O controle de manutenções é essencial para fazer com que a frota tenha uma gestão efetiva e de alto nível. Para isso, a planilha de controle de manutenção é uma alternativa.
Além de uma visualização completa sobre quais foram os tipos de manutenção realizadas e orçamentos utilizados, você consegue controlar o estoque de peças da frota e evitar que fiquem indisponíveis.
Continue entendendo:
- Por que usar uma planilha para controle de manutenção da frota;
- Como montar sua planilha de controle de manutenção;
- Como elaborar um relatório de manutenção a partir da sua planilha.
Por que usar uma planilha de controle de manutenção da frota?
Primeiro, porque a gestão de manutenção nas operações de transporte é fundamental. Depois, porque a planilha é um meio de controle personalizável às suas necessidades e que, geralmente, é de baixo custo de aquisição — às vezes, até gratuita.
Conforme a ferramenta for construída, você pode registrar diferentes informações, como o serviço realizado, se foi preventivo ou corretivo, qual o valor do serviço, quantas e quais peças foram retiradas do estoque para esse fim, e assim por diante.
Além de criar esses registros e gerar esse histórico de manutenção, você evita que as inspeções da frota e serviços sejam negligenciados.
Como montar uma planilha de controle de manutenção?
Defina que tipos de controle deseja fazer
Na sua planilha de controle de manutenção da frota, você pode considerar todas as atividades que fazem parte dessa rotina, como o estoque, o financeiro, os serviços com oficina, e assim por diante.
Dessa forma, fica mais fácil identificar e definir o que é mais importante para você incluir e controlar na ferramenta.
Por exemplo, é comum que veículos fiquem parados na garagem ou oficina aguardando a compra de peças e componentes para serem substituídos. Se a frota tem um controle de estoque organizado e acompanha as movimentações, a ociosidade dos veículos é reduzida.
Afinal, você sempre vai saber quando é preciso renovar o inventário.
Outra questão: você tem um controle de custos com manutenção facilitado. Ao reunir todos os gastos na sua planilha, identificando para que foram utilizados e quais foram os veículos e motoristas responsáveis, pode gerar conclusões bem interessantes, como:
- Quais motoristas apresentam mais ocorrências e maiores gastos em serviços;
- Quais veículos estão com custos excessivos em conserto;
- A frequência com que os serviços de manutenção acontecem.
Identifique quais são os dados necessários para cada controle
Em cada tipo de controle, você deve identificar quais dados são mais relevantes para chegar às conclusões que deseja. Por exemplo, se quer saber o valor gasto mensalmente com o balanceamento dos veículos, precisa dos dados: ID do serviço e valor gasto.
Além de sempre identificar a data e placa do veículo no qual foi realizado o serviço.
Busque o controle daquilo que for realmente relevante para a sua operação. Assim, não cai na armadilha de querer registrar todos os dados possível, algo que acabaria te deixando com muitas informações acumuladas e pouco utilizadas.
Inclusive, isso pode te atrapalhar na hora de buscar a informação que você precisa, gerando mais problemas do que soluções no seu dia a dia.
Crie as abas necessárias
Tendo todas as informações que deseja incluir, pense na melhor maneira de organizá-las dentro do documento. Uma disposição comum de fazer é ter uma aba de cadastro de veículos e motoristas, para que possa criar automações nas demais abas.
Além dessas, pode organizar as abas:
- Exclusiva para controlar serviços de manutenção e orçamentos;
- Registro de peças no inventário e controle de utilização e necessidade de compra;
- Relatório de manutenção;
- Relatório de custos com manutenção;
- Curva de controle de manutenções.
Nesses últimos itens, é preciso saber criar algumas automações a partir de fórmulas para planilhas excel. Por isso, o último passo:
Aplique os cálculos para auxiliar na geração de relatórios e rankings
Há diversas possibilidades de fórmulas, para pintar uma linha de vermelho quando um veículo estiver indisponível ou de verde se estiver tudo certo.
Também tem as fórmulas de cálculos e automatizações que criam correlações entre diferentes abas e puxam dados para criar os relatórios de maneira mais rápida.
Essa parte pode ser um pouco mais complexa de montar na planilha de controle de manutenção da frota. Por isso, é preciso entendimento de como aplicar as fórmulas em planilhas excel ou sheets, do Google.
Como elaborar um relatório de manutenção?
O relatório sempre tem o objetivo de responder uma pergunta e deve ser construído a partir desta. Na frota, o gestor pode querer entender o motivo da alta quantidade de ocorrências de pneus furados.
Então, mostre em seu relatório quantos pneus furados teve no período determinado de análise, em quais foram os veículos, os motoristas que estavam responsáveis pela direção e quais foram as rotas em que houve ocorrências.
Com esses dados, você pode ter uma base de avaliações sobre o que seria necessário para diminuir esse problema.
Ou seja, para um relatório bem completo da sua manutenção de frotas, reúna os dados mais importantes e gere insights e análises a partir deles.
Gostou? Entenda ainda mais sobre a gestão de manutenção da frota.
