Costos variables de la flota: lo que se escapa del presupuesto

Los costos variables de la flota representan solo una parte de la suma del presupuesto empresarial. Por eso, es necesario conocer muy bien los procesos de la gestión del transporte para lograr la reducción de gastos.

Esta gestión muestra que, para cada actividad, existen costos variables y fijos. Incluso, en muchos casos, hay costos que generan valores alarmantes para gestores y dueños de empresas de transporte, lo que convierte el objetivo de reducción de costos en uno de los más populares del área.

Disminuir estos gastos es un punto en común entre las empresas por un motivo simple:

Cuanto menos gasta un negocio en los procesos logísticos, más competitivo y estable se vuelve en el mercado.

Así que vamos a conocer:

¿Cuáles son los costos variables de la flota?

Como su propio nombre lo indica, los costos variables de la flota están vinculados a los gastos que cambian según el nivel de actividad de la operación. En general, el costo por unidad puede mantenerse parecido, pero el total sube o baja cuando la flota circula más o menos.

Incluyen valores destinados a:

• Combustible y lubricante: Según el trayecto, el kilometraje recorrido, las condiciones del vehículo y la conducción, los costos de combustible y lubricante pueden aumentar.
• Compra y recauchutado de neumáticos: Cuando el neumático se desgasta, la mejor opción es comprar neumáticos nuevos o recauchutarlos para evitar accidentes y multas. Cuando no se hace una gestión adecuada, las compras son más frecuentes y los gastos se vuelven excesivos.
• Mantenimiento de la flota: Con el mantenimiento preventivo, los costos se vuelven un poco más estables. Además, con él se puede evitar la pérdida prematura del vehículo y mejorar la conservación de sus piezas, lo que disminuye el tiempo que los vehículos quedan parados en el taller a la espera de reparación, algo que tiene costos más altos y menos previsibles.
• Sustitución o reparación de piezas: Lo ideal es que el gestor planifique mantener un inventario de repuestos, principalmente de los que más suelen necesitar cambios o reparaciones. Así evita costos sorpresa a lo largo del tiempo. Pero, de cualquier manera, cuando son necesarias compras y servicios de corrección, los costos varían según el problema a resolver.
• Pérdidas y extravíos de mercancías: El costo de cubrir pérdidas y extravíos puede variar si la empresa no recurre a la automatización de procesos.
• Multas: La forma en que el conductor maneja el vehículo puede resultar en multas, algo sobre lo que no se tiene control total. Incluso, los valores de la multa pueden ser mayores o menores según la gravedad de la situación. Por ejemplo, en Brasil, el exceso de velocidad de hasta un 20% tiene un valor menor que circular a una velocidad un 40% superior a la indicada para la carretera.
• Bonos y/o incentivos: Los bonos salariales y los incentivos son una forma de generar más productividad, pero no son constantes todos los meses. En algunos, usted puede tener 5 conductores alcanzando las metas de ahorro de combustible y recibiendo bonificaciones; en otro, puede tener solo 1, y así sucesivamente.
• Siniestros: Los siniestros pueden referirse a accidentes de tránsito, robos u otras situaciones imprevistas. Deben considerarse en los costos variables de la flota.

¿Por qué es necesario conocer estos costos?

¿Sabía que el combustible puede representar cerca del 30% de los costos de una flota? Además, es un ejemplo clásico de costo variable, ya que los valores cambian constantemente.

Asimismo, los costos variables están directamente vinculados al nivel de actividad de los vehículos:

Cuantos más kilómetros recorren, más combustible, reparaciones y mantenimiento demandan.

Muchas veces, por ejemplo, los conductores dejan el vehículo en ralentí durante más tiempo del necesario pensando en ahorrar o por hábito operativo. Sin embargo, el ralentí desperdicia combustible y aumenta el desgaste del motor, lo que convierte una práctica aparentemente pequeña en un costo recurrente para la flota.

El punto muerto, en cambio, debe tratarse por separado en la orientación a los conductores, porque no es lo mismo que dejar el vehículo detenido o en espera con el motor encendido. Por eso, no conviene poner el punto muerto y el ralentí en la misma explicación, ni orientar al equipo como si fueran la misma práctica.

Por eso, conocer más a fondo los ítems dentro de estos costos y aplicar una gestión de flotas con un control eficiente ayuda a reducir los gastos. Del mismo modo, concientizar a los conductores sobre sus prácticas al volante y las consecuencias que generan es algo importante para incluir en su gestión con miras al ahorro de la flota.

Estas conclusiones y definiciones de acciones a implementar en la gestión solo se vuelven posibles a partir del momento en que usted entiende todo el funcionamiento de su operación. De esta forma, identifica los problemas y las soluciones más adecuadas para cada etapa.

¿Cómo mantener los costos variables de la flota bajo control?

Con decisiones inteligentes, es posible recortar gastos que pueden generar pérdidas en su gestión de flotas. Sin embargo, usted solo sabe cuánto necesita ahorrar y cómo tener mayor control sobre los costos variables mediante la recopilación de información y la identificación de los puntos críticos de su gestión.

Así, sabe exactamente lo que necesita buscar: ya sea un modelo de gestión basado en kanban, un método para el control de conductores o un sistema tecnológico para la gestión de flotas.

Aun así, le traemos algunas ideas que pueden contribuir a su planificación:

Carga fraccionada

Al implementar el método de carga fraccionada, la empresa paga el flete en proporción al espacio que el envío ocupa en el compartimento del camión.

Esta estrategia es más interesante y ventajosa que asumir por completo el costo del transporte.

Mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo reduce la ocurrencia de incidentes y el desgaste de piezas, evitando situaciones de riesgo para el conductor y la carga.

Al mantener al día las revisiones y el mantenimiento de sus vehículos, usted disminuye considerablemente los gastos en arreglos y reparaciones de emergencia. Una estrategia de mantenimiento integral también ayuda a gestores y conductores a mantener los vehículos funcionando con eficiencia.

Además, usted ya sabe, en promedio, cuánto gasta para mantener una rutina de prevención. En cambio, no tiene la misma visibilidad para los mantenimientos correctivos, que son más caros en la mayoría de los casos.

Planificación de rutas

La planificación de rutas evalúa el trayecto más corto y presenta buenas condiciones de infraestructura, lo que aumenta la durabilidad del vehículo.

Más aún, este proceso puede reducir los costos operativos de su negocio, ya que aporta organización y optimización de las entregas. La planificación de rutas también puede reducir la distancia recorrida, el número de paradas y el tiempo en el tránsito, puntos que influyen en la eficiencia del vehículo.

Herramientas tecnológicas

La implementación de un software de gestión permite un mayor dominio del inventario, controlando los niveles de pérdidas y extravíos. Igualmente, la automatización de procesos es una gran aliada para la productividad de la flota.

Las herramientas pueden estar orientadas a la gestión empresarial o administrativa, o centradas en los propios procesos operativos. Generalmente, estas últimas son las que traen los resultados más notables.

Algunos ejemplos son el sistema de gestión de neumáticos, el checklist de inspección de la flota y el propio planificador de rutas, como mencionamos arriba.

¿Cómo calcular los costos variables de la flota?

Como se trata de gastos más difíciles de incluir en la previsión de gastos, una forma de llegar a un número aproximado es sumar los kilómetros recorridos. A partir de él, es posible obtener un promedio de gastos por km para cada vehículo de la operación.

Para hacerlo, usted necesita descubrir:

• El costo del combustible por kilómetro recorrido;
• El costo anual de mantenimiento por kilómetro recorrido;
• El costo de los neumáticos y de las reparaciones por kilómetro.

Estos costos deben calcularse para cada vehículo que compone su flota. De esta forma, usted sabe qué camión gasta más. Así, toma decisiones basadas en la realidad de su operación, que traen resultados factibles y concretos.
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