Flota operativa y gestión estratégica

La gestión de flotas conecta decisiones operativas y administrativas. Para ser estratégica, necesita transformar los registros de la rutina en prioridades, metas y planes de acción que tengan sentido para la empresa.

Las operaciones de transporte involucran procesos como mantenimiento de vehículos, carga, neumáticos, inventario y almacén. Cada uno genera información que necesita responsables, criterios de registro y seguimiento.

En la parte administrativa, el gestor también interviene en las finanzas de la empresa, las personas, las compras y las decisiones de mejora. El desafío es evitar que estos frentes trabajen con cifras o prioridades desconectadas.

Una operación organizada no está libre de imprevistos. Tiene un proceso para registrarlos, evaluar sus causas y decidir qué hacer después.

Conozca cómo estructurar esta gestión:

¿Qué es la gestión estratégica de flotas?

Básicamente, consiste en utilizar un software de gestión de flotas u otro tipo de control administrativo (como hojas de cálculo en línea o impresas) para organizar los procesos de la empresa y recopilar datos de la rutina de las operaciones.

Así, la información se lee e interpreta para buscar una solución orientada a los objetivos de la empresa. La definición de esos objetivos también forma parte de una gestión más estratégica.

Es decir, la gestión estratégica de flotas implica:

• Aclarar las rutinas de la operación;
• Analizar cómo se desarrollan los procesos;
• Entender dónde hay puntos de mejora;
• Usar los hallazgos para crear planes de acción;
• Determinar el objetivo principal de la operación;
• Incluir las metas para alcanzar el objetivo en la rutina de todos los empleados;
• Alinear a los miembros del equipo e instruirlos sobre sus funciones y la importancia de su participación para alcanzar los resultados deseados.

Un software o una aplicación puede organizar los datos ingresados por el equipo y apoyar la elaboración de informes, según su configuración. El gestor aún necesita validar la calidad de la información y decidir cómo se utilizará en el plan de acción.

Las hojas de cálculo también pueden sustentar el control y la planificación. Exigen atención adicional a las versiones, las fórmulas, los responsables y las verificaciones, pues las actividades manuales aumentan la probabilidad de inconsistencias.

Para una flota más pequeña, una hoja de cálculo bien estructurada puede cubrir la rutina. El criterio no es solo el tamaño de la flota, sino el volumen de procesos, personas y datos que necesitan seguimiento.

¿Qué se necesita para pensar estratégicamente y elaborar un plan?

El gestor necesita conocimientos y habilidades en el área

No es fácil encontrar profesionales con cualificación, como cursos y especializaciones en gestión de flotas. Por ese motivo, puede priorizar a quienes ya tienen alguna experiencia en el área.

Aunque la experiencia no sea como gestor, lo mínimo es buscar a alguien que ya haya participado en actividades rutinarias de la operación y entienda la separación entre las partes teóricas y operativas de la empresa.

También puede preguntar sobre la posibilidad de realizar especializaciones con apoyo financiero de la empresa. Al fin y al cabo, nada impide que un empleado con potencial se prepare y se convierta en una pieza fundamental de la empresa transportista, ¿verdad?

Si la persona muestra disposición para aprender y dedicarse a los estudios durante un tiempo, tiene el perfil que busca y encaja en la empresa, bríndele el apoyo y la motivación necesarios para lograrlo.

Además de ser bueno para su empresa, avanzará en algo crucial: la retención de su gestor de flotas.

Dicho esto, algunos cursos intermedios de grado y posgrado en Administración de Empresas, Recursos Humanos y Gestión Empresarial son perfectos para garantizar (o mejorar) las competencias profesionales en esta área de actuación.

Lo mismo sirve para cursos técnicos de mecánica básica, seguridad laboral y leyes de tránsito.

También hay especializaciones específicas en gestión de flotas, como las que ya ofrecen algunas universidades, incluso en modalidad a distancia, una gran ventaja para la rutina de los gestores.

En resumen, es importante que el gestor de flotas conozca (o que los estudios abarquen):

• Gestión de personas;
• Métodos de negociación;
• Administración financiera;
• Mecánica;
• Leyes de tránsito;
• Técnicas de conducción y seguridad en el tránsito.

Es fundamental conocer los pilares de la gestión de flotas

Una forma práctica de organizar la gestión es observar seis frentes: seguimiento de la operación, rutas, neumáticos, mantenimiento, metas y análisis de resultados. No son una fórmula única; la empresa debe adaptar prioridades y responsables a su propia realidad.

Vea:

1. Seguimiento de la flota

El seguimiento de la flota ayuda al equipo a registrar lo que estaba planificado, lo que ocurrió en el viaje y qué situaciones exigen una respuesta. Debe apoyar la seguridad de productos, pasajeros y conductores, sin sustituir los procedimientos de emergencia.

Cuando hay recursos de seguimiento contratados en el mercado, pueden apoyar la evaluación de la ruta y de los incidentes. La decisión sobre cambios de trayecto necesita considerar las reglas de la operación, las condiciones de la vía y las orientaciones aplicables.

En caso de accidente o falla mecánica, la prioridad es seguir el protocolo de seguridad y avisar a los responsables. Los registros disponibles pueden ayudar en la comunicación, pero no sustituyen la investigación del evento.

2. Optimización de las rutas

Al hablar de optimizar las rutas, nos referimos a que es necesario crear un trayecto con buenas condiciones de asfalto, el menor índice de robo de carga y la ruta más rápida posible.

Estos detalles dañan menos las estructuras del camión, garantizan la integridad de la mercancía, la protección del conductor y el ahorro de combustible.

3. Gestión de neumáticos

Los neumáticos son las piezas del camión que más observación necesitan. Esto se debe a que sufren los mayores impactos con baches, piedras y objetos puntiagudos, además de verse afectados por las condiciones climáticas, ya sea el calor o la lluvia.

También son piezas de costo elevado, ¿verdad?

Por eso, dar seguimiento al estado y al historial de los neumáticos es importante. Las inspecciones, la calibración y la derivación a los servicios adecuados en el momento oportuno ayudan a la empresa a reducir desperdicios y evitar el descarte anticipado de componentes.

La gestión de neumáticos mantiene los surcos con la profundidad correcta, la presión ideal y la estructura de la rueda mejor conservada, lo que permite el recauchutado. Cada uno de estos cuidados optimiza la conducción y la seguridad del camión y de quien lo conduce.

4. Mantenimiento de las flotas

El mantenimiento es esencial para garantizar el funcionamiento de la empresa. Los camiones detenidos o que sufren averías durante los viajes perjudican las mercancías y retrasan el suministro a fábricas y comercios, lo que puede llevar a los clientes a perder dinero en ese proceso.

Lo ideal es que la flota tenga un calendario de revisión periódica de cada vehículo, que debe cumplirse sin falta. El mantenimiento correctivo también debe realizarse de acuerdo con las observaciones diarias del conductor y los posibles “comportamientos extraños” del camión.

Algunos aspectos que pueden considerarse extraños son ruidos diferentes o muy fuertes, un neumático que “salta”, un volante que “tira” hacia un lado, entre otros.

5. Definición de metas

Las metas son pequeños pasos para llegar a un objetivo mayor, que puede ser reducir el gasto en combustible, ahorrar en la compra de neumáticos o realizar entregas más rápidas a los clientes.

Una buena manera de definir sus metas es con el método SMART, acrónimo que se refiere a:

• S – Específica: la meta debe ser clara y concreta.
• M – Medible: debe ser medible en litros, metros, reales, etc.
• A – Alcanzable: aunque sea desafiante, la meta debe ser posible de alcanzar, según la realidad de la empresa.
• R – Relevante: debe aportar algún cambio positivo, una mejora para el negocio.
• T – Temporal: por último, necesita un período para ponerse en práctica y una fecha límite para alcanzarse.

Un ejemplo de meta SMART:

Reducir un 10% el consumo de combustible en los próximos 12 meses, dando seguimiento al indicador y a las condiciones que explican su variación.

6. Análisis de resultados

Para comprobar los resultados, necesita haber recopilado datos durante algún período. A partir de entonces, los indicadores de desempeño ayudarán en los análisis.

Pensando en el ahorro de combustible, por ejemplo, es necesario recopilar información como:

• Consumo de combustible por kilómetro recorrido;
• Precio por litro en cada abastecimiento de combustible;
• Variación del consumo diario, semanal o mensual.

Con esos datos, puede medir el índice de consumo y observar los resultados con mayor precisión, sean positivos o negativos.

Es fundamental contar con una hoja de cálculo o un software para realizar las anotaciones necesarias y no perder información. La atención también es indispensable para llegar a conclusiones más exactas.

¿Es necesario separar la gestión de flotas en etapas operativa y estratégica?

Depende de la complejidad de la operación. En una empresa pequeña o mediana, la misma persona puede coordinar ambas etapas si hay procesos claros, datos confiables y tiempo para analizar los resultados. Un software puede apoyar tareas definidas, pero no sustituye la responsabilidad del análisis.

En una empresa más grande, la división de responsabilidades tiende a ser necesaria cuando el volumen de vehículos, clientes y procesos hace inviable que una sola persona dé seguimiento a todo con calidad.

Al fin y al cabo, las estrategias y la ejecución están vinculadas al mismo equipo, ¿verdad?

De esta manera, lo ideal es que los responsables de las tareas operativas también participen en la etapa estratégica de la empresa, reuniendo los objetivos y las metas de la empresa y determinando qué acciones necesitan realizar y cómo pueden contribuir a lograr los mejores resultados.

Aquí va un último consejo para usted:

Descargue nuestro e-book gratuito de Gestión de Flotas (en portugués) y genere aún más productividad y ahorro en sus operaciones de transporte.