Você quer saber se realmente precisa de uma política de frotas? Sim, ela é necessária. Você pode entender o porquê e como criar uma para a sua frota aqui.
A política de frotas é um documento que o gestor de frotas precisa para controlar melhor os veículos e operações de transporte da empresa. Por meio deste documento, é possível criar regras e especificações de uso dos veículos e comportamento em estrada.
Apenas ao entender melhor o que é a política de frotas, você já percebe tamanha a importância dela.
Claro que, para ela ser realmente efetiva e trazer resultados positivos para a sua frota, ela precisa fornecer informações relevantes. E quais são estas? O que você precisa colocar nesse documento? Confira nossas dicas a seguir.
Por que você precisa de uma política de frotas?
Algumas maneiras em que a política de frotas pode ser útil ao seu gerenciamento são com a padronização de comportamentos e regras de utilização de veículos. Também é uma boa alternativa para ajudar a controlar especificações que levam a benefícios aos motoristas.
Para explicar melhor:
Você pode usar esse documento para bonificar os motoristas de acordo com o cumprimento das determinações escritas. Por exemplo, quando todas as diretrizes sobre comportamento em estrada forem seguidas por determinado tempo, o motorista pode ser beneficiado com um veículo novo.
As determinações da política de frotas ainda vão te ajudar a medir o desempenho de cada motoristas e da equipe como um todo. Através das regras estabelecidas, você vai saber exatamente qual tipo de métrica seguir para acompanhar os efeitos das mesmas.
Como criar uma boa política de frotas?
Para que suas regras sejam efetivas e seguidas, você pode seguir algumas práticas que vão facilitar todo o processo e implementação de política de frotas na sua transportadora.
Questões gerais para adicionar no seu documento
Informações sobre os veículos, sobre os motoristas e as responsabilidades de cada setor relacionado à frota são alguns exemplos do que adicionar nas suas determinações. É importante que o documento esteja alinhado com o sistema de gestão geral da empresa, não apenas dos veículos.
Igualmente, você pode adicionar:
- tipos de veículo da frota;
- informações especificadas de cada veículo como placa, modelo e limite de peso;
- tipo de mercadoria que cada veículo pode transportar;
- termo de responsabilidade para o uso de cada tipo de veículo;
- procedimento de manutenções;
- regras para o uso de cada veículo;
- controle de multas;
- etc.
Clareza e objetividade são essenciais
Apesar da necessidade de ser um documento detalhado e completo, ele precisa ter uma linguagem simples e direta. Os colaboradores que tiverem acesso à leitura da política de frotas devem poder ler e não se confundir com nada.
Você deve escrever de maneira fluida, sem palavras complicadas e, de preferência, sem abrir muitas “seções” em cada etapa. Sabe aqueles documentos que você lê “Capítulo 1”, e então aparece “1.1”, 1.2”, “1.2.1.” e nunca mais para de abrir essas pequenas especificações?
Então, evite fazer isso.
Divulgue a política de frotas para todos
Se você quer que todos sigam a política de frotas, consequentemente, você precisa fazer com que ela seja conhecida e lida por todos.
Use os meios de comunicação internos da equipe, como e-mails e murais informativos. Você também pode fazer uma reunião para apresentar o documento oficialmente.
Mantenha sempre uma versão do documento guardada fora do alcance dos funcionários, mas também garanta que eles tenham fácil acesso à leitura. Seja cada um com sua cópia ou algum lugar de uso comum onde ela possa ser mantida.
Faça revisões e atualize o documento conforme necessário
Parte do trabalho do gestor é observar, anotar e analisar o que acontece em cada etapa da operação de transporte. Pelo menos uma vez ao ano, tire um tempo para saber como está o cumprimento da política de frotas e se existe algo para ser atualizado nela.
Normalmente, as informações sobre os veículos precisam de atenção visto que, às vezes, é preciso fazer trocas sem planejamento prévio.
O que fazer após a implementação da política de frotas?
No geral, basta que você acompanhe as métricas e faça relatórios para poder entender os resultados que a política de frotas de fato está trazendo para a sua empresa. Os motoristas estão cumprindo com suas tarefas? Estão seguindo as regras de condução? Os veículos estão passando pelas manutenções corretamente?
Tudo isso precisa ser respondido para entender se o documento está sendo bem utilizado.
Algumas informações que você pode seguir são o número de multas por condutor, o controle de jornada de cada motorista (hora que saiu para viagem, tempo que parou para descansar e almoçar, etc.), a necessidade de manutenções extras por veículo e assim por diante.
Por último, você deve sempre usar a política de frotas e o acompanhamento das métricas para auxiliar na criação de metas por motorista.
Quer ficar por dentro de mais assuntos como esse? Continue acompanhando nosso blog! Inclusive, temos um post perfeito para você aumentar ainda mais seus conhecimentos em gestão de frotas:
