Control financiero de flotas: errores que evitar

El control financiero de flotas es la práctica de registrar los gastos relacionados con los vehículos de la empresa, darles seguimiento, gestionarlos y regularlos.

El objetivo principal es dar seguimiento de cerca a los gastos y entender adónde va el dinero. Esto incluye desde costos de combustible hasta mantenimiento, reparaciones, piezas, servicios y gastos imprevistos.

También ayuda a observar si los recursos destinados a vehículos, neumáticos, combustible y mantenimiento se están utilizando de la mejor forma posible, sin convertir el control en una promesa automática de ahorro.

Hay varios ítems que considerar al establecer su método de control. Entre ellos, uno bastante importante es crear un presupuesto realista. Algo que ya forma parte del sentido común en la gestión de flotas, pero que no siempre es una realidad.

Entonces, antes de continuar:

¿Qué errores se deben evitar en el control financiero de flotas?

Uno de los principales errores es no tener una comprensión clara de lo que constituye el control financiero de las flotas, algo que también abordaremos en la próxima sección.

Además de este, otros errores que pueden estar ocurriendo son:

Falta de actualización de los gastos

Una parte importante del control financiero es mantener actualizados los registros de gastos. Esta información es lo que hace más acertadas las decisiones sobre las operaciones y el presupuesto de su flota.

En muchos casos, implementar un método de control, mediante una hoja de cálculo o de forma digital, es la parte más fácil. Después, actualizar los registros e incluir datos de facturas de servicios prestados o de abastecimiento de combustible es la tarea menos deseada.

Hay algo que necesita entender: es una parte del control financiero de flotas sumamente necesaria.

Sin actualización constante, no sirve de nada tener una gestión de costos, porque en realidad no está usando su esquema. Por lo tanto, busque una solución que funcione en su rutina como gestor de flotas.

Además de registrar el gasto, guarde documentos de respaldo que muestren el importe pagado y que el gasto pertenece a la operación. Esto facilita la verificación posterior, evita dudas sobre registros antiguos y reduce la posibilidad de que el presupuesto se convierta en una simple estimación.

Si necesita un sistema integrado, por ejemplo, que reúna datos de pagos en un mismo lugar, ya existen tecnologías para ello. La cuestión no es adoptar la herramienta más compleja, sino encontrar la mejor solución para su operación de transporte.

Un punto adicional:

Es común encontrar a quien deja pasar esos 5 centavos de una compra de R$140,05 de combustible en Brasil. Asimismo, suele olvidarse el registro de gastos imprevistos en el sistema.

Dependiendo del tamaño de la operación, cada 5 centavos puede terminar sumando una gran cantidad al final de cada mes. De la misma manera, no contabilizar los gastos “sorpresa” genera desfases en el presupuesto cuyo origen quizá no recuerde después.

La confusión posterior será grande, así que queda la advertencia: tenga mucho cuidado con estas cuestiones y trate los pequeños registros como parte del método, no como detalles prescindibles.

Dejar de lado el análisis de la información registrada

Directamente relacionado con la actualización de datos, su análisis es igual de importante. El control financiero de flotas se divide en estas etapas fundamentales:

• Implementación de un medio de control;
• Actualización constante de todos los gastos de la flota;
• Análisis de los costos para entender el desempeño de la flota y buscar acciones que optimicen aún más el uso de los recursos financieros de la empresa transportista.

Esta es la organización que necesita incluir en su día a día para convertir las finanzas de la flota en una fuente de información útil, en lugar de una preocupación constante y una causa de estrés.

El registro responde qué se gastó; el análisis muestra patrones, desviaciones y prioridades. Sin este paso, la empresa puede acumular datos, pero pierde la oportunidad de comparar períodos, entender costos recurrentes y decidir dónde actuar primero.

Equivocarse al definir las metas

Es difícil mantenerse en el camino correcto y tomar decisiones informadas sobre dónde se debe gastar el dinero si no tiene un plan que seguir. Al fin y al cabo, si no sabe adónde llegar, ¿cómo sabrá si está en el camino más apropiado? ¿O incluso cómo corregir problemas?

Por eso, es necesario definir algunas metas para el control financiero de su flota.

El primer paso son las dos acciones anteriores: reunir la información y analizarla con cuidado. Así, puede tener una referencia sobre qué cifras establecer en su planificación, definiendo metas acordes con la realidad de la operación.

También sirven para que el gestor observe los puntos positivos y negativos de su gestión, facilitando la identificación de dónde invertir en nuevas capacitaciones o en la optimización de procesos.

Las metas sin base en los datos tienden a convertirse en exigencias abstractas. Las metas apoyadas en los registros, en cambio, ayudan a distinguir el ahorro posible de lo que depende de una negociación con proveedores y de lo que exige un cambio de proceso.

¿Qué ítems considerar para llevar el control financiero de flotas?

Uno de los factores más importantes en el control financiero de las flotas es elegir el sistema de control correcto. Esto permite dar seguimiento a sus finanzas y tomar mejores decisiones sobre dónde asignar los recursos.

Es importante investigar y encontrar una herramienta, hoja de cálculo o solución de software que responda a sus necesidades específicas, al tamaño de la operación y a la capacidad del equipo para mantener los datos actualizados.

Hoy hay algunas alternativas que funcionan incluso como un banco digital, además de permitir acciones de control y visualización de costos.

Vea con más detalle otros factores cruciales para establecer un control financiero de flotas:

Mantenimiento

Las reparaciones y los gastos operativos de la flota de una empresa de transporte por carretera pueden volverse excesivos fácilmente si no se controlan. Las operaciones mejor administradas tienen un sistema para gestionar estos costos.

Con el historial de problemas, soluciones adoptadas y costos relacionados, resulta mucho más práctico entender los gastos y definir presupuestos adecuados para cada momento. Por lo tanto, una gestión de mantenimiento digital o una plataforma de checklist electrónico puede ayudar a organizar este historial y reducir la dependencia de registros dispersos.

Cuando establece una previsión de costos basada en datos reales de la rutina de la flota, esta tiende a ser más coherente con la operación. Aun así, debe revisarse siempre que cambien los precios, las rutas, el perfil de uso de los vehículos o la frecuencia de mantenimiento.

Recuerde considerar los diferentes tipos de mantenimiento que se realizan en la flota: preventivo o predictivo y correctivo.

Mantener al día el mantenimiento también puede evitar gastos mayores más adelante. En combustible, por ejemplo, los vehículos bien cuidados tienden a desperdiciar menos recursos que los vehículos que circulan con problemas ignorados.

Piezas y servicios

Las empresas deben entender qué buscan al intentar encontrar al proveedor correcto. Algunos factores clave son:

• Precio: aunque es importante conseguir un buen acuerdo, la opción más barata no siempre es la mejor. También es importante considerar la calidad del servicio prestado: no quiere que sus vehículos se averíen o necesiten reparaciones con más frecuencia de la necesaria.
• Eficiencia: cuanto más ágil y eficiente sea la gestión de su flota, menos dinero desperdiciará en costos innecesarios.

Formar estas alianzas con proveedores y prestadores de servicios confiables es un factor diferenciador para generar ahorro en la flota, además de aportar estabilidad y garantía en servicios y compras.

Al comparar proveedores, considere también la facilidad para comprobar lo aprobado, ejecutado y cobrado. Estos registros hacen más confiable el análisis financiero posterior.

Herramientas y/o sistemas

Para el control financiero de flotas puede incluir:

• Sistema automatizado para dar seguimiento a los gastos de compra de vehículos y renovación de flota y gestionarlos;
• Base de datos centralizada de registros de mantenimiento de vehículos;
• Programa de gestión de neumáticos que calcule gastos de compras y recauchutados e identifique los mejores modelos por su relación costo-beneficio;
• Software de contabilidad integrado, que puede dar seguimiento a los ingresos y gastos relacionados con la flota;
• Plataforma con gestión de pagos y líneas de crédito para flotas, como Target Bank;
• Herramienta de presupuesto y previsión para ayudar a los gestores de flotas a tomar decisiones informadas sobre costos futuros;
• Herramientas para crear informes sobre el desempeño de la flota y medidas de ahorro de costos.

Por supuesto, no necesita limitarse a estas. Cabe mencionar que tampoco necesita adquirirlas todas al mismo tiempo, solo las que tengan más sentido para su operación de transporte.

Las hojas de cálculo también son una alternativa interesante si el presupuesto de la flota no permite adoptar un sistema de inmediato.

Sin embargo, compare precios antes de tomar cualquier decisión. A veces, una hoja de cálculo puede costar más que un sistema sencillo que consiga cumplir los requisitos exigidos y automatice algunas tareas.

El criterio principal es la adecuación a la rutina. Una herramienta sofisticada, pero poco utilizada, genera el mismo problema que una hoja de cálculo olvidada: datos desactualizados y decisiones tomadas a ciegas.

Combustible

Con los precios del diésel en constante cambio, es necesario encontrar formas de prevenir el aumento de costos siempre que sea posible. Una manera de hacerlo es implementar un sistema de rastreo de flota que pueda ayudarle a monitorear y optimizar sus rutas.

Otra opción es invertir en vehículos de bajo consumo de combustible, principalmente los modelos más modernos.

Mantener al día el mantenimiento también es un camino para controlar mejor los gastos de combustible. Esto se debe a que un vehículo en condiciones adecuadas de circulación tiende a tener mejor desempeño en el consumo de combustible.

Establecer rutas y horarios eficientes es otra cuestión que no puede dejarse de lado.

De esta forma, puede evitar el uso innecesario de combustible por aceleraciones o frenadas excesivas, o por demasiado tiempo con el vehículo detenido en el tráfico.

Para que este análisis funcione, los abastecimientos de combustible deben incluirse en el control de forma consistente, acompañados de los comprobantes del importe pagado y de su relación con la operación. Sin este historial, resulta difícil saber si el aumento vino del precio, del uso del vehículo, de la ruta o de un problema de mantenimiento.

¿Quiere entender mejor qué genera un aumento del consumo de combustible? Véalo en nuestro canal de YouTube:

(video en portugués)