículos autônomos e outras tecnologias dependentes de uma conexão de alta velocidade.
Mobilidade como serviço
A Mobilidade como Serviço (MaaS) ganhará mais destaque, com uma integração maior entre diferentes meios de transporte.
É uma alternativa que oferece soluções mais flexíveis e eficientes para o transporte de cargas e passageiros, combinando diferentes serviços de mobilidade para otimizar rotas, reduzir custos e melhorar a experiência do usuário.
Sustentabilidade e ESG
Sustentabilidade e a adoção de práticas de ESG (Environmental, Social, and Governance) serão focos principais em 2024.
As empresas de frotas buscarão não apenas reduzir sua pegada de carbono, mas também integrar práticas sociais e de governança responsáveis em suas operações.
Isso pode incluir a adoção de veículos elétricos, estratégias de redução de emissões e programas voltados para o bem-estar dos funcionários e impacto social positivo.
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