Gestión de flotas: 5 consejos para madurar la gestión

Para alcanzar todos los objetivos de la empresa de transporte, la gestión de flotas debe tener el mínimo de errores posible.

A partir de hoy, podrá aplicar nuevos conocimientos en su gestión y comenzar a implementar algunos procesos nuevos para mejorar algunas de las acciones de su gestión de flotas.

Sin embargo, es importante tener presente lo siguiente:

Antes de iniciar cualquier cosa, necesita una planificación estratégica que defina la necesidad de la nueva acción que se realizará (así como el análisis de por qué es necesaria), una visión de los resultados que espera obtener y los pasos para finalizar la implementación.

Ahora, conozca los consejos para poner su plan en práctica:

1 – Preste atención a la contratación de personas y a la oferta de capacitaciones

Contratar personas sin las calificaciones necesarias para pagar menos por la mano de obra es algo que se debe evitar. Los conductores, por ejemplo, tienen un papel crucial en la conservación de los vehículos y en la reducción de costos de la flota.

Por supuesto, puede incorporar colaboradores con menos experiencia y capacitarlos para que tengan un buen desempeño, pero asegúrese de que todos sean aptos para enfrentarse al tráfico en carretera; al fin y al cabo, también representan la imagen de la empresa.

Por otro lado, puede centrarse en contratar a las personas más experimentadas y mejor recomendadas del mundo y, aun así, necesitará invertir en capacitaciones. Aunque la experiencia adquirida fuera de su empresa sea un beneficio, también es necesario que se adapten al modelo de trabajo de la flota.

Por lo tanto, deben pasar por un período de adaptación a los métodos aplicados en la flota y recibir capacitaciones como cualquier otro colaborador.

De hecho, aunque un conductor principiante no tiene la experiencia práctica de un veterano, un conductor que ya lleva 30 años en la carretera también puede cometer errores que un novato no cometería.

Las capacitaciones deben ser para todos, independientemente de que hayan presentado los mejores resultados. Aprender y/o recordar nunca está de más.

2 – Tenga un medio de control de procesos y gestión de flotas

Al no tener control sobre los procesos, deja de adquirir conocimientos importantes sobre su flota, que pueden generar ahorro y aumentar la eficiencia y la productividad de las operaciones.

Por ejemplo, un proceso de inspección vehicular diaria que el conductor tarda hasta 3 minutos en finalizar. Saber esto le permite entender cuántas inspecciones puede programar en un solo día, cuántos inspectores son necesarios para verificar todos los vehículos de la operación, entre otras cosas.

Tener este tipo de control es esencial para realizar una planificación estratégica que defina metas conscientes y realmente alcanzables.

3 – Dialogue con las otras áreas de la cadena de suministro

Las áreas de esta cadena de suministro incluyen desde el proveedor hasta el almacenamiento, el transporte propiamente dicho, el comerciante, etc. Depende un poco del tipo de mercancía, pero en cualquier situación es necesario que todas las áreas tengan una comunicación clara y directa.

En realidad, cada etapa tiene un gestor, y son ellos quienes deben estar en contacto. Se trata de alinear tareas, determinar plazos y evitar problemas que puedan afectar al consumidor final, generando una pérdida de confianza de la empresa que contrata el transporte.

Sí, es un sistema complejo. Por eso suele recurrirse a la ayuda de la tecnología: el software de gestión de flotas y los sistemas de cadena de suministro, los ERP y los TMS pueden ayudar de alguna forma.

Para saber cuál es la mejor alternativa, primero es necesario entender el funcionamiento de su empresa y sus conexiones; y aquí recordamos el error #2: ¡controle sus procesos para analizar lo que realmente necesita!

4 – Aplique diferentes tipos de mantenimiento en la rutina de la flota

Es cierto que el mantenimiento correctivo es el más común, pero no debería ser el que más se realiza en la flota, pues es más caro y menos eficiente que los demás.

El cronograma de mantenimiento preventivo incluye la inspección de los vehículos en busca de posibles problemas, como la necesidad de cambiar el aceite del motor, corregir fugas, etc.

Cuando omite este paso y espera a que ocurra una situación para llevar el vehículo al mantenimiento correctivo, afecta toda la operación de transporte, generando retrasos en las entregas, costos mayores y más tiempo de inactividad de los vehículos.

¿Sabe qué es aún peor?

Tener un camión con problemas en medio del viaje. Los gastos para que el vehículo continúe su ruta serán mayores por tratarse de una emergencia, y la confianza que inspiran los talleres mecánicos y de neumáticos en la carretera no siempre es la mejor.

Esto también supone que haya un mecánico y todas las piezas necesarias para la reparación.

Por ese motivo, el checklist de salida es tan importante. Una inspección general del vehículo para confirmar que está en condiciones de circular debe formar parte de la rutina de la flota.

5 – Realice la inspección de los neumáticos

Existe cierto grado de diferencia entre hacer el mantenimiento de los vehículos y el de los neumáticos. Durante la inspección del vehículo, el neumático se debe analizar solo superficialmente: ¿hay algún desgaste notable en algún neumático?

En cambio, en la inspección de neumáticos, el análisis es más profundo. En ese momento, se usa un medidor de neumáticos específico para recopilar información sobre la profundidad de los surcos y la presión de cada neumático del vehículo.

Estos datos indican la necesidad de calibración de los neumáticos, así como de cambio o renovación de cada pieza.

¿Sabía que los neumáticos influyen directamente en el consumo de combustible? Como son los elementos en contacto directo con el suelo, afectan al vehículo por completo. Así, por cada problema que tengan, observará los resultados en una mayor incidencia de problemas en el vehículo y/o en el aumento del consumo de combustible.

Debe planificar un cronograma específico para esta inspección, además del mantenimiento preventivo.
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