Checklist de moto: qué inspeccionar y cómo armarlo

Una flota de vehículos ligeros, como la de motos, aunque tenga un mantenimiento más simple y barato que la de vehículos pesados, también necesita una gestión atenta y cuidadosa. Para ello, entran en juego recursos como el checklist de motos, la planificación de rutas, la organización de los mantenimientos y el registro de lo que se verificó en cada vehículo.

Durante mucho tiempo utilizadas principalmente en el reparto urbano de comidas preparadas, las motos también pueden servir a operaciones con cargas pequeñas y ligeras. Los volúmenes y las características de los productos difieren mucho de los de otros tipos de vehículos, sobre todo de los camiones, que son el medio de transporte de carga más común en las carreteras brasileñas hoy.

El crecimiento del uso de la tecnología y la necesidad de hacer entregas con más rapidez son motivos destacados de cambios como este en la cadena de suministro.

Además, a medida que el sector logístico pasa por estas transformaciones en la forma en que se transportan los productos, existe una mayor necesidad de una gestión más estratégica y más cercana a la planta operativa.

Por eso, vamos a detallar un poco más:

• cómo funciona la gestión de una flota de motos;
• qué beneficios trae el checklist para el mantenimiento preventivo;
• cómo armar la rutina de inspección;
• qué ítems incluir en la lista de verificación;
• y cómo hacer el checklist con el celular.

¿Cómo funciona la gestión de una flota de motos?

Como en toda gestión de transporte, es necesario establecer una metodología de gestión. Es decir, definir cuáles son las tareas de una rutina en la flota, estandarizar la realización de esas tareas, implantar la recopilación de información sobre vehículos, neumáticos, viajes y mantenimientos para tener un conocimiento real en la toma de decisiones, etc.

Por ser vehículos de pequeño porte, las motos transportan paquetes pequeños y ligeros. Eso no quiere decir que estén libres de riesgos como accidentes, robos o daños al vehículo.

La gestión, antes que nada, es el mejor camino para prevenir estos problemas. Más aún, es con la planificación cuidadosa de un gestor como las entregas se realizan cumpliendo correctamente los plazos, controlando y optimizando los gastos de la operación y aumentando la durabilidad de los vehículos.

En una situación como la de una pequeña empresa, con pocas motocicletas, puede ocurrir que no haya un gerente de flota dedicado. Esto afecta la forma en que se cuidan los vehículos, e incluso si se está llevando a cabo algún tipo de proceso de mantenimiento.

Por eso, es esencial encontrar recursos para invertir en una gestión enfocada o, como mínimo, en capacitaciones para concientizar a los motociclistas de que deben realizar los cuidados necesarios.

Una cosa es segura: en cualquier caso, la necesidad del mantenimiento preventivo es evidente. Antes de poner el vehículo en circulación por las vías públicas, el conductor debe verificar la existencia y el buen funcionamiento. En la rutina de la flota, esto significa crear y/o usar un checklist de motos para garantizar que la verificación no dependa solo de la memoria de cada persona.

¿Cuáles son los beneficios del checklist de motos para el mantenimiento preventivo?

Garantizar que las motocicletas estén en buenas condiciones para hacer un viaje sin ningún problema es el principal. Es una cuestión de seguridad para la flota y sus colaboradores, de credibilidad para la empresa y de reducción de los costos de reparaciones mecánicas.

En general, los beneficios se resumen en 3 aspectos principales:

• Evitar el mantenimiento correctivo de las motocicletas, lo que reduce los costos de reparación;
• Mantener la moto en buen funcionamiento, con los niveles de fluidos y la presión de los neumáticos en las medidas adecuadas para mejorar el desempeño y aumentar la durabilidad de los vehículos;
• Darles a los conductores la capacidad de conocer sus vehículos, así como la libertad de aportar sugerencias y conocimientos para mejorar tanto el checklist de motos como la gestión de la flota en su conjunto.

Por eso, más que ser de interés del gestor armar un checklist y pedir que todos los conductores cumplan con la inspección de los vehículos, es de interés de los propios conductores garantizar la eficiencia de sus entregas sin interrupciones.

Más vale dedicar 5 minutos diarios a una inspección previa al viaje que dejar el vehículo parado en mantenimiento correctivo durante días o semanas después de un incidente en la carretera.

¿Cómo hacer un checklist de motos?

El primer paso es identificar qué debe incluirse en la lista de inspección. Esto puede variar según la marca y el modelo de la motocicleta, pero hay algunos ítems comunes a todas, como la inspección de frenos y neumáticos.

Después, es importante crear un cronograma de inspecciones regulares. Esta programación debe pensarse según las necesidades de cada flota. Así, si la moto se utiliza todos los días, la inspección diaria de los principales componentes es crucial. Si solo sale a la carretera una vez por semana, por ejemplo, el checklist puede realizarse con un intervalo de tiempo mayor y una inspección más detallada.

En la práctica, el checklist es más fácil de cumplir cuando cada pregunta tiene una respuesta concreta. En lugar de depender de anotaciones sueltas, la lista puede separar los ítems por parte de la moto, indicar si cada punto está conforme o no conforme y dejar un campo de observaciones para explicar el problema encontrado.

También es necesario definir cuál será el modelo del checklist: papel, hoja de cálculo o software.

Si opta por la primera alternativa, sepa desde ya que debe dedicar más tiempo a su construcción y al análisis de su información. Al fin y al cabo, necesita crearla y diseñarla para optimizar el tiempo de inspección, colocando todos los ítems en una secuencia lógica de verificación del vehículo.

La hoja de cálculo, aunque es más práctica y evita el uso de papel, todavía tiene riesgo de errores y de mala comprensión de los datos. En cambio, con un software de checklist de motos, usted obtiene productividad, estandarización y prácticamente la eliminación de todos los errores. Además, la lectura de los datos y la creación de informes se automatizan. En las inspecciones digitales con el celular, la solución de Prolog también puede abrir órdenes de servicio automáticamente a partir de los problemas registrados en la inspección.

Cualquiera que sea el modelo elegido, su siguiente paso para crear el checklist de motocicletas es presentar al equipo la solución elegida, enseñar a completarla y concientizar sobre la importancia de cumplir el cronograma.

¿Qué incluye el checklist para motos?

Aunque existen variaciones entre marcas y modelos de motos, algunos ítems comunes incluyen:

• Verificar los niveles de fluido de la transmisión;
• Inspeccionar el desgaste y la presión de los neumáticos;
• Detectar posibles daños en las ruedas;
• Examinar frenos, correas y filtros;
• Verificar el cableado eléctrico;
• Revisar el líquido de frenos y el lubricante del motor;
• Analizar la limpieza del sistema de refrigeración.

Para que esta lista sea menos vaga, cada ítem puede convertirse en una pregunta directa en el checklist. Por ejemplo: ¿el neumático está en condiciones adecuadas de uso? ¿Hay daños visibles en las ruedas? ¿Se revisaron los frenos? ¿El cableado presenta alguna señal de problema? Lo importante es que el equipo entienda qué debe observar y registre la respuesta siempre de la misma manera.

Además de estos puntos, conviene dejar un campo para las observaciones del conductor. Pequeños relatos, como la percepción de un ruido, una vibración diferente o una dificultad durante el uso, ayudan al taller a investigar la causa y decidir el siguiente paso de mantenimiento.

¿Es posible hacer un checklist con el celular?

Sí, es totalmente posible mediante un sistema digital de checklist de motos. Además de posible, es mucho más práctico y rápido de crear y usar. La inspección con el celular facilita la estandarización de las preguntas, reduce la dependencia de formularios físicos y organiza los problemas registrados para el equipo responsable del mantenimiento.

Vea este video que muestra la apertura de órdenes de servicio después de completar la inspección de un vehículo:

(video en portugués)